Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам.pdf

Введение

В процессе складывания рыночных отношений важность связи в экономическом и техническом прогрессе общества сильно растет. Такая важная роль обусловлена тем, что средства связи представляют собой весомый компонент информационных технологий, сильно влияющего на прогресс сферы услуг. Такая важная роль проявляется и в том, что она средства связи также обеспечивают удовлетворенность общественной потребности в трансляции разного рода данных. Участвуя в распространении СМИ, связь косвенно воздействует на складывание политической и деловой активности людей, благоприятствует росту его культурного и образовательного уровня.

Актуальность выпускной квалификационной работы заключается в том, что в настоящее время процесс планирования закупок и размещения заказов поставщикам начинает играть все более важную роль в развитии бизнеса любых направлений [4, c.22].

Целью курсовой работы является автоматизация процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам ЗАО «Промет».

Объектом исследования является ЗАО «Промет».

Предметом исследования является процесс планирования закупок и размещения заказов поставщикам.

Для реализации указанной цели необходимо выполнить ряд задач:

- охарактеризовать комплекс задач, обосновать необходимость автоматизации;

- проанализировать процессы на предприятии

- разработать проекта автоматизации.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Не принимая в расчет факторы, которые воздействуют на процесс взаимоотношения поставщика и заказчика, есть такое понятие, как «технологический цикл». Он устанавливает минимально необходимый перечень процессов, осуществляющихся при взаимодействии с поставщиком. Такой цикл нужен для оказания качественной услуги. Цикл покупательского сервиса – это цикличный замкнутый процесс, превращающий цель (удовлетворение клиента) в некий результат (товар или услугу).

Процесс взаимоотношения с поставщиками в ЗАО «Промет» включает несколько стадий. Рассмотрим их более подробно.

- прием заявки на заказ от заказчика менеджером поставщика. В данном случае ЗАО «Промет» говорит о своих предпочтениях, о том, что он видит в роли результата. Здесь говорится о стоимости, на которую рассчитывает предприятие, а также то, насколько срочно нужен ему товар или услуга;

- выдача сведений о товаре или услуг ЗАО «Промет». Менеджер поставщика дает все нужные данные о товаре или об услуге. Старается также помочь предприятию, предоставить различные альтернативные варианты;

- составление договора купли-продажи. ЗАО «Промет» делает заказ продукции или услуг по договору и поставщика с учетом собственных потребностей. В договоре приведены условия купли-продажи, доставки, сервиса и пр.;

- оплата услуги. ЗАО «Промет» оплачивает выставленный счет (чаще всего по безналичному расчету), менеджер отдает накладную и счет-фактуру;

- контроль реализации. Менеджер проверяет полноту предоставления услуг и делает необходимые корректировки.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

ЗАО «Промет» в связи со спецификой своей деятельности использует клиентоориентированную модель управления взаимоотношениями с поставщиками: повышает лояльность старых поставщиков и привлекает новых.

В соответствии с моделью по управлению лояльностью поставщиком ЗАО «Промет» проводит следующие мероприятия:

- акция «Приведи друга» - при условии того, что ЗАО «Промет» предоставить своему поставщику возможность сотрудничать с компаниями данной отрасли, то предприятие получит скидку на определенный ряд товаров;

- при заказе определенной товарной линейки на сумму более 100000 руб., ЗАО «Промет» получит кэшбэк в размере 5% от заказа за счет поставщика.

Недостатками существующей модели взаимоотношений с поставщиками в ЗАО «Промет» являются:

- концентрация всех сил только на работе с поставщиками, ЗАО «Промет» меньше внимания уделяет своим конкурентам и их действиям, что оказывает отрицательное влияние на положение предприятия;

- сложно вновь добиться лояльности поставщика без использования клиентоориентированных систем.

Процесс взаимоотношений с клиентами компании в ходе исполнения заказа состоит из следующих компонентов:

1. Прием заказа (встреча с клиентом, определение его потребностей). Здесь с клиентом ведет деятельность менеджер, устанавливающий требования к заказу [28, c.12]. Сведения о его заказе в лучшем случае фиксируются в установленной программе, иначе просто пишутся в блокнот. На базе таких сведений менеджер начинает оформлять документы. Анкетные сведения не приводятся.
2. Оформление договора. Договор оформляется на базе созданного шаблона в текстовом редакторе, где фиксируются ФИО, адрес, телефон и вид услуг.
3. Заказ расходного материала. На базе заказов менеджер по снабжению заказывает товар у поставщика.
4. После поставки необходимого товара, сведения о заказе поступают к мастеру или менеджеру, которые приступают к выполнению данного заказа.

При следующей клиентской заявке весь алгоритм снова повторяет цикл, что превращается постепенно в рутинные, но необходимые действия. Опции поощрения лояльного клиента нет потому, что менеджер чисто физические не может запомнить всех ЗАО «Промет».

Соответственно, в ЗАО «Промет» для оптимизации взаимоотношения с поставщками необходимо установить CRM-систему, которая позволит решить следующие задачи:

- вести историю заказов;

- закреплять в базе анкетные сведения клиентов;

- исследовать динамику спроса на услуги;

- определить лояльных клиентов;

- создавать различные необходимые отчеты.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для решения задачи просто необходимо использовать средства вычислительной техники, поскольку в противном случае придется все выполненные сделки записывать на бумаге, что приведет к существенной потере информации. Все процессы, реализующиеся таким образом, будут нуждаться в скорейшей оптимизации [11, c.77].

Весь процесс формирования, обработки и исполнения заказа клиента поставщику показан в схеме документооборота, изображенной в таблице 1.1. Под первичной неисправностью или запросом понимается заказ и потребность покупателя в каком-либо товаре или услуге.

Таблица 1.1 - Документооборот клиентского заказа поставщику в ЗАО «Промет»

При имеющейся реализации обмена сведениями между сотрудниками и отделом сервиса уже применяется вычислительная техника.

Необходимые технические средства в процессе обработки заявок, изображенных в таблице 1.1, отражены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Технические средства, применяемые на стадиях обработки заявки

Отразим соотношение текущих показателей затрат на реализацию анализа и исполнения заявки (таблица 1.3).

Таблица 1.3 - Соотношение показателей затрат на анализ и исполнение заявки

При ручной обработке заявки она фиксируется и назначается ответственному лицу по устной договоренности администраторами.

При применении CRM-системы оптимизированная диаграмма декомпозиции («TO-BE» – как должно быть) приведены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.9 – Модель «TO-BE»

Рисунок 1.1 – Диаграмма декомпозиции TO-BE

Необходимо автоматизировать деятельность ЗАО «Промет» прежде всего для того, чтобы выстроить эффективную систему работы с поставщиками при клиентских заказах. Каждая сделка не должна быть потеряна, должна сопровождаться определенной задачей. Автоматизация способствует сокращению временных затрат, а также постепенному наращиванию клиентской базы [18, c.61].

Сейчас на рынке ПО есть множество зарубежных и отечественных предложений и продуктов по автоматизации деятельности отделов принятия заказов: CRM «Битрикс 24», AmoCRM и т.д.

ИС можно классифицировать по разнообразным признакам. По типу хранимых сведений их можно разделить на фактографические и документальные. Первые необходимы для хранения и анализа структурированных сведений в форме чисел и текстов. В данной курсовой работе система является фактографической ввиду того, что основой данных будут являться цифры, а конечным результатом будет определенная отчетность.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) состоит из:

- системы классификации и кодирования;

- системы унифицированной документации, применяемой в ИО;

- информационной базы.

Классификатор - это систематизированный свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений [6, c.39]. Классификаторы являются средством описания сведений, аргументируют единство классификации и кодирования данных и необходимы для выполнения машинного анализа данных в удобной форме пользователям при выполнении разнообразных задач. Исходя из области применения, классификаторы делятся на 3 группы:

- общегосударственные;

- отраслевые;

- локальные [2, c.78].

В данной работе будет применяться лишь локальный классификатор, поскольку в иных классификаторах нет необходимости. Заказы будут делиться по приоритету, по компании и по зоне ИТ, к которой относится тот или иной заказ.

Весомую часть внемашинного ИО представляет документация. При автоматизации важная роль отводится унификации документации, определяющей общие требования к содержанию и построению документов. Унифицированные формы документов создаются как для всех компаний страны (например, формы бухгалтерской отчетности), так и для определенных фирм (например, формы управленческой отчетности). Унификация состоит в подробном анализе и четком установлении необходимой номенклатуры документов. В данном случае устанавливаются области применения документов и определяются специфические особенности, свойственные соответствующим видам документов, которые бывают унифицированными и локальными.

В данной работе применяются локальные документы: «Заявка на закупку материальных ценностей», «Заявка на регистрацию пользователя и доступ к программным ресурсам», «Заявка на устранение неполадок», «Заявка на доступ к сетевым ресурсам». Информационные файлы разрабатываются на базе исходных данных, имеющихся в названных первичных документах - ключевых носителях первичной экономической информации в системах ее машинной обработки [7, c.98]. Помимо всего прочего есть следующие требования, которые к ним устанавливаются:

- необходимая полнота сведений для выполнения задачи;

- исключение избыточных данных;

- достоверность и актуальность данных;

- согласованность форм первичных документов с макета размещения данных на машинном носителе;

- логичность создания документа.

Есть 3 способа организации информационной базы (ИБ): файловая, интегрированная, смешанная.

Под файловой организацией ИБ определено локальное расположение базы на ПК, доступ к которому других пользователей реализуется стандартными методами ОС для обмена данными по сети, например, в MS Windows - это Sharing и Security, что замедляет анализ информации в БД. Под смешанной организацией ИБ предполагается распределённая БД, установленная на нескольких серверах и создающая изменения в каждой из них по расписанию. Такая структура ИБ применяется в системах класса ERP для функционирования в одной ИБ территориально удалённым офисам одновременно.

Интегрированный способ организации ИБ является комплексом взаимосвязанных и расположенных вместе сведениях при такой наименьшей избыточности, которая позволяет их применение наилучшим образом для любых приложений, и в данном случае выполняется независимость сведений от программы, а для актуализации данных применяется общий способ управления [11, c.56].