Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Технологии управления коммуникативными процессами службы управления персоналом).pdf

изменение поведения адресата [2].

Система внутренних коммуникаций - это комплекс мероприятий, который предусматривает отладку взаимодействия всех видов коммуникации. И вдобавок каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет недостатки [3].

Коммуникационные процессы, которые осуществляются с непосредственным участием работников управленческого аппарата, являются важнейшими каналами связи между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между предприятием и внешней средой. В процессе осуществления повседневной профессиональной деятельности для руководителя значима любая информация, которая поступает из различных доступных источников: от вышестоящего руководства, подчиненных, руководителей аналогичного уровня. Осуществление коммуникаций предоставляет руководителям возможность результативно осуществлять свою деятельность и принимать правильные управленческие решения.

Коммуникационные процессы, которые осуществляются внутри предприятия, можно рассматривать как своеобразный механизм, в результате функционирования которого сотрудники высказывают свое суждение на предмет происходящего. Следовательно, в процессе реализации внутренних коммуникаций осуществляется эмоциональное выражение сотрудников и реализуются их социальные потребности. В качестве основы процесса коммуникации рассматривается взаимодействие между различными звеньями структуры управления: подразделениями, должностными лицами. Такое взаимодействие осуществляется посредством соединяющих их коммуникационных каналов. С учетом содержания внутрифирменных коммуникаций, такое взаимодействие может осуществляться на информационном, административном или техническом уровнях. В процессе взаимодействия на информационном уровне управленцы обмениваются данными, которые необходимы для принятия решений. Такие данные могут носить официальный характер и закрепляются юридически. Неофициальные же данные не наделены правовым статусом, но способствуют правильной оценке сложившейся ситуации. На административном уровне вышестоящие звенья управленческой структуры делегируют на более низкие уровни управленческие полномочия и ответственность, информируют о всевозможных распоряжениях, рекомендациях и инструкциях, при этом по вертикали получают отчеты и осуществляют контроль над выполнением планов. В зависимости от назначения взаимодействие на административном уровне может решать координационные и интеграционные задачи. Взаимодействие на техническом уровне осуществляется при непосредственном участии в решении практических задач сотрудников предприятия различных уровней, Это может быть подготовка и проведение совещаний, обмен опытом, осуществление делопроизводства, отбор, регистрация, хранение и выдача всевозможных документов и др. На современном этапе бурное развитие информационных технологий повлекло за собой радикальное преобразование способов коммуникационных процессов.

Для построения эффективной коммуникации нужно использовать все каналы и информационные ресурсы. Службы персонала обязаны заботиться о своевременном и регулярном информированиях сотрудников о новостях компании, о ее миссии, стратегии, ближайшие планы для перспективного развития. Для изготовления или изменения коммуникационной стратегии внутри предприятия службе персонала нужно изучить управленческую среду, организационную структуру и проанализировать наличие существующих коммуникаций. Кроме того необходимым есть проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников относительно желательных форм коммуникаций. Организация рассмотрения обращений граждан. Совершенствование кадровой работы и оказание методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Недостоверность или недостаточность информации является источником значительного количества конфликтов внутри организации [4]. Для проведения действенной имиджевой и информационной политики компании, формирование ее положительного реноме и доведение к персоналу важной информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению. Заметим, что лояльность сотрудников к компании возрастает в том случае, если информация поступает своевременно, постоянно демонстрируется доверие к сотрудникам через сообщение как положительных, так и отрицательных новостей, путем привлечения к участию в решении спорных вопросов и учет мысли подчиненных.

Улучшению эффективности коммуникаций внутри организации оказывает содействие регулярное общение топа-менеджмента компании с коллективом в форме открытого диалога. С этой целью предлагается проводить собрание трудового коллектива, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждение важных проблем. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства, направления на предварительные медицинские осмотры при приёме и переводе, предоставления работникам установленных льгот и компенсаций.

Организация и выполнение работы по проведению личного приёма граждан руководством предприятия, рассмотрению обращений граждан, оформлению и контролю исполнения принятых решений.

Осуществление подбора кадров, оформление приёма, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя предприятия.

Вопреки тому, что организационные структуры компании затрудняют развитие горизонтального коммуникационного взаимодействия между представителями структурных подразделов, предоставляя преимущество иерархическому общению, горизонтальная коммуникация является важным фактором и необходимым элементом успешных коммуникаций вне границ структурных подразделов.

Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного документооборота, поощрение и поддержки межличностного коммуникационного взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное, непредубежденное представление о деятельности организации и тем самым ощутить свое место, собственную причастность к ее деятельности [5]. Горизонтальные коммуникативные связи менее погрешны на неточность информации и имеют координационный характер, так как люди стремятся говорить более открыто и доверчиво с коллегами по работе, которые имеют одинаковый профессиональный, социальный статус, чем с высшим руководством.

С целью поддержки обратной связи, быстрого реагирования на жалобы, предложения службе персонала организации особое внимание целесообразно уделить мониторингу на местах, изучению проблем сотрудников, их отношение к политике организации через проведение опрашиваний, внутренних социологических исследований, анкетирований : Анализ имеющегося кадрового состава, причин текучести кадров, планирование профессионально-должностного продвижения работников. Анализ состояния трудовой дисциплины на предприятии, участие в разработке мероприятий по укреплению трудовой и исполнительской дисциплины и контроле их исполнения. Участие в своевременном пересмотре Правил внутреннего трудового распорядка.

Усилению коммуникативного взаимодействия с сотрудниками оказывает содействие формирование разветвленной сети информационных служб: корпоративные печатные издания; профсоюзная газета; библиотечное обслуживание; центр социальной информации [6]. Современные службы персонала успешно используют следующие формы коммуникаций внутри организации: информационные стенды; бюллетень для менеджеров; официальный сайт компании с возможностью пересмотра видео-и фотоматералов; листок новостей; «горячие» линии; «круглые столы»; раздаточный информационный материал. Эффективным и действенным инструментом с точки зрения коммуникативного взаимодействия также есть регулярное проведение пресс-конференций в режиме онлайн с первыми лицами компании в формате вопроса-ответ, видеотрансляция обращений руководителя организации, важных заседаний, собрания, корпоративного торжественностей, организация диалога на столбцах периодических изданий, внедрение внутреннего сайта организации с размещением корпоративных правил, требований, другой информацией, необходимой для работы, для адаптации новых сотрудников .

Развитие эффективной коммуникации предусматривает работу с работниками, которые освобождаются. Анкетирование уволенных дает возможность выяснить причины текучести кадров, факторы и степень неудовлетворенностью работой. И вдобавок анкета может содержать вопрос для оценки удовлетворенности сотрудниками психологическим климатом в коллективе, доступностью и открытостью информации, отношениями с руководителем и коллегами [6].

Выделим следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

1. Продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

2. Внутренняя мотивация работников оказывает содействие созданию здорового морального климата в организации, готовность к инновациям.

3. Участие в проведении работы по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям.

Обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, её материальной базы, внедрение современных методов управления кадрами.

Анализ итогов работы по профессиональному обучению рабочих структурных подразделений. Принятие мер по устранению имеющихся недостатков с учетом пожеланий работников, проходящих обучение.

Таким образом, коммуникации имеют колоссальное значение в управлении, поскольку предоставляют необходимые средства для изготовления и выполнение решений, осуществление обратной связи и корректирование целей и процедур деятельности организации. Поэтому й менеджеры, и исполнители должны знать основные методы и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. По крайней мере, необходимо два человека - отправитель и получатель [7].

Каналы, по которым передается сообщение в организации, разные. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладным и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузка продукции и т.д.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться. На межличностные коммуникации влияют такие факторы рисунок 1.

Рисунок 1. Факторы, которые влияют на межличностные коммуникации

Представленные на доверие получателей к отправителю как к руководителю, так и к личности - также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готу воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

Статус отправителя может быть по-разному воспринятый получателем. Получатель может признавать его и выполняет указания грузоотправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как личную угрозу, которая препятствует коммуникации и даже перерывает ее. Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, что включает традиции, обычае, системы ценностей и т.д. При общении представителей разных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные отличия оказываются как в вербальному, так и в

невербальном общении [8].

Коммуникационную политику необходимо рассматривать как основу для понимания всех внутренних процессов и подтверждение правильности выбранного пути. Сущность коммуникационной политики легче постигнуть, если рассмотреть в совокупности два элемента: коммуникации и маркетинг. В результате процесса коммуникаций должно достигаться однозначное восприятие коммуникационного сообщения субъектами, которые посылают и получают его.

Большинством людей их работа рассматривается в качестве первичного источника социального взаимодействия. Коммуникационные процессы, которые осуществляются внутри предприятия, можно рассматривать как своеобразный механизм, в результате функционирования которого сотрудники высказывают свое суждение на предмет происходящего. Следовательно, в процессе реализации внутренних коммуникаций осуществляется эмоциональное выражение сотрудников и реализуются их социальные потребности.

Руководитель должен использовать механизмы мотивации и поощрения, что способствует совершенствованию и развитию способностей подчиненных. При этом системно осуществляется сбор информации о влиянии внешней среды на внутреннее состояние отдела и организации. В процессе осуществления такого рода коммуникаций важным является предупреждение подчиненного о предстоящих изменениях, а также получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В целях наиболее эффективного выполнения возложенных на него задач имеет право вносить руководству предприятия предложения по вопросам работы с персоналом. Организация исследований по обеспеченности кадрами подразделений, оказание методической помощи руководителям, специалистам и другим служащим подразделений, координация их деятельности по вопросам, связанным с персоналом[9].