Файл: Аналитические регистры налогового учета по налогу на прибыль (теоретические основы).pdf

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Значение первичных документов на предприятии огромно. Первичные учётные документы – это документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией; они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для достоверного отражения хозяйственной деятельности организации. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа. Значение первичных документов можно разделить на несколько блоков, указанных в таблице 1.

Таблица 1 – Значение первичных документов

В связи с большим разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации. Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа. можно рационально его использовать в управлении.

Классифицировать первичные учётные документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции, по способу заполнения, по характеру регистрируемых операций. Классификация первичных документов по объему сведений представлена на рисунке 1.

По объему сведений

Сводные

Рисунок 1 – Классификация по объему сведений.

Первичные, составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Имеют юридическую силу, т.к. являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. Сюда можно отнести накладные, документы о начислении заработной платы, и др.

Сводные, составляются на основании первичных документов и отражают операции, уже оформленные прежде первичными документами. Составляются для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Сюда можно отнести авансовый отчет, расчетно-платежную ведомость, и др. Классификация по способу использования первичных документов представлена на рисунке 2.

По способу использования

Накопительные

Разовые

Рисунок 2 – Классификация по способу использования

Разовые, отражают одну или несколько хозяйственных операций, совершенных одновременно. После составления могут быть основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные, составляются за определенный период времени (например, за день) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и, следовательно, снижают трудоемкость, работы бухгалтерской службы. Сюда можно отнести реестры, лимитно-заборные карты на отпуск материалов, ведомости, и др. Классификация по назначению представлена на рисунке 3.

По назначению

Распорядительные

Комбинированные

Бухгалтерского оформления

Исполнительные

Рисунок 3 –Классификация по назначению

Распорядительные содержат распоряжения и приказы руководителя организации или других уполномоченных лиц. Не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, поэтому основанием для учетных записей не являются. Сюда можно отнести приказы, распоряжения, платежные поручения, чеки, доверенности на получение ТМЦ и др.

Исполнительные (оправдательные), подтверждают факт совершения хозяйственных операций, являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственной операции. Сюда можно отнести накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение ТМЦ и т.д.

Документы бухгалтерского назначения, составляются с целью подготовки, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Сюда можно отнести документы по расчетам с подотчетными лицами, документы по учету НДС, документы по учеты кассовых и банковских операций и др.

Комбинированные содержат признаки трех указанных выше документов. Примером такого вида документов может служить расходный кассовый ордер, который содержит в себе и распоряжение о выдаче денег, и подтверждение получения денег, и корреспондирующие счета. Классификация первичных документов по месту составления представлена на рисунке 4.

По месту составления

Внешние

Внутренние

Рисунок 4 – Классификация по месту составления

Внутренние оформляются и применяются внутри одного предприятия. Сюда можно отнести расчетно-платежные ведомости по заработной плате, путевые листы, акты, кассовые приходные и расходные ордера и др.

Внешние поступают от других юридических и физических лиц. Сюда можно отнести ТТН, счеты-фактуры поставщиков и др. На 5 рисунке представлена классификация первичных документов по количеству учетных позиций.

По количеству учетных позиций

Многопозиционные

Однопозиционные

Рисунок 5 – Классификация по количеству учетных позиций

Однопозиционные содержат одну позицию. Например, наряд на выполнение работы.

Многопозиционные состоят из нескольких позиций и наименований. Например, счет-фактура.

На рисунке 6 представлена классификация по способу заполнения первичных документов.

По способу заполнения

Вручную

С помощью техники

Рисунок 6 – Классификация по способу заполнения

Вручную составляются «от руки» на чистом листе/бланке.

С помощью техники составляются на пишущей машинке либо на компьютере. Классификация по характеру регистрируемых операций представлена на рисунке 7.

По характеру регистрируемых операций

Специализированные

Типовые

Рисунок 7 – Классификация по характеру операций

Типовые служат для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место быть на предприятиях с часто встречающейся деятельность.

Специализированные служат для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место быть на предприятиях с редко встречающейся деятельностью.

1.2 Вторичные бухгалтерские документы и их классификация

Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.

Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.

Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:

а) заголовок;

б) название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр; период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;

в) классификация учетных объектов по определенному виду;

г) валюта операции;

д) должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;

е) реквизиты ответственных лиц.

К учетным реестрам можно отнести:

а) главную книгу. В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета;

б) кассовую книгу, журналы регистрации, в которых указываются данные в хронологическом порядке;

в) журналы-ордера, ведомости, предназначены для систематизации данных первичного учета;

г) шахматные ведомости;

д) оборотно-сальдовая ведомость;

е) расшифровки к счетам бухгалтерского учета.

Принцип составления шахматной ведомости заключается в том, что по вертикали отражаются записи по кредиту счетов, а по горизонтали по дебету. Данные для формирования шахматной ведомости берутся из открытых схем счетов или журнала хозяйственных операций. Из нее можно получить данные по оборотам счетов бухгалтерского учета за отчетный период. В конце отчетного периода данные по каждому счету суммируются по вертикале и горизонтали. Затем суммируются итоги по горизонтали и вертикали, причем по принципу двойной записи должна получиться одинаковая сумма. Если этого не происходит, значит, в разнесении данных допущена ошибка.

Оборотно-сальдовая ведомость служит для обобщения, проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и составления нового баланса. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.