Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях..pdf

Введение

В условиях постоянных изменений мировой и национальной экономики обеспечение устойчивого развития организации приобретает важную роль. Любое предприятие на рынке товаров и услуг способно конкурировать при условии использования новых технологий и процессов производства. Автором выполнен анализ условий формирования коммуникативных взаимосвязей, оказывающих существенное воздействие на благоприятное функционирование предприятия.

В условиях постоянных изменений мировой и национальной экономики обеспечение устойчивого развития организации приобретает важную роль. Любое предприятие на рынке товаров и услуг способно конкурировать при условии использования новых технологий и процессов производства.

Снижение конкурентоспособности свидетельствует об отсутствии инновационного подхода к развитию организации.

На современном этапе значение коммуникации во всех сферах человеческой деятельности постоянно возрастает. Организация коммуникативного процесса имеет огромное значение для эффективного функционирования организации.

Важная часть системы менеджмента оценки качества деятельности организации принадлежит грамотному построению процесса обратной связи, данные которого одни из наиболее важных условий формирования коммуникационного процесса, используемого для определения общей результативности. Предприятие должно проводить мони- торинг информации относительно восприятия потребителем выполнения требований: необходимо установить методы получения и использования этой информации. Таким образом, учитывая критическую оценку и предпочтения клиентов, предприятие укрепит свою позицию на рынке товаров и услуг и сможет успешно функционировать в условиях экономической конкуренции.

Заметим, что лояльность сотрудников к компании возрастает в том случае, если информация поступает своевременно, постоянно демонстрируется доверие к сотрудникам через сообщение как положительных, так и негативных новостей, через привлечение к участию в решении спорных вопросов и учета мнения подчиненных.

Улучшению эффективности коммуникаций внутри организации способствует регулярное общение топ-менеджмента компании с коллективом в форме открытого диалога. С этой целью предлагается проводить собрания трудового коллектива, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения важных проблем.

В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций в организации с учетом современных требований.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы: рассмотрение влияния коммуникационного процесса на эффективность управления организацией.

Объектом является Blackberry Communications.

Предмет исследования - коммуникации в процессе управления организацией.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть сущность понятия коммуникации, обозначить роль и значение коммуникаций в процессе управления;

Изучить виды коммуникаций, элементы и этапы коммуникационного процесса;

Провести анализ коммуникационного процесса в Blackberry Communications;

Выявить пути улучшения коммуникационного процесса в Blackberry Communications.

1.Теоретические основы коммуникаций в организациях

1.1.Понятие и сущность коммуникаций в организации.

Процесс становления и развитие современной отечественной деловой культуры, культуры корпоративных связей, связей с общественностью, коммуникаций в сфере бизнеса требует качественно новых подходов в системе управления. Современная модель управления персоналом невозможно без отлаженного процесса эффективных коммуникаций. Вся концепция качественного управления построена на принципе, что все участники процесса имеют одинаковый доступ к необходимой информации, продуктивно общаются между собой, создавая оптимальные условия для успешного принятия решений, разрешения конфликтов, работы команды.^[1]

Коммуникации в организации — неотъемлемая часть деятельности руководителя и подчиненного. Некоторые исследователи считают, что эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.^[2]

Небрежно организованы коммуникативные связи увеличивают затраты времени на решение любого вопроса, затрудняют достижение результата, порождают возникновение конфликтов и недоразумений. К тому же настроены внутренние коммуникации улучшают процесс управления организацией, а следовательно, уменьшают затраты времени на адаптацию сотрудников, смягчают сопротивление изменениям со стороны персонала. Организация по настроенными коммуникационными связями демонстрирует быструю реакцию на изменения на рынке труда, качественное обслуживание, высокую мотивацию персонала.

Информатизация современного общества с одной стороны углубляет и разнообразит коммуникационные процессы внутри организации за счет постоянного совершенствования и развития средств и каналов передачи информации, с другой — актуализирует проблему выработки действенной стратегии коммуникации с учетом разнообразия сегодняшних коммуникативных технологий.

Для создания эффективной системы коммуникаций в управлении персоналом организации возникает необходимость анализа производительности наиболее распространенных форм коммуникаций внутри организации.^[3]

В последнее время проблема эффективных коммуникационных связей стала предметом научного интереса отечественных исследователей. Среди наследия украинских ученых следует выделить основательные разведки И. Завадского, Г. Осовской, Н. Мартыненко, М. Туриянская, в которых обосновываются современные организационные, теоретико-методологические, психологические аспекты информационно-коммуникационных технологий.

Несмотря на бесспорную актуальность указанных работ и весомый вклад их авторов в разработку теоретико-методологических проблем развития коммуникаций в управлении персоналом, пока отсутствует комплексный подход к выработке эффективной стратегии коммуникаций, анализ форм коммуникаций имеет фрагментарный характер.^[4]

Основной целью исследования является обоснование исключительное значение действующих коммуникаций для функционирования организации. Задачами научного исследования является поиск оптимальных направлений выработки коммуникационной стратегии; анализ эффективности наиболее распространенных форм коммуникаций внутри организации и путей их совершенствования.^[5]

Динамика развития современной организации определяется не только ее экономическим показателям, но и существованием эффективных технологий, обеспечивающих информационный обмен, коммуникацию.

Коммуникация является процессом взаимодействия, в ходе которого происходит передача или обмен информацией. При этом коммуникация считается успешной, если она прошла полный цикл.^[6] Отправитель информацию адресату, последний однозначно понять ее содержание. Успешный коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения информационного сообщения отправителем: привлечение внимания — интерес — переход к основной части — уточнения деталей — обсуждение — вывод — призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации является изменение поведения адресата.^[7]

Система внутренних коммуникаций — это комплекс мероприятий, который предусматривает налаживание взаимодействия всех видов коммуникации. К тому же каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет недостатки. Так, по данным некоторых зарубежных исследований, практическая эффективность горизонтальных коммуникационных связей достигает 90%, а вертикальных — 20-25%, то есть исполнитель располагает лишь пятую часть нужной информации. Недостаточную эффективность вертикальных коммуникаций подтверждают данные о том, что в зависимости от присущего способа слушания получатель послания может упускать до 70% информации.

Восходящие вертикальные коммуникационные связи имеют также низкий процент эффективности — 10%

То есть в топ-менеджмент обладает лишь десятой частью информации от сотрудников.^[8]

Идеальная модель коммуникаций внутри организации заключается в том, что все решения руководства должны доводиться до подчиненных, а сами решения должны базироваться на тех потоках информации, которые поступают от различных структурных подразделений при налаженных коммуникационных связей. С созданием отлаженной системы коммуникаций организация получает единые стандарты, единые подходы в работе, создается система корпоративных ценностей, уменьшается текучесть кадров. Это приобретает особую актуальность в условиях разветвленной структуры и территориально удаленных структурных подразделений организации.

Основными характеристиками качественной коммуникации является привлечение сотрудников в процесс коммуникационного взаимодействия, их готовность к сотрудничеству и способность работать с большими информационными массивами; неформальный характер коммуникаций в организации, наличие атмосферы доверия в организации; использование эффективных коммуникационных технологий; количество коммуникационных каналов; благоприятный социально-психологический климат и своевременность распространения информации.^[9]

1.2.Формирование коммуникационного процесса в организации.

Для построения эффективной коммуникации следует использовать все каналы и информационные ресурсы. Служба персонала вместе с топ-менеджментом организации должен заботиться о своевременном и регулярное информирование сотрудников о новостях компании, ее миссию, стратегию, ближайших планах и перспективах развития.^[10] Коммуникации внутри организации должны обязательно соответствовать таким критериям, как простота, ясность, точность, достоверность, что в целом призвано способствовать их эффективности и адекватному пониманию.^[11]

Руководитель до 90% времени тратит на коммуникацию с подчиненными, коллегами, другим руководством. 80% зарубежных топ-менеджеров считают коммуникационную взаимодействие одной из самых сложных проблем в организации, а неэффективные коммуникации — основным препятствием на пути к процветанию компании. Однако очень часто современные руководители пренебрегают налаживанием эффективных коммуникационных потоков внутри организации из-за занятости, собственное негативное отношение к коммуникационного взаимодействия, что отрицательно сказывается на формировании организационной культуры в целом, имиджа руководителя и процессе управляемости организацией, мотивации сотрудников.^[12]

Для выработки или изменения коммуникационной стратегии внутри компании службе персонала необходимо изучить управленческое среду, организационную структуру и проанализировать наличие уже существующих коммуникаций. Кроме того необходимо проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников по желаемых форм коммуникаций.^[13]

Следует осознать, что форма, которую принимают коммуникации, способна влиять на взгляды сотрудника, их мотивацию, степень понимания и поддержки ими политики руководства, также уменьшать сопротивление изменениям со стороны сотрудников. К тому же недостоверность или недостаточность информации является источником значительного количества конфликтов внутри организации. Для проведения эффективной имиджевой и информационной политики компании, формирование ее позитивного реноме и доведение до персонала важной информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению.^[14]

Эффективность функционирования предприятия во многом определяется не только достижением максимальных результатов по всем направлениям деятельности, но и эффективностью связующих процессов, к которым относятся управленческие решения, конфликты и коммуникации. Коммуникации играют важную роль в процессе управления предприятием, поскольку именно в рамках коммуникационного процесса происходит обмен информацией, и от того, насколько эффективно взаимодействуют все участники этого процесса, и будет зависеть эффективность предприятия в целом.^[15]

В настоящее время в специальной литературе уделяется достаточной большое внимание коммуникациям. Эти вопросы рассматриваются во многих учебных курсах таких, как «Менеджмент», «Организационное» поведение», «Управленческая психология» и др. Кроме того, появляются и новые дисциплины, непосредственно связанные с указанным направлением.