Файл: Развитие и подготовка сотрудников (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Рисунок 6 – Схема обработки заявок составленными учебным центром

ИТ отдел получает от учебного центра заявку. Данные отправляются на группу администраторов, которые создают учетные записи. Для этого им необходимо сгенерировать пароли, назначить права для пользователя, предоставить доступ к учебным курсом. Отравить документ со списком учетных записей с логинами и паролями.

В процессе обучения у пользователей могут возникнуть ошибки с доступом или некорректная работа с приложениями и ресурсами учебной базы данных. Для этого пользователи могут создать заявку в Service desk через электронную почту с описанием проблемы. На основе электронного письма формируется заявка и регистрируется. Если проблемы с доступом, то заявка уходит к группе администраторов. В случае если администраторы не могут решить проблему или проблема связана технической частью работы ресурсов базы данных, то заявка уходит на инженера техподдержки. После проведения работ, пользователю приходит письмо для подтверждения того что доступ получен или проблема исправлена. Письмо может быть сформировано автоматически с закреплением двух ссылок. Первая что пользователь подтверждает, вторая что пользователь не согласен с результатом. Пользователю достаточно кликнуть на одну из ссылок, ответ автоматически уйдет в отдел Service desk. Если пользователь подтвердил выполнение, то заявка закрываться.

Рисунок 7 – Схема действий обучаемого сотрудника

Рисунок 8 – Схема действий обработки заявок отделом ИТ

Таблица 1 простые расчеты, содержащие прагматические оценки потоков информации

Рассмотрим полученные показатели. При составлении документов вручную тратится больше времени и человеческих ресурсов. Так же отправка бумажных носителей не надежна, потому что доставка документа до адресата требует много времени и возможна утеря документа. Для хранения документов требуется много места, их трудно прибирать. Исходя из условий хранения, документ может быть поврежден, текст с важной информацией испорчен.

Теперь обратим внимание на прогнозируемые данные при внедрении автоматизации.

Достоинства:

• Количество потерь и порчи документов сведено к нулю. Документ обязательно дойдет до адресата и будет выполнен
• Время доставки заявления моментально
• Время составления заявления сокращается, что дает возможность составлять больше заявлений при использовании меньшего числа человеческих ресурсов
• Появляется возможность в любое удобное время следить за выполнением заявления в статусе заявки

Недостатки:

• Появляется дополнительные заявления от учебного центра и пользователей в отдел ИТ, компенсируется это тем, что не занимает много времени. В случае пользователя будет создаваться редко. В основном в случае обновления базы данных, внедрения и тестирования нового ПО.
• Требуется приобретение оборудования и формирование отдела ИТ. Компенсируется окупаемостью в счет отказа от бумажного производства, времени на исполнение и получения желаемых результатов предприятием.

Для реализации проекта необходимо использовать вычислительную технику.

Таблица 2 . Техника необходимая для реализации

Весь процесс формирования, обработки и выполнения заявки описан в схеме документооборота

Рисунок 9 – Схема документооборота

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационное обеспечение входит следующее:

• Система классификации и кодирования
• Система унифицированной документации, используемой в ИО;
• Информационная база

Классификатор - это свод систематизированных наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме для пользователей при решении любых задач. Исходя из способа их использования, можно разделить на три группы:

• Общегосударственные классификаторы
• Отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенно отрасли (ведомства);
• Локальные классификаторы, используемые в пределах организации или группы организации

В этом проекте будет задействован исключительно локальный классификатор, потому что других классификаторов РФ в системе не потребуется.

Документация занимает львиную долю внемашинного ИО. Для создания идеальных условий автоматизации, важное значение нужно придать унификации документации. Для этого нужно установить единые требования к построению и содержанию документов. Для любых предприятий РФ как и для отдельных предприятий вырабатываются унифицированные формы. При этом происходить тщательный отбор и точном определении всей необходимой номенклатуры документов. Важно определить сферы назначений документов и так же их использование. Необходимо выявить специфические особенности для каждого вида документов. Документы становятся унифицированными или локальными.

В этом проекте использованы локальные документы:

• Заявка на обучение сотрудников
• Заявка на регистрацию пользователей и доступ к программным ресурсам
• Заявка на доступ к сетевым ресурсам
• Заявка на устранение неполадок

Для формирования информационных файлов на основе первичных документах, которые в системах машинной обработки данных, являются основными носителями. К ним будет установлен ряд требований:

• Достаточная полнота информации для решения задачи
• Исключения избыточности информации
• Достоверность и своевременность информации
• На машинном носителе согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации
• Логика построения документа

Широко распространены три способа организации информационной базы:

• Файловая организация
• Интегрированная
• Смешенная организация

Файловая организация – это локальное размещение базы на компьютере, где доступ предоставляется стандартными методами ОС необходимых при обмене данными по сети.

Интегрированная информационная база - составляет из себя систему взаимосвязанных данных, которые хранятся вместе. При этом избыточность минимальна, допускающая оптимальное использование, любыми приложениями сохраняя независимость данных от программы. Для актуализации данных применяется единый способ управления.

Смешанная организация – это распределенная база данных. Хранится на нескольких серверах и реплицирует изменения по заданному расписанию. Такую структуру используют в системах ERP класса. Необходимо это для работы территориально удаленных офисах в единой информационной базе.

В этом проекте, считаю, что лучше подходит интегрированная организация. Учитывая, что размер базы будет увеличиваться каждый день в геометрической прогрессии, то оптимально буде использование СУБД взамен файлового хранения базы данных.

Есть три модели логической структуры базы данных, различных по способу установления между данными связей:

• Иерархическая
• Сетевая
• Реляционная

Иерархическая модель для каждого сегмента, за исключением корневого, соответствует один исходный. Между исходными и созданным сегментом установлена только одна связь. Такая структура удобна при отображении отношения типа «один ко многим» в предметной области. Просматривается иерархическая структура исключительно с корневой вершины. Не допускается пропуска сегмента в иерархическом пути к заданному. Такая модель имеет недостатки: не эффективное отображение отношений типа «многие ко многим»; долгий доступ к сегментам, для нижних уровней иерархии; ориентирован на определенный тип запроса.

Сетевые модели графически отображаются в виде графа. Составные единицы информации соответствуют вершинам графа, что и образует файлы. В зависимости от структуры записи может быть иерархической или линейной. Между парой типов записей может быть объявлено несколько связей, имена и направления связей должны быть четко обозначены. Такая модель имеет недостатки: огромное число параметров описания данных и операторов; неудобный навигационный доступ.

Реляционная модель состоит из множества отношений и основана на математической логике. Простая и привычная форма представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка - полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки с требуемой колонкой. Преимущества использования:

• Простота – одна информационная конструкция, формализующая табличное отображение данных, удобное и привычное для пользователя
• Теоретическое обоснование – позволяющее получить базы данных с заранее заданными свойствами
• Независимость данных – при необходимости изменения структуры приводит к минимальным изменениям в самом программном продукте.

Мною было выбрана реляционная структура базы данных. Она позволит быстро сформировать связи между таблицами, что необходимо для правильного построения запросов к базе данных. Так же легко разорвет связи и создаст новые при построении другого запроса. Архитектурное построение довольно связи довольно простое. По сравнению с сетевой или иерархической структурой время выполнения запроса намного выше.

Исходные сведения для решения для задачи получают из документов:

• Регламент руководителя предприятия
• Электронное письмо от сотрудника компании с описанием проблемы доступа или технической неисправности на неформальном языке в сфере ИТ
• Регламент работы учебного центра
• Регламент работы отдела ИТ

Результаты решения задачи отображаются в таких отчетах и документах как:

• Отчет согласования заявок
• Отчет о логике назначения заявителя
• Отчет о выполнении заявки

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ, необходимое для создания нужных свойств вычислительной системе. Повышает надежность функционирования системы и предоставления достоверных получаемых результатов. Улучшает работу пользователя.

Ключевые критерии выбора ПО, для установки на ПК пользователей - максимальная минимизация затрат времени составления заявки или заявления пользователем и отправка заявки, используя корпоративную почту компании. В компании согласно корпоративному стандарту используется Microsoft Outlook 2016. Что бы запустить эту программу на компьютере должна быть установлена операционная система поддерживающая запуск этого предложения. Компания владеет лицензионными копиями ОС Windows 8.1 установленными на всех компьютерах предприятия. Хоть и существует возможность закупить ОС Windows 10, но предприятие устраивает Windows 8.1. На это есть ряд причин: система поддерживается компанией Microsoft; удовлетворяет все потребности предприятия; ОС Windows 10 конфликтует с политикой безопасности предприятия.