Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях(Понятие организации).pdf

1. Теоретические аспекты коммуникаций в организациях

Для того чтобы разобраться что же такое коммуникации в организациях рассмотрим понятие коммуникации и организации.

1.1. Понятие организации

Понятие «организация» существует во многих науках: философии, социологии, биологии, кибернетики и других. В биологических системах синонимом организации является термин «организм» - живое целое существо или растение с согласованной организацией деятельности всех органов.
В это же время термин «организация» можно встретить в таких словосочетаниях, как общественные объединения: бюджетные и коммерческие, государственные и негосударственные учреждения: профсоюзная организация, партийная, научная, промышленная, торговая, строительная, обслуживающая, спортивная и т. д.
Термин «организация» используется и в таких словосочетаниях, как организация производства, организация управления финансовыми ресурсами, информационного обеспечения, организация технологического процесса, организация движения и др.

«Организация» может быть и как организация системы отопления, водоснабжения, электрической сети, коммуникаций и т. д.
Иначе говоря, термин «организация» можно рассматривать в трех различных смыслах: как объект (явление), как процесс управления, как воздействие или действие (накапливание чего-либо).

Организация как объект - это искусственное объединение людей, являющееся элементом или частью общественной структуры и выполняющее определенные функции. В таком понимании термин «организация» относится к таким сложным формациям, как предприятие, фирмы, банки, органы власти, учреждения, добровольные союзы.
Организация как процесс - это совокупность мероприятий, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы в процессе ее существования. Это вид деятельности, включающий в себя распределение функций между членами коллектива, обеспечение взаимодействия между людьми, контроль за исполнением приказов и распоряжений вышестоящих должностных лиц, распределение материальных и денежных фондов. В этом смысле организация представляет собой не что иное, как процесс управления деятельностью людей, т. е. «организовывание».

Организация как воздействие - это упорядочение или налаживание действия какого-либо объекта. Применительно к материальному объекту это может быть организация водоснабжения, газоснабжения, тепловой системы и т. д.

Как мы видим можно выделить три основные направления: объект, процесс и воздействие^[1]. Пока остановимся на этом и рассмотрим понятие коммуникации.

1.2 Понятие коммуникации.

Коммуникации (от лат. communication – сообщение, связь) – это обмен, информацией, идеями, мнениями между субъектами взаимодействия^[2].

Существует 2 основных вида коммуникаций:

1. Внешние коммуникации – это обмены информацией между объектом и его внешней средой (другими объектами, окружением)
2. Внутренние коммуникации – информационные обмены, осуществляемые внутри объекта.

Соответственно, если мы будем рассматривать проблемы коммуникаций, то они будут либо внутри организации — в этом случае это будут проблемы внутренних коммуникаций, либо снаружи — это будут проблемы внешних коммуникаций. В то же время нельзя исключать взаимосвязь внутренних и внешних проблем, так как то что внутри — имеет свойство выходит наружу, а внешние сложности имеют свойство проникать внутрь. Поэтому очень важно найти баланс при котором проблемы внутренних и внешних коммуникаций не будут подогревать и поддерживать друг друга, а будут выявлены, разделены и решены.

1.3 Коммуникации в организациях

Мы рассмотрели понятия «организация» и «коммуникация», теперь попробуем объединить эти понятия и рассмотреть их как единое целое. Функционирование любой организации включает в себя своевременный обмен информацией между её частями и другими организациями. Именно этот обмен и являет собой коммуникацию. То есть коммуникация — это взаимодействие между элементами организации (если брать внутренние коммуникации), с целью получения необходимых сведений от других элементов организации. Если обмен информацией происходит своевременно, без искажений и ошибок — то такая организация может успешно функционировать неограниченное количество времени. Будь то фирма, банк либо органы власти. Именно нарушения коммуникативных связей приводят к сбоям и разрушениям любых организаций, так как вовремя полученная информация всегда дает возможность своевременно откорректировать систему и не допустить кризисных ситуаций.

Коммуникация в организациях — это прежде всего взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами^[3]. Соответственно для того чтобы избежать любых проблем в коммуникации организаций необходимо решить вопрос взаимодействия между сотрудниками организации.

Рассмотренное понятие коммуникаций в организации позволяет углубиться дальше в изучение вопроса, заглянув в процессы коммуникаций, которые происходят внутри организации.

1.4 Коммуникации внутри организации

Коммуникации внутри организаций могут быть организованы различными способами. В больший организациях это сложная многоуровневая структура, которая охватывает все внутренние элементы организации, а так же ее внешнее окружение. Рассмотрим типы коммуникаций внутри организации.

1.4.1 Типы коммуникации внутри организации

Внутри организации обмены информацией могут происходить как между сотрудниками, находящимися на разном уровне иерархи организации (вертикальные коммуникации) так и между сотрудниками, находящимися в одном подразделении на одном уровне (горизонтальные коммуникации).

•Вертикальные коммуникации. С помощью такого типа коммуникаций информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Нисходящее направление — перемещение коммуникативного потока от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Также в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению.

Восходящее направление - перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

• Коммуникации между руководителем и подчиненным. Такого типа коммуникации формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, но в силой большой значимости их принято выделять в отдельный тип коммуникаций.

• Горизонтальные коммуникации. Часто организация состоит из нескольких подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении различных задач. В этом случае эти подразделения нуждаются в постоянном обмене актуальной информацией. Такого типа коммуникации называют горизонтальными. Их главное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации. Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированность действий. В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.

• Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

Далее рассмотрим как происходит процесс организационной коммуникации между действующими лицами в структуре — это могут быть руководители, подчиненные, заказчики, поставщики, коллеги, находящиеся на одном управленческом уровне организации.

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей^[4].

Различают следующие виды коммуникации:

- несловесные персональные;

- словесные устные;

- письменные персональные;

- письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Здесь действуют два фактора — важно правильно понять источник информации — слушать и услышать именно то, что пытаются донести. И не менее существенно уметь дать обратную связь на том же языке, на котором поступил запрос, чтобы действия распоряжения цели. Необходима общность в кодировании и расшифровке информации, иначе начинает возникать недопонимание и процесс коммуникации разрушается.

Коммуникационные роли индивидов в организации

Члены организации контактируют друг с другом, выполняя разные функции, и формируют следующие группы:

- "сторожа" контролируют входные потоки сообщений;

- "связные" занимают ключевые позиции, связывая группы;

- "лидеры мнения" оказывают неформально решающее влияние на поведение остальных;

- "космополиты" - это как бы "окна в мир" организации, поскольку они связывают систему с внешней средой.

"Сторож" занимает такое место в структуре, которое позволяет ему регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу. Функция "сторожа" аналогична функции вентиля. Например, одним из видов "сторожей" являются секретари. Важной функцией "сторожа" является уменьшение информационных перегрузок за счет фильтрации потоков сообщений.

"Связной" ("связующая точка") - индивид, связывающий на межличностной основе две группы и более в системе, не принадлежа ни к одной из них. "Связные" размещаются на пересечениях информационных потоков в организации. "Связных" называют цементом, скрепляющим структурные "кирпичики" организации (при удалении "связных" система разваливается на изолированные группы). Особенно важна их роль в коммуникационной сети типа «соты».