Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации (Понятие и факторы внешней и внутренней среды).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В современных реалиях в числе основных проблем управленческой деятельности чётко обозначился принципиально новый, систематический характер изменений условий функционирования предприятий. Изменения отдельных составляющих внешнего окружения и внутренних элементов способны вызвать цепную реакцию качественных преобразований в деятельности любой организации. Ускорение изменений в окружающей среде, появление новых запросов и изменение позиций потребителя, возрастание конкуренции, появление новых неожиданных возможностей для бизнеса, открываемых достижениями науки и техники, развитие информационных сетей, широкая доступность современных технологий, изменение роли человеческих ресурсов и ряд других причин требует осуществления анализа внешней и внутренней среды на основе методологии, позволяющей выявить факторы воздействия и ресурсы для более эффективного функционирования предприятия.

Целью исследования является изучение процедуры анализа внешней и внутренней среды организации.

Задачи исследования:

1. изучить понятие и факторы внешней и внутренней среды;
2. определить назначение анализа внешней и внутренней среды организации;
3. описать методы анализа внешней и внутренней среды организации;
4. провести анализ внешней и внутренней среды на примере предприятия;
5. разработать рекомендации по совершенствованию деятельности организации на основе результатов анализа внешней и внутренней среды.

Предметом исследования является процесс и методология проведения анализа внешней и внутренней среды.

Объектом исследования является ОАО «Ульяновская областная корпорация ипотеки и строительства» (ОАО «УОКИС»).

Теоретическую основу исследования составили труды следующих авторов: Боумэн К., Вашко Т.А., Вейл П., Вершигора Е.Е., Галькович Р.С., Головков А.Н., Дробышева Л.А., Семенов А.К. Семенов А.К., Трубникова Е.И., Христова Е.Ю. и других.

При написании работы использовались следующие методы исследования: методы системного и сравнительного анализов, классификационный метод, метод случайной оценки, матричные методы анализа.

Структура исследования представлена введением, тремя главами, заключением, списком использованных источников.

1. Теоретические основы анализа внешней и внутренней среды организации

1.1 Понятие и факторы внешней и внутренней среды

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внешней и внутренней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени – есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды.

Рассмотрим, что собой представляет внешняя и внутренняя среда организации.

Внешняя среда – среда функционирования экономического субъекта, возникающая и существующая независимо от его деятельности и при этом оказывающая существенное воздействие на него [15, с. 81].

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее жизнедеятельности, внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимодействие организации с внешней средой обеспечивает возможность существования, жизнедеятельность организации, внутренний потенциал на должном уровне, а также ее устойчивость, т.е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на неё возмущающих воздействий [16].

Кроме взаимосвязанности внешняя среда характеризуется сложностью (числом факторов, на которые фирма обязана реагировать), подвижностью (скоростью, с которой происходят изменения), неопределённостью (проблема количества и качества информации). Кроме того, подвижность сложность и неопределённость внешнего окружения могут быть выше для одних подразделений организации и ниже для других, что делает процессы планирования, прогнозирования и принятия решений ещё более сложными.

Обычно в состав внешней среды включают два крупных блока факторов:

1) факторы прямого воздействия (деловое окружение);

2) факторы косвенного воздействия (фоновое окружение).

Факторы прямого воздействия или деловое окружение организации – это явления, процессы и институты среды, с которыми организация непосредственно взаимодействует и имеет возможность оказывать определённое влияние на характер и содержание этого взаимодействия. К деловому окружению относятся поставщики ресурсов (материалов, капитала, рабочей силы), потребители продукции, конкуренты, посредники [10].

В этой сфере сосредоточены основные цели и задачи деятельности коммерческой организации – удовлетворение потребностей потребителя.

Необходимость удовлетворения покупателей зачастую определяет всю прочую деятельность организации: взаимодействие с поставщиками, выработка маркетинговой политики, внедрение инноваций, диверсификация выпускаемой продукции, работа по изучению конкурентов и т.д. [9, с. 49].

Факторы косвенного воздействия или фоновое окружение организации – это явления, процессы и институты среды, от которых зависят некоторые аспекты деятельности организации, но целенаправленное влияние на которые со стороны организации затруднительно, либо невозможно [10].

К фоновому окружению относятся следующие факторы:

– политические: основные направления государственной политики и методы ее реализации; возможные изменения в законодательной и нормативно-технической базе; международные соглашения, заключаемые правительством в области тарифов и торговли, деятельность и полномочия местных органов власти и т.д.;

– экономические: темпы инфляции; уровень занятости трудовых ресурсов; международный платёжный баланс; процентные и налоговые ставки; величина и динамика ВВП; производительность труда, состояние мировых рынков и т.д.;

– социокультурные: отношение населения к работе и качеству жизни; обычаи и традиции, существующие в обществе; менталитет общества; уровень образования и т.п.;

– технологические: возможности, связанные с развитием науки и техники, которые позволяют оперативно перестроиться на производство и реализацию технологически перспективного продукта, спрогнозировать момент отказа от используемой технологии [9, с. 50].

Принято считать, что к фоновому окружению организация может только приспосабливаться («принимать к сведению», либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия), целенаправленно же влиять на него она не в состоянии.

Однако в настоящее время многие организации имеют возможности тем или иным образом повлиять на косвенные факторы внешней среды:

– на политические – через лоббирование собственных интересов);

– технологические – путём активности в проведении исследований и разработок, особенно фундаментальных, а также через освоение «пионерных», уникальных продуктов;

– социокультурные (в особенности на региональном и местном уровне) – через создание имиджа и корпоративной культуры компании, а также в рамках конкурентной борьбы) [13].

Внутренняя среда – это среда функционирования экономического субъекта, находящаяся в его пределах и присущая ему. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации, задаёт условия ее работы и является результатом управленческих решений [15, с. 86]. 

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации [16].

В состав внутренней среды организации входят следующие факторы (элементы):

1) структура – организационная структура, методы управления, квалификация и авторитет высшего руководства, специализированное разделение труда (вертикальное и горизонтальное), цели, задачи, миссия организации, маркетинговая политика, организация учёта, исследования и разработки новых продуктов;

2) персонал – структура, квалификационный и количественный состав работников, производительность труда и выработка, текучесть кадров, кадровая политика, управление карьерой;

3) производственная система – объем, структура, темпы производства, номенклатура выпускаемой продукции, обеспеченность сырьём и материалами, уровень запасов, скорость их использования, управление материально-техническим снабжением, оборудование и степень его использования, наличие резервных мощностей, стандартизация и автоматизация производства, экологичность процессов производства, система контроля качества, имеющиеся патенты, имидж торговых марок, материалоемкость, ресурсо- и энергоэффективность;

4) финансы – обеспеченность собственными финансовыми средствами, объем дебиторской и кредиторской задолженностей, соотношение долгосрочных и краткосрочных вложений и заимствований и т.д. [4, с. 119].

А.К. Семенов и В.И. Набоков в структуре внутренней среды организации выделяют также организационную культуру, которая, являясь всепронизывающей составляющей компании, оказывает сильное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из следующих составляющих:

– философия, задающая смысл существования организации и ее отношение к сотрудникам и клиентам;

– преобладающие ценности, на которых базируется организация и которые относятся к целям ее существования либо же к средствам достижения этих целей;

– нормы поведения, разделяемые сотрудниками организации и определяющие принципы взаимоотношений в организации;

– правила, по которым ведётся «игра» в организации;

– климат, существующий в организации и проявляющийся в том, какая существует атмосфера в организации и как члены организации взаимодействуют с внешними лицами;

– поведенческие ритуалы, выражаемые в проведении в организации определённых церемоний, в использовании определённых выражений, знаков и т.п. [15, с. 126].

Носителями организационной культуры являются сотрудники организации, а вырабатывается и формируется она в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации на достижение ее целей. Но может и являться мощным тормозом на пути достижения целей, особенно если для этого потребуется проведение изменений. Поэтому менеджмент должен уделять большое внимание решению вопросов формирования, поддержания и развития организационной культуры [12].

Состав и состояние элементов внутренней среды организации представляет объект особого внимания при принятии управленческих решений, антикризисном управлении, процессе реинжиниринга бизнес-процессов, так как заключает в себе основной потенциал повышения эффективности деятельности организации, роста прибыли, стабильности и благосостояния [9, с. 49].

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности одни процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, другие могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом объёме. Однако, несмотря на большое разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Ими являются: производство, маркетинг, финансы, работа с кадрами, эккаунтинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности). Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации [11].

Представленные характеристики внутренней и внешней среды присущи для любой организации, как субъекта экономики. 

Таким образом, внешняя среда представляет собой сферу функционирования экономического субъекта, возникающую и существующую независимо от его деятельности. Она является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Внутренняя среда представляет собой сферу функционирования экономического субъекта, находящуюся в его пределах и присущая ему. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать в определённом промежутке времени. Взаимодействие организации с внешней средой и качественное управление внутренней средой должно поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давать возможность эффективность функционировать в долгосрочной перспективе.