Файл: Документирование и инвентаризация (Нормативная база).pdf

Руководитель организации утверждает персональный состав рабочих и постоянно действующих инвентаризационных комиссий. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение — приложение № 1 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств — далее Указания. Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение № 2 к Указаниям). В состав инвентаризационной комиссии должны входить: представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.)^[6].

Также в состав инвентаризационной комиссии можно включать организации представителей независимых аудиторов, представителей службы внутреннего аудита. Если отсутствие хотя бы одного член комиссии то тогда при проведении инвентаризацией ее результаты служат основанием признать недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель комиссии должен об визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), и указать «до инвентаризации на ...(дата)», это должно служить бухгалтерии основанием для того чтобы определить остатки имущества по учетным данным к началу инвентаризации .

Материально ответственные лица обязано дать расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество переданы комиссии или сданы в бухгалтерию: и поступившие на их ответственность ценности все оприходованы, а в расход списаны выбывшие. На приобретение или доверенности получение имущества такие же дают расписки и лица, имеющие подотчетные суммы

Записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. (Приложение Б)^[7]

Полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках основных средств, денежных средств, запасов, товаров, финансовых обязательств и другого имущества проверку правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия.

При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.

Руководителем организации должны быть созданы условия которые обеспечивают точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой , технически исправным весовым хозяйством)^[8].

Материалы и товары, хранящиеся в неповрежденных упаковках поставщика, по количество этих ценностей можно определять на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определить вес (или объем) навалочных материалов допускают производить на основании обмеров и технических расчетов.

Когда инвентаризуют большое количество весовых товаров, ведомости отвесов должен вести раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. При завершении рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Все акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи^[9].

При обязательном участии материально ответственных лиц производится проверка фактического наличия имущества

Опись инвентаризации может быть заполнена как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, а так ручным способом.

Заполняют опись шариковой ручкой или чернилами четко и ясно, без подчисток и помарок.

В описях указывают наименования инвентаризуемых ценностей, объектов, их количество по номенклатуре и в принятых в учете единицах измерения.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается в описях оставлять незаполненные строки, незаполненные строки на последних страницах прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают описи. В конце описи дают расписку все материально ответственные лица за ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае, когда сменяется материально ответственных лицо принявшее имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества^[10].

Отдельные описи составляются на имущество, которое находится на ответственном хранении, арендованным или полученным для переработки.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация^[11].

Когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях в этих случаях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.). об этом заявить председателю комиссии. Проверку указанных фактов осуществляет инвентаризационная комиссия, а в случае если подтвердится, то производят исправление выявленных ошибок.

Для того чтобы оформить инвентаризацию нужно применить форму первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям №6-18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, пчелосемей, птицы, питомников, многолетних насаждений.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации могут проводиться по окончании инвентаризации Они осуществляется с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия кладовой, склада, секции и т.п., где была проведена инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение № 3 к Указаниям) (Приложение В)

В организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных в межинвентаризационный период в местах их хранения и переработки.

По распоряжению руководителя организации осуществляют инвентаризационные комиссии по контролю правильности проверки проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период^[12]

Глава.2 Документирование при инвентаризации основных средств

2.1.Документирование при инвентаризации нематериальных активов и финансовых вложений.

Рекомендуется проверить до начала инвентаризации:

- есть ли в наличие и в каком состояние инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета;

-ведется технических паспорт или другой технической документации и в каком она состоянии;

- имеются или все документы на основные средства, сданные или принятые организацией на хранение и в аренду. если документы отсутствуют, то необходимо обеспечить их получение или оформление.

Если обнаружились расхождения и неточностей регистрацией бухгалтерского учета или технической документации должно быть внесено соответствующие исправления и уточнения^[13].

Когда происходит инвентаризации основных средств комиссия должна произвести осмотр объектов и занести в опись полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные эксплуатационные или технические показатели.

Комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. при инвентаризации сооружений, зданий и другой недвижимости.

Находящиеся в собственности организации проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов^[14]

Если выявляют объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия обязана по этим объектам включить в опись правильные сведения и технические показатели. Например, по зданиям нужно указать для чего они предназначены , из каких материалов, они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), сколько этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам какая протяженность, глубина и ширина (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам какое их местонахождение, основные размеры, род материалов; по дорогам какой тип дороги (профилированная или шоссе), материалы покрытия, протяженность, ширину полотна и т. п^[15].

Оценка неучтенных объектов, которые выявились при инвентаризации должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объекта также оформляются сведения об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства нужно вносить в опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Объект вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению если он подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие чего изменяется его назначение.

При установлении комиссией, что при работе капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или при частичной ликвидации строении и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) были не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по всех соответствующих документах определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости данного объекта и привести в описи изменения которые проводились.

В описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. заносятся транспортные средства машины, оборудование.

Описи приводятся по наименованиям одинаковой стоимости, поступившие одновременно предметов, с указанием количества этих предметов в одно из структурных подразделений организации также учитывается на типовой инвентарной карточке группового учета однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменту, станки и т.д^[16].

Если основные средства, находятся в момент инвентаризации вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, автомашины, железнодорожный подвижной состав и отправленные в капитальный ремонт машины, оборудование, и т.п.), инвентаризируются до того временного момента когда они выбывают.

Когда основные средства уже не пригодны к эксплуатации и не подлежат восстановлению то инвентаризационная комиссия должна составить отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причины, которые привели эти объекты к непригодности (порчи, полного износа и т.п.)^[17].

С инвентаризацией собственных основных средств одновременно проверяют и основные средства, которые находятся на ответственном хранении и арендованные.

По этим указанным объектам будет составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, которые подтверждают принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.