Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

9.1. Подготовка проектов документов

Исполнитель создает проект документа с помощью программы MS Word.

Исполнитель проекта документа создает и заполняет поля РК документа, прикрепляет электронный образ документа.

В ведомствах, где МСЭД подключена по абонентской схеме, создают и заполняют поля РК документа сотрудники службы ДОУ, прикрепляют электронный образ документа, полученный от исполнителя проекта документа.

Для проектов исходящих документов к РК создается «лист согласования».

В листе согласования указываются особенности согласования со всеми лицами, участвующими в процессе согласования документа.

Для проекта внутреннего документа к РК документа при необходимости прикрепляется «лист согласования».

В листе согласования указываются особенности согласования со всеми лицами, участвующими в процессе согласования документа.

Для организационно-распорядительных документов создается РК проекта документа соответствующего вида. К РК документа прикрепляется проект документа в формате MS Word. В «листе согласования» указывается список согласующих.

Если в процессе согласования проекта документа в МСЭД согласующие лица внесли замечания, документ автоматически направляется на доработку исполнителю. Исполнитель вносит изменения в тексте проекта документа, создает новую версию документа и прикрепляет новую версию документа к той же РК документа. Новая версия проекта документа должна быть направлена исполнителем на согласование тому же кругу согласующих лиц, что и предыдущая, даже если на предшествующих этапах согласования были получены положительные визы.

В ведомствах, где МСЭД подключена по абонентской схеме, замечания по документу получают работники Службы ДОУ ведомства, распечатывают лист согласования к документу и передают исполнителю. Исполнитель готовит новую версию документа (текст документа), передает в Службу ДОУ, работник Службы ДОУ присоединяет новый файл к той же РК документа и направляет на согласование.

9.2. Согласование проектов документов

Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в МСЭД, кроме имеющих гриф ДСП, проходят согласование в электронном виде.

Исполнитель документа или работник Службы ДОУ заполняет РК документа и электронный «лист согласования», указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа, исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа, либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом в той же РК документа.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

- при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно – исполнителем;

- при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д.; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу);

- при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть или один участник, или группа участников.

Проект документа в МСЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

Документ поступает по МСЭД согласующему лицу. Если для согласующего в МСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласен» или «Не согласен»).

Если согласующим выбрано решение «Не согласен», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в МСЭД.

Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может создать новую редакцию документа, в которую сможет вносить изменения. Для визуального отображения изменений должен использоваться режим правки MS Word. Замечания по проекту документа доступны исполнителю или работнику Службы ДОУ, инициировавшему согласование, а также всем согласующим лицам.

Согласующий (или замещающее его лицо) в МСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз). Лист дополнительного согласования может включать одно и более согласующих лиц.

Для дополнительного электронного листа согласования применяется тот же порядок работы. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ электронной подписью.

Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласен», по окончании согласования документ автоматически возвращается исполнителю или работнику Службы ДОУ, инициировавшему согласование в МСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа в МСЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

Если по проекту документа получены все визы «Согласен», документ автоматически направляется по МСЭД на подпись.

После утверждения и подписания на бумажном носителе электронная копия документа рассылается по МСЭД.

Если ведомство, в котором готовится проект документа, подключено к МСЭД по абонентской схеме, согласующие визы внутри ведомства собирает исполнитель документа на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе с визами согласующих лиц может быть отсканирован и прикреплен к РК документа.

10. Подписание проектов документов

После отправки проекта документа в МСЭД на подписание, проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.

Если в МСЭД для подписанта настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), документ поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает проект либо отклоняет (возвращает на доработку).

Порядок распечатывания документов на бумажный носитель определяется существующими требованиями в ведомстве.

Если подписантом выбрано решение «Отклонить», подписант в обязательном порядке должен внести в МСЭД комментарий к своему решению. Проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

Подписант может внести замечания по документу или организовать дополнительное согласование.

После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

Работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись руководителю (секретарь, помощник), проверяет наличие документа в МСЭД и наличие электронной подписи на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

Если рабочее место исполнителя документа территориально удалено от рабочего места подписанта, распечатку документа на бланке выполняет работник, передающий документ на подпись руководителю (секретарь, помощник).

Бумажный экземпляр документа помещается в специальную папку руководителя «Подписано в МСЭД» для рукописного подписания.

11.Регистрация исходящих и внутренних документов

В каждом ведомстве определены работники Службы ДОУ, ответственные за регистрацию исходящих и внутренних документов в МСЭД в данном ведомстве, которым документ поступает на регистрацию по МСЭД автоматически после подписания его в электронном виде.

Если внутренний документ после электронного согласования и подписания документ поступает на регистрацию, то сотрудник службы ДОУ присваивает регистрационный номер, вносит его в РК и оформляет направление на дальнейшее его рассмотрение в МСЭД.

Если документ после подписания направляется адресату в организации, не подключенные к МСЭД (исходящие документы), регистрация исходящего документа осуществляется только после поступления подписанного оригинала. После проверки идентичности бумажного и электронного документа присваивается номер документу.

Ведомства, подключенные по абонентской схеме, выполняют в МСЭД регистрацию внутренних и исходящих документов, согласно существующему порядку. При этом регистрация документа производится с ручным присвоением регистрационного номера – в МСЭД РК документа присваивается номер документа, полученный в используемой системе документооборота в ведомстве или бумажном журнале регистрации.

После регистрации исходящего документа, отправляемого в другие организации, ответа на обращение гражданина или организации формируется реестр установленного вида на отправку документов почтой (простой, заказной, заказной с уведомлением), фельдсвязью, осуществляется печать конвертов с указанием адресата и вложения направляемых документов, отправка документа фиксируется для каждого адресата отметкой о дате и времени отправки, вида отправки.

12. Разграничение доступа пользователей МСЭД к электронным документам

Пользователи МСЭД разделяются на 3 группы: руководители, делопроизводственная служба, сотрудники.

Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Регламенте. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения участника МСЭД.

Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных изображений всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать права другому пользователю МСЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получит доступ ко всем документам руководителя и возможность выносить резолюции и направлять документы, как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в МСЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

Делопроизводственная служба имеет следующие права:

- просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

- присвоение номера документу;

- заполнение полей РК;

- прикрепление электронных копий документов к РК документа;

- внесение текста резолюции руководителя;

- постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- создание отчетных форм.

Данные права делопроизводственной службы могут быть предоставлены должностным лицам, входящим в службу ДОУ.

Сотрудник имеют следующие права:

- просмотр регистрационных карточек и графических образов документов, адресованных либо направленных ему на исполнение/согласование, созданных им, а также всех связанных с ними документов;

- направление документа на исполнение подчиненным;

- внесение данных о выполнении им документа;

- просмотр РК всех документов, зарегистрированных в структурном подразделении;

- создание РК, «листа согласования», прикрепление электронного текстового образа.

Пользователи каждого ведомства участника МСЭД могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном ведомстве или направленным в данное ведомство.

13. Порядок оформления документов на бумажном носителе

На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД.

В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в МСЭД и/или подтверждения подлинности электронных документов, подписанных электронной подписью (ЭП), документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. При создании бумажной копии электронного документа ответственность за идентичность электронного документа и его бумажной копии несет сотрудник, оформляющий документ на бумажный носитель (исполнитель или сотрудник службы ДОУ). Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В МСЭД сохраняется электронная копия данного документа.

При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. При необходимости печать бумажной копии электронного документа производится на бланк ведомства и заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.