Файл: Развитие и подготовка сотрудников (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Для курсового проекта было выбрано предприятие АО «Сибур-Химпром», которое специализируется на переработке жидких углеводородов и является одним из ведущих российских производителей целого ряда важнейших продуктов нефтехимии. Качество выпускаемой продукции соответствует лучшим мировым стандартам. 

На предприятии действуют три основных производства: производство бутиловых спиртов и 2-этилгексанола мощностью 160 тыс. тонн в год; производство этилбензола (мощностью 220 тыс. тонн в год), стирола (мощностью 135 тыс. тонн в год) и полистирола (100 тыс. тонн в год); производство по выпуску этилена и пропилена.

Компания открыто выступает за устойчивое развитие, где и пишут на своем официальном сайте. Выделяют следующие аспекты развития:

• Социальная ответственность – активное участие в развитии регионов
• Экология - предупреждение воздействия на окружающую среду
• Охрана труда и промышленная безопасность – ключевая ценность и приоритет компании
• Социальная политика - Современные условия труда, справедливое вознаграждение, социальные гарантии, профессиональный и карьерный рост

Что дает большой простор для написания этого курсового проекта. Решил подробнее изучить возможности развития персонала лаборатории предприятия АО «Сибур-Химпром», так как в этой рабочей среде востребована информационная система.

Целью проекта создания сервиса для отправки на обучения сотрудников предприятия.

Нужно решить:

• как будет построен процесс формирования групп обучающихся
• как будут назначены обучающие курсы
• как контролировать процесс
• как устранить трудности во время процесса обучения

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Развитие персонала на предприятии большой и трудоемкий процесс, включает в себя много рутинной работы. Что бы сэкономить время и ресурсы компании, при этом максимально получить пользу при обучении и развитии персонала, можно автоматизировать некоторые процессы. В наше время трудно представить компанию, где ведется к примеру бухгалтерский учет в ручную в тетрадях, блокнотах и информация хранится в больших папках в массивных шкафах которые заполняют половину кабинета. Сейчас гораздо удобнее вести все это в специализированных программах и приложениях, где все будет просчитано и оформлено. При этом все автоматом или с минимальной тратой времени будет заноситься в базу данных компании. В базе данных любой уполномоченный сотрудник компании может получить данные необходимый для работы, анализа и отчета. И также перевести эти данные в любой удобный формат будь то бумага, изображение, электронный текстовый документ и т.п. При этом данные можно редактировать, множить и отправлять почтой по всему миру коллегам или клиентам.

Для обучения и развития персонала для автоматизации наиболее подходят следующие процессы:

• Учет успеваемости и посещение курсов сотрудников
• Учет контингента
• Учет денежных средств выделенных организацией на обучение персонала
• Тестирование и аттестация

Исходя из выше перечисленного заинтересованная в развитии персонала компания может заказать проект для внедрения в свою организацию технологий позволяющим решить их нужды.

В предприятии АО «Сибур-Химпром» существуют обширное количество бизнес процессов, которые дают возможность развиваться и совершенствоваться сотрудникам.

Рассматриваемая деятельность лаборантов химического анализа включает себя бизнес-процесс:

• Выявление качества выпускаемой продукции
• Сбор образцов для проведения химического анализа
• Работу с оборудованием для проведения химического анализа использующее ПО
• Работа с программами расчета, составления графиков, таблицы и т.д.
• Работа с базой данных для внесения отчетов об полученных результатов

Перед началом обучение необходимо провести планирование и организовать саму процедуру.

Рисунок 1 – Схема организации обучения

В комплексе задач выделю одну из задач которую можно автоматизировать: это самостоятельное обучение и тестирование с использованием базы данных. В нее входит:

• Регистрация пользователя
• Распределение курса и учебных материалов
• Тестирование
• Контроль прогресса обучаемого
• Организация платформ для общения с преподавателями
• Выполнение заявок технической поддержки пользователей

Рисунок 2 – Комплекс задач

Управляющим воздействием в данном проекте считаю базу знаний, т.к она влияет на успешность освоения сотрудником учебных материалов. Также приоритет заявки руководства предприятия на обучение сотрудника, которое имеет ограниченные сроки выполнения

Входящей информацией считаю:

• Ошибки доступа к курсу, тестированию, личному кабинету и т.д.
• Заявки руководства предприятия на создание профилей и учебных курсов
• Предложение и согласование графиков обучения
• Составление плана обучения
• Почтовый ящик специалистов занимающихся проведением обучения

Выходящей информацией считаю:

• Отчетность о завершение курса, тестирования, всего обучения
• Отчетность о неправильно оформленных заявках и истечение сроков

Из всего комплекса задач по автоматизации работы департамента информационных технологий мной будет рассмотрена работа учебного центра, специалистов отвечающих за назначение обучающих программ для обучения сотрудников для выполнения задач предприятия.

В состав центра будет входить: Руководитель; сотрудники в обязанностях, которых входит, прием заявок, консультирование, разработка графиков и специалисты технической поддержки.

Входящей информационные потоки считаю:

• Телефонные звонки
• Электронная почта
• Заявление-согласование в электронном виде, на состав учебных групп, плана, графиков, требующих подпись заявителя и руководителя отдела
• Сбои в работе сервисов и серверов

Выходящие информационные потоки считаю:

• Отчетность о завершение курса, тестирования, всего обучения
• Отчетность о неправильно оформленных заявках и истечение сроков

Основные понятия, используемые в рассматриваемой области:

Заявка – в нее может входить описание требуемых знаний и умений которые должны получить сотрудники в процессе обучение, список кандидатов на обучение.

ИС-Про (IS-pro) – представляет собой набор взаимосвязанных подсистем, решающих задачи автоматизации производственной логистики, финансового управления, управления людскими ресурсами, решения вопросов снабжения производственными запасами и сбыта продукции.

Система ИС-ПРО разработки компании «Интеллект-Сервис» поддерживает стандарт MRP II - один из самых распространенных методов управления, используемый в мировой практике. Стандарт MRPII - это совокупность правил, моделей и процедур управления, обеспечивающая улучшение показателей экономической деятельности предприятий, в которых интегрированы все основные процессы - поставка, планирование, производство, продажи, контроль за материальными и финансовыми ресурсами.

ИС SERVICE DESK – совокупность программных и аппаратных средств, реализующая автоматизированный приём и распределение заявок в службе технической поддержки, а также автоматизированное формирование отчётности о занятости инженеров.

База Знаний – единая информационная база, содержащая инструкции и рекомендации по выполнению заявок определённого типа.

Для предприятия важной задачей является обучить сотрудников новым навыкам.

Процесс формирования и выполнения заявки:

• Руководство предприятия ставит задачу для учебного центра о повышение квалификации своих сотрудников.
• Пользователь доводит до сведения ИТ отдел о неисправности, каким либо образом связанной по его мнению, с Информационными технологиями. Заявки, относящиеся к юрисдикции ИТ департамента вводятся в ИС ручным способом, остальные заявки отклоняются.

Рисунок 3 – Детализация процесса обработки заявки

Границы рассматриваемой задачи определяют то, как у нас сейчас выполняется регистрация заявки, ход её выполнения, отчёт о выполнении пользователю и то, как бы мы хотели, чтобы это происходило. Большинство заявок сейчас приходит по почте и разбирается и обрабатывается вручную членами горячей линии или кольцевой почтой предприятия. После автоматизации данной задачи перечисленные выше функции будут выполняться автоматически программой, работающей по строго определённому алгоритму, в соответствии с регламентом. В решении данной задачи планируется задействовать 3 специалиста департамента информационных технологий: Программист, системный Администратор и инженер Дежурный администратор/специалист горячей линии.

На втором этапе у нас уже имеется четкое представление о том, чего мы хотим получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся программисту и пишет программный код, а системный администратор готовит среду и сервисы для совместимости модуля и ИС.

На третьем этапе происходит тестирование функционала и только после этого происходит пилотное внедрение модуля. В ходе этой стадии выявляются ошибки и вырабатываются новые требования или рекомендации.

Последний четвёртый этап подразумевает возврат на второй этап, доработку функционала и исправление ошибок в программном модуле и проведение финального внедрения с уведомлением руководства и всех пользователей системы. По мере необходимости новые функции ИС будут дорабатываться используя итерационный подход.

1.2. Характеристика существующего бизнес – процесса

Перед внедрением сервис службы. Бизнес – процесс на предприятии выглядит следующим образом. Руководитель выбирает сотрудников для обучения и чему их обучать. Составляет список, который может быть написан от руки. Список предается секретарю. Секретарь его оформляет в приказ, распечатывает и относит на подпись руководителю. Далее секретарь забирает список после подписания и кольцевой почтой отправляет его на согласование в другие ответственные отделы. Согласованный документ передается в учебный центр.

В учебном центре на основании полученного документа разрабатывает учебную программу и составляет новый документ. Новый документ отправляется на согласование ответственным лицам и по возвращению в учебный центр, подшивается в папку. Сотрудники проходят обучающие курсы. Их посещаемость, прогресс обучения и аттестация вручную записывается в журнал сотрудником центра обучения. По завершению обучения сотрудников на основании журнала пишется отчет. Отчет подписывается сотрудниками учебного центра. Копии отчета на бумаге отправляются по кольцевой почте ответственным лицам и руководителю.

Рисунок 4 – Существующий бизнес-процесс процесс предприятия

У существующего бизнес процесса уходит много времени на оформление документов. Существует большая вероятность потери и порчи бумажных документов. По осуществлению проекта, процесс будет производиться автоматически. Будет полный отказ от бумажных носителей. Документы буду храниться на сервере в электроном виде. Доступ будет предоставляться только тем, у кого есть полномочия. Документы можно будет легко и быстро найти системе. Доставка документов будет происходить моментально.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для запуска процесса требуется заявление руководителя отдела для отправки на обучения своих сотрудников. Руководитель выбирает курсы, предлагаемые учебным центром. Составляет список сотрудников, которые будут проходить эти курсы. Далее приступает к оформлению содержания документа заявления на обучение персонала. Регистрирует в базе данных, заверяет электронной подписью и отправляет на согласование. После согласование заявка отправляется в отдел учебного центра.

Рисунок 5 – Схема обработки заявки составленной руководителем

Отдел учебного центра принимает и рассматривает заявление. На основании полученного документа и количества человек выбирает форму обучения, курсы и назначает преподавателей. Создается запрос на регистрацию пользователей, согласно списку обучаемых сотрудников, в департамент ИТ технологий. Составляет график плана обучения, отправляет на согласование руководителю написавшему заявление. После подтверждения, документ отправляется на исполнение. Согласно графику проходит контроль исполнения. После прохождения полного курса обучения документ архивируется в базе данных.

По результатам обучения сотрудников данные обрабатываются сотрудником учебного центра. Составляется отчет, подписывается. Отправляться на подпись руководителю подавшему заявление. После руководителя архивируется в базе данных.

В задачу учебного центра так же входит составления заявок на создание профилей обучаемым сотрудникам. Проверяются данные по сотрудникам. Составляется список учетных записей и список курсов для обучения. Заявка регистрируется и отправляться в ИТ отдел. Для сотрудника учебного центра становится доступен просмотр статуса выполнения заявки для контроля исполнения. После выполнения приходит документ со списком учетных записей с логинами и паролями.