Файл: Понятие менеджмента в зарубежных и отечественных исследованиях. Основные функции в системе менеджмента.pdf

1. целеполагание, или формулировка целей – на этом этапе задача менеджера – определить цели фирмы, которые необходимо достичь;
2. подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей;
3. составление перечня необходимых действий в соответствии с выбранными способами достижений целей;
4. составление плана мероприятий, раскрывающих наилучший порядок выполнения действий, намеченных на предыдущем этапе;
5. анализ ресурсов, отвечающий за подсчет необходимых материальных, финансовых, информационных, кадровых ресурсов для реализации плана, и в какие сроки он может быть выполнен;
6. анализ разработанного варианта плана, на этом этапе происходит оценка соответствия варианта плана поставленным на первом этапе задачам, являются ли приемлемым расход ресурсов, возможно ли улучшить текущий вариант плана;
7. детализация, или подготовка детального плана действий – на этом этапе происходит детализация разработанного плана, постановка сроков, точный подсчет ресурсов, распределение полномочий и ответственности на отдельных участках работы;
8. контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости.

Результаты планирования часто оформляют в виде «бизнес-плана» [28]. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации [58, с.18-23.]. Из этого следует, что планирование является непрерывным процессом изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных условий, возможностей и факторов, и отличается гибкостью к изменяющимся условиям.

Следующей функцией в системе менеджмента является организация рабочего процесса. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

1. организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом [67, с. 4-5];
2. организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации [61, с. 20–42.].

Таким образом, функция организации заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Иными словами, это процесс кооперации ресурсов для достижения целей организации [38]. То есть, планирование готовит почву для реализации целей организации, а функция организации создает рабочую структуру, деятельность которой направлена на реализацию плана. Задача организации как функции управления состоит в определении миссии, роли, ответственности и подотчетности каждого элемента структуры организации. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала, следуя ряду принципов [30]:

1. определение и детализация целей фирмы, выявленных в ходе планирования;
2. определение видов деятельности по достижению этих целей;
3. распределение задач сотрудников и объединение персонада в управляемые рабочие группы, отделы;
4. координация деятельности каждой группы посредством установления рабочих взаимоотношений (иерархия подчиненности и делегирование полномочий);
5. единство цели организации для каждого из ее членов;
6. определение сферы влияния менеджмента (отвечает ли каждый менеджер в группе за вмененное ему в подчинение число работников).

Англичанин С.Н.Паркинсон подробно исследовал ряд отрицательных явлений, широко распространенных в организационных системах и сформулировал закон, который поможет избежать многих ошибочных управленческих решений [45, с. 12]: во-первых, управленец множит подчиненных, а не соперников, во-вторых – управленцы работают друг для друга, в-третьих – работа заполняет все время, предназначенное для нее. Таким образом, менеджер будет повышать эффективность деятельности организации не за счет увеличения штата управленцев и требования выполнения работ в максимально сжатые сроки, и здесь мы переходим к следующей функции управления – функции мотивации.

Мотивация в системе менеджмента – деятельность, целью которой является активизация персонала, повышение эффективности трудовой деятельности сотрудников для реализации целей, поставленных в планах. Причем, мотивация предполагает не только финансовое стимулирование сотрудников, но и повышение заинтересованности персонала в стремлении самореализации в профессиональной деятельности [49, с. 154-171]. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду – высокими. Задачи менеджера, реализующего функции мотивации, состоят в следующем:

1. определение набора критериев, наиболее сильно влияющих на поведение сотрудников, что позволит получить понимание об условиях, благотворно влияющих на мотивы к труду;
2. создание благоприятной для мотивации сотрудников атмосферы;
3. активное взаимодействие с вмененными в подчинение сотрудниками, в частности, обратная связь (для сотрудников необходимо понимание не только о том, какие задачи они должны выполнять, но и насколько они с этим справляются) [21, с. 36-40.].

Одним из основных условий успешной деятельности организации является согласованность действий менеджеров, необходимо, чтобы они не только противоречили друг другу в своих действиях, но и дополняли деятельность друг друга, общей целью которой является реализация целей организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах. За это отвечает функция координации в управлении [20, с. 24-28.].

Координация – центральная функция менеджмента, обеспечивающая достижение согласованности в работе всей иерархии организации путем установления коммуникаций между ними. Наиболее часто используемыми формами координации являются собрания и совещания, отчеты и документация, компьютерные средства и средства радио- и телевещания [44, с. 212]. С их помощью становится возможным взаимодействие между элементами всей структуры организации, маневрирование ресурсами, единство и согласование всех стадий процесса управления.

Для того, чтобы проанализировать соответствие деятельности организации намеченной цели, в системе менеджмента необходим контроль. Функция контроля является критически важной и сложной функцией управления и в самом общем виде представляет собой процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными.

В менеджменте существует большое количество видов и систем контроля, базирующихся на обратной связи, благодаря которой возможно сопоставление реальных достижений с прогнозируемыми данными, окончательной целью является сопровождение планов и целей менеджмента на всех этапах управления. В основу всех систем контроля должен быть положен ряд критериев, а именно эффективность самого контроля, эффект его влияния на персонал, выполнение задач и определение границ контроля [23].

Всего различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный [5, с. 24-31]. Представляется целесообразным остановиться более подробно на каждом из них.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ, основным средством его осуществления является регламентация и реализация правил, процедур и линий поведения сотрудников. В процессе осуществления предварительного контроля становится возможным выявить и предупредить отклонения от стандартов в различные моменты деятельности организации, за что отвечают две разновидности предварительного контроля – диагностическая и терапевтическая. Диагностический контроль направлен на исследование таких категорий, как эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие на наличие каких-либо отклонений в деятельности и рабочем климате организации. Терапевтический контроль, в свою очередь, позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять меры по их исправлению и предупреждению в дальнейшем [14].

Текущий контроль осуществляется в ходе трудовой деятельности в организации. Объектом для исследования, чаще всего, выступают сотрудники, а само осуществление контроля является прерогативой их непосредственного руководства. Целью текущего контроля является исключение отклонений от инструкций и намеченных планов организации. Для реализации текущего контроля аппарату управления организации необходима обратная связь для сопоставления трудовой деятельности сотрудников и ее фактических результатов с прогнозируемыми, а также выявления соответствия общей цели организации [23].

Заключительный контроль в качестве своей цели преследует помощь в предотвращении выявленных отклонений в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется уже по факту выполненных работ. Результатом заключительного контроля является информация для планирования аналогичной деятельности организации, а также способствует совершенствованию функций организации и мотивации [65].

Таким образом, функция контроля не является неким конечным пунктом процесса управления, а представляет собой элемент цикла управления, поскольку каждая управленческая функция движима другой. В организационных системах ввиду большого количества объектов для аудита представляется полезным использование при аудите выборочного контроля, это касается как документации, так и персонала. Для определения объема выборки, способа отбора, правил переноса выборочных результатов контроля следует применять методы, разработанные в теории статистического контроля [40, с. 55-62.].

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что функции менеджмента отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности и совокупность обязанностей субъекта управления, конечным результатом является определение управленческого воздействия, направленного на реализацию поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. Все функции управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима обратная связь, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

ГЛАВА 2. Основные функции в системе менеджмента на примере ООО «220В»

2.1 Общая характеристика компании

ООО «220В» образовано на основании действующего законодательства РФ в соответствии с Учредительным договором участников от 6 марта 2003 года и действует на основании Устава.

Полное наименование предприятия: общество с ограниченной ответственностью «220В». Общество является юридическим лицом по российскому праву, имеет обособленное имущество, приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, может быть истцом и ответчиком в суде и вправе совершать любые, не противоречащие законодательству, Уставу и учредительному договору сделки на территории России и зарубежных государств.

Компания ООО «220В» представлена интернет-магазином «Норд» и является одной из лидирующих компаний в интернет-торговле бытовой техникой и электроникой в Уральском федеральном округе. Компания имеет представительства в сети розничных магазинов «Норд» в шести регионах России: в Свердловской, Челябинской, Курганской, Тюменской, Томской областях, а также в Ханты-Мансийском автономном округе.

На территории Уральского федерального округа площадка интернет-магазина «Норд» приобрела широкую известность среди потребителей и предлагает широкий ассортимент непродовольственных товаров: бытовая техника и электроника, компьютерная техника, фото- и видеоаппаратура, садовая техника, товары для активного отдыха и туризма, медицинские измерительные приборы и др.

В компании на текущий момент работают 64 человека, из которых 12 относятся к руководящему составу, 4 сотрудника отдела кадров, 5 сотрудников отдела бухгалтерии, 3 сотрудника представляют технический отдел, 5 сотрудников коммерческого отдела, 7 сотрудников отдела рекламы и маркетинга, 28 – персонал интернет-магазина, отвечающий за различные виды деятельности, в основном – это операторы контактного центра, занимающиеся обслуживанием входящих вызовов, а также обработкой заказов покупателей интернет-магазина.

Режим работы интернет-магазина – круглосуточный, без перерывов и выходных, часы работы контактного центра – с 9:00 до 21:00 по местному времени. График работы сотрудников – посменный, всего от 15 до 20 смен в месяц.

В собственности компании находятся офисные помещения и склад, компания имеет свое автохозяйство, представленное парком грузовых автомобилей. Реализуемые непродовольственные товары закупаются либо напрямую у производителей, либо через посредников (поставщиков). Помимо реализации техники, компания предоставляет услугу постпродажного сервисного обслуживания, осуществляемого в сотрудничестве с сервисным центром «Норд».