Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

-Автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания в дело.

- Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

- Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

- Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

- Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.

2.3.Описание системы ЕФРАТ – Документооборот.

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

- Электронный документооборот

- Электронный архив

- Управление договорами

- Работа с финансовыми документами

- Автоматизация бизнес-процессов

2.4.Описание системы ЛЕТОГРАФ.

ЛЕТОГРАФ – комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

- Управления документами – ECM (Enterprise Content Management)

- Автоматизации бизнес-процессов – BPM (Business Process Management)

- Интеграции корпоративных приложений – EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить, как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис.2).

Рис.2. Задачи, решаемые с помощью СЭД «Летограф»

2.5.Описание системы «Мотив».

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности
и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек
до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим
в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

- создание единого информационного пространства компании;

- организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

- возможность коллективной работы над проектами;

- возможность управлять большим количеством задач и поручений;

- контроль над занятостью персонала;

- управление большим объемом документов;

- обеспечение конфиденциальности информации;

- быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

- ведение архивов проектов, задач и документов.

2.6.Описание системы CompanyMedia.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

- создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

- повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

- сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

- обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

- создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

- система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

2.7.Описание системы Corporate Business.

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

–современный интерфейс, построенный по принципу «всё как на ладони»;

–интеграция с текстовыми и табличными редакторами Microsoft Office;

–маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

–динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

–автоматическая рассылка почтовых и системных уведомлений пользователям.

2.8.Описание системы Directum.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

- Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

- Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

- Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

- Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

- Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

- Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

- Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

- Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

2.9.Описание системы DocsVision.

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

- Основные функции СЭД DocsVision:

- Автоматизация управления предприятием

- Поддержка процессного подхода в организации управления

- Автоматизация систем менеджмента качества

- Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

- Средства контроля исполнения документов и заданий

-Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

- Управление процессами обработки документов

- Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

- Автоматизация канцелярии

- Создание электронного архива документов.

2.10.Описание системы Globus Professional.

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

2.11.Описание системы LanDocs.

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые средства работы
с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

-согласование документов в электронной форме;

-организация оперативной обработки внешних обращений;

-контроль исполнения документов и заданий;

-подготовка наглядной отчетности по движению документов;

-организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;