Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях(Понятие организации).pdf

"Лидер мнения" - лицо, способное оказывать достаточно заметное неформальное влияние на установки или поведение других индивидов в желаемом направлении.

"Космополит" чаще, чем все остальные, взаимодействует с внешней средой системы. Так как любая организация является открытой системой, она должна иметь несколько "космополитов". В большинстве систем "космополиты" располагаются в вершине и у основания иерархической лестницы. "Космополитов" можно охарактеризовать как особый тип "сторожей". "Космополитизм" некоторых индивидов является ресурсом систем, поскольку они позволяют организации взаимодействовать с внешней средой.

Коммуникации внутри организации многогранны, но при этом вполне возможно их структурировать и разделить на разные категории. В организациях общение часто выстраивается определенным образом, образуя различные сети.

1.4.2 Типы коммуникационных сетей внутри организации

Теперь рассмотрим способы построения коммуникационных сетей внутри организаций. Для того чтобы понять где могут возникать проблемы при взаимодействиях в организациях, посмотрим какие основные типы коммуникационных сетей существуют.

Выделяют три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.

В открытых сетях движение информации может быть остановлено, потому что оно попадает к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала, оно может также наткнуться на «посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует и которого нельзя минуть (Сеть типа «Цепь», «Y», «Шпора», «Тент», «Палатка»).

В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. (Сеть типа «Дом», «Круг», «Колесо»).

Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям^[5].

Открытые типы коммуникационных сетей

Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети — сеть типа «Змея». В таком виде коммуникационной сети присутствует элемент В, который соединяет «тупиковые» элементы А и Б. Кроме того, элемент В способен координировать и управлять двумя другими элементами. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

Сеть типа "Змея"

Если уровней управления больше, то часто используется схема управления «звезда». Звено А концентрирует получаемую информацию и распределяет задания другим работникам (Б, В, Г).

Сеть типа "Звезда"

Если же количество исполнителей и получаемой информации больше, чем может обработать одно звено цепи (А), то у него появляется помошник (посредник) Б. Такая сеть получила название «Шпора».

Сеть типа "Шпора"

В сетях типа «Звезда» и «Шпора» число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти и в конце концов превысить возможности отдельного человека их контролировать. Для крупных многопрофильных функциональных структур свойственны иные коммуникационные сети «Тент», «Палатка», «Дом».

Сеть типа "Тент"

Сеть типа "Палатка"

Сеть типа "Дом"

В «Палатке» возможен один уровень коммуникации между вторыми лицами; в «Доме» же такие каналы возможны на всех уровнях управленческой структуры, что делает ее похожей на замкнутую сеть.

Открытые коммуникационные структуры часто встречаются в бюрократических организациях, где требуется жесткое подчинение одних звеньев другим и преобладают формальные связи. Однако в рамках таких организаций могут существовать и гибкие структуры — консультационные и совещательные, которые основаны преимущественно на неформальных или полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления. Коммуникации здесь осуществляются посредством замкнутых сетей, в которых посредники играют роль не контролеров, а связников, облегчающих взаимодействие между участниками этих структур.

Замкнутые коммуникационные сети в организациях.

Основой замкнутых сетей является сеть типа «Круг».

Сеть типа "Круг"

«Круг» характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом. Он помогает объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями.

Часто возникает необходимость в координации деятельности, такая координация обеспечивается с помощью коммуникационной сети типа «Колесо», в которой имеется центральный субъект, облегчающий и ускоряющий процесс коммуникаций. Однако это не отдающий распоряжения администратор, а общепризнанный лидер, ведущий за собой остальных.

Сеть типа "Колесо"

В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид сот. Это — сеть комбинированная, в сущности представляющая собой единство открытой «Змеи» и замкнутого «Колеса» или «Круга». Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров. Эти тупики при необходимости можно преодолеть замыканием самой «Змеи» с использованием принципа «соединительного звена».

Сеть типа "Соты"

Понимая то, как устроенна коммуникационная сеть в организации можно довольно легко выявить на каких участках возникают проблемы и сложности в передаче информации. Рассмотрим типы проблем внутри организаций.

1.4.3. Внешние коммуникации организаций

Для взаимодействия с внешней средой в организации создаются внешние коммуникации – специальные каналы обмена информацией, посредством которых она доносит информацию до внешних целевых групп и получает сведения обратно от них. От того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций с ними^[6].

Внешние коммуникации любой организации можно разделить на две большие группы:

1. Коммуникации с другими организациями
2. Коммуникации с индивидуумами

Главный способ внешней коммуникации коммерческих организаций с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг это реклама.

Рекламу можно разделить на:

• виды рекламы в зависимости от цели рекламы;
• виды рекламы по месту и способу размещения;
• виды рекламы по масштабности и объекту воздействия: ATL и BTL^[7];

В зависимости от цели выделяются следующие виды рекламы:

• информационная;
• увещевательная;
• сравнительная;
• напоминающая.

Виды рекламы по месту и способу размещения. Виды рекламы различают как по каналу её распространения, так и по её непосредственным источникам. По месту и способу размещения существуют следующие виды рекламы:

• реклама в средствах массовой информации;
• наружная реклама;
• реклама на транспорте;
• реклама на местах продаж;
• сувенирная реклама;
• печатная реклама (раздаточная полиграфия, раздатка);
• прямая реклама;
• реклама в интернете;

Реклама — это довольно затратный способ коммуникации организации с потенциальным потребилем, но в то же время без нее, в большинстве случаев, невозможно развитие компании как продавца своих услуг либо товаров. При создании рекламных кампаний возможны различные трудности. Основная сложность — это согласованное взаимодействие всех видов рекламных кампаний, оценка эффективности и создание правильного рекламного контента. Если рекламу в интернете достаточно просто посчитать — при грамотной настройке всегда видна стоимость одного клиента — то эффективность других рекламных потоков оценке поддается сложно. В то же время, только комплексное воздействие на потенциального потребителя дает самый лучший результат. И вероятность того, что купят именно ваше возрастает при «атаке» со всех возможных позиций.

Также можно выделить такие способы внешней коммуникации как PR-мероприятия, выставки продажи, директ-мейл и личные продажи. В современных условиях всё возрастающей конкуренции связи с общественностью начинают играть всё большую роль. PR-мероприятия могут быть направленны как на внутренний рынок страны, так и на рынки других стран. Если на внутреннем рынке собственник может знать многие тонкости ведения бизнеса и все работающие приемы PR и рекламы, то с зарубежным рынком может всё быть по другому. К примеру, иностранные компании используют преимущественно психологический аспект, тем самым показывая, что их продукт решает ряд насущных проблем российского человека^[8]. Зарубежные кампании стараются предугадать вкусы потребителей и удовлетворить его желания. Российские же компании часто делают акцент на компаниях и их фирменных наименованиях, не повышая стоимость самого продукта. По факту же потребителю важно не название фирмы производителя, а сам продукт.

Выставки-продажи позволяют решать множество бизнес-задач: сбытовых, производственных, имиджевых и других. Кроме того есть вероятность того, что фирму покажут в репортажах о выставке, что позволит «бесплатно» мелькнуть на телевидении. Если же говорить о проблемах данного способа коммуникаций то их может быть несколько:

1) необходим грамотный продавец, который будет грамотно представлять товар или услугу, кроме того этот человек должен владеть искусством переговоров на любом уровне коммуникаций;

2) сложность транспортировки сложного оборудования для участия в выставке;

3) необходимость понимания важности участия в выставках, для успешной деятельности компании.

Следующий способ внешней коммуникации организации
с людьми — это различные маркетинговые и социологические опросы.

Целью проведения социологических исследований (по крайней мере — хороших) является приращение научного знания. Это очень благородная и правильная цель. В долгосрочном периоде ее достижение способствует, косвенным образом, повышению уровня и качества жизни людей. Целью проведения маркетинговых исследований является обеспечение руководства компании заказчика информацией, необходимой для принятия управленческих решений по блоку маркетинговых вопросов: воспринимаемое качество товара (услуги), сегментирование рынка и позиционирование продукции, ценообразование, упаковка, эффективность рекламы, продвижение и стимулирование сбыта, известность торговой марки, приверженность торговой марки, эластичность спроса, частота и объем потребления, и т.д., и т.п.^[9]

Реклама предполагает одностороннее воздействие на потребителя, обратную связь организации получают посредством анализа реакции общества на ту или иную выпущенную рекламную информацию. Социологические исследования и PR помогают получить обратную связь сразу и быстрее. То есть реклама предполагает, что товар или услуга уже есть и его необходимо продать, в то же время соцопрос может помочь выявить потребность потребителя, позволяет «вычислить» то, что нужно людям. Существующая проблема некоторых организаций заключается в том, что они стараются выпустить со всех сторон прекрасный продукт, при этом недостаточно оценив реальные потребности будущих покупателей. И недоработка таких компаний как раз заключается в том, что у них недостаточно развита коммуникационная связь с общественностью. Действительно стоящий и популярный в будущем продукт можно создать и выпустить только постоянно поддерживая связь организации с внешней средой.

1.5. Проблемы коммуникаций

Теперь, зная основные типы построения коммуникационных сетей в организациях, можно выделить несколько основных проблем при организации коммуникаций — это искажение сообщений, информационные перегрузки, неудовлетворительная структура информации, низкая скорость передачи информации.