Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Краткая характеристика ПАО «ВАСА»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Концепция проектного управления возникла на уровне объединения многих исполнителей при реализации сложных уникальных производств. Особая значимость новых производств, их эксклюзивность диктует необходимость пристального мониторинга хода реализации проектов. Проектное управление позволяет выделить основополагающие факторы, устанавливающие сроки и масштабы реализации отдельных элементов, устанавливать ресурсные ограничения, которые могут видоизменяться на различных этапах реализации проектов, а также учитывать стоимостные и временные параметры и резервы выполнения отдельных этапов и работ проектов. Проектное управление предполагает наличие оригинальной методологии организации, планирования и координации использования ресурсов на протяжении проектного цикла с учетом оптимального распределения ресурсов и достижения цели проекта с заданными параметрами по времени и стоимости.

Эффективность управления проектами на предприятии зависит от результативности принятой организационной структуры, в которой ведущую роль занимает подразделение, называемое проектным офисом.

Целью работы является исследование вопросов создания проектного офиса в организации.

Для достижения этой цели в работе были поставлены и решены следующие основные задачи:

• определить сущность, назначение проектного офиса и их виды;
• рассмотреть вопросы создания проектного офиса;
• исследовать ключевые показатели для измерения успеха проектного офиса;
• рассмотреть практику создания проектных офисов в ПАО «ВАСА»;
• определить пути совершенствования работы проектных офисов компании.

Объектом исследования является ПАО «ВАСА».

Предмет исследования - организационно-экономические отношения, возникающие в процессе создания и функционирования проектных офисов.

Научно-методическая основа работы. В процессе выполнения работы использовались научные труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам управления проектами, материалы периодической печати.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОЗДАНИЯ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

1.1. Понятие, назначение проектного офиса

Проектный офис - это специализированная (физическая или виртуальная) организационная структура, предназначенная для поддержки осуществления проектов на разных уровнях управления в организации^[1].

Организации все чаще интересуются уровнем дохода, который они получают от инвестиций в проекты или программы. Отклонения от плана проекта стали не просто термином, который упоминается в профессиональной литературе, а реальной проблемой, которую компании стараются решить, как можно быстрее. Необходимость предварительного переосмысления взаимосвязей в проектах является основной потребностью для организации структуры на корпоративном уровне, которая поддерживает концентрацию сотрудников на достижении стабильных стратегических результатов.

Необходимость выделения специального подразделения обусловлена тем, что ни один бизнес-процесс в компании не может быть работоспособным без поддерживающей его организационной структуры. Это в полной мере касается и проектного управления^[2].

Ключевой целью проектного офиса является обеспечение реализации стратегических планов за счет повышения качества проектного управления. Проектный офис достигает этой цели за счет создания и поддержки корпоративной системы управления проектами.

Обязанности проектного офиса могут сильно варьироваться в зависимости от потребностей компании. Элвин Солтис выделяет семь ключевых обязанностей проектного офиса, представленных в таблице 1.

Таблица 1

Ключевые обязанности проектного офиса^[3]

Продолжение таблицы 1

В настоящее время выделяют четыре основных типа проектных офисов.

Первый тип - корпоративный проектный офис, ориентированный на отчетность и управление портфелем проектов. Цель этих проектных офисов заключается в том, чтобы убедиться, что инвестиции, сделанные компанией, были стратегически верными и обеспечат некоторый уровень контроля за исполнением проектов или программ^[4]. Преимущество офисов, занимающихся отчетностью и портфелями проектов, заключается в том, что это наименее инвазивная форма корпоративного проектного офиса. В его функции входит предоставление своевременной информации и рекомендаций. Обработка этой информации и применение рекомендаций остаются на усмотрении руководства компании. В то время как корпоративные проектные офисы, занимающиеся отчетностью, не смогут компенсировать отклонения от плана проекта, они могут помочь выявить эти отклонения и предоставят возможность для принятия соответствующих действий при помощи других каналов.

Второй тип - стратегические проектные офисы. В рамках этой модели некоторые стратегические программы разворачиваются на корпоративном уровне, а междивизиональные связи не только определены (как в случае с корпоративным проектным офисом, занимающимся отчетностью), но также планируются и оптимизируются. Внедрение этой разновидности проектного офиса имеет смысл, когда организация действительно верит в экономическую ценность собственной стратегии^[5].

Третий тип - операционный корпоративный проектный офис. Он влечет за собой консолидацию всех мероприятий по управлению проектами в одном месте.

Четвертый тип - «офис бизнес-трансформаций». Количество слияний и поглощений, которые сейчас происходят, делает необходимой трансформацию отдельных операционных компаний в единое целое. Главной задачей таких офисов будет получение прибыли, которая стала причиной объединения.

Таким образом, если организация находится на низком уровне шкалы проектной зрелости, и цель организации - поддерживать информированность руководства о состоянии проектов, то целесообразно выбрать корпоративный проектный офис, который будет заниматься отчетностью^[6].

Если цель – стратегическое управление и проекты страдают от большого количества взаимосвязей между департаментами, то следует выбрать корпоративный проектный офис, который будет заниматься стратегическим планированием.

Если компания обладает высоким уровнем культуры развития и предпочитает последовательность и низкую степень риска, тогда следует выбрать операционный корпоративный офис.

Если текущие рыночные условия заставляют компанию вносить радикальные изменения в основную деятельность компании, или компания находится в стадии значительного роста за счет консолидации с другими компаниями, тогда следует выбрать офис бизнес-трансформаций.

Проектный офис создается в случае участия в сложном проекте нескольких организаций, выполняющих различные функции. Наиболее значимой функцией проектного офиса является регулирование использования ресурсов.

Все виды ресурсов, применяемые при реализации проектов можно представить, как восполняемые в масштабах данной организации, и невосполняемые.

Невосполняемыми ресурсами выступают трудовые, интеллектуальные и хронологические ресурсы, так как в масштабах предприятия они используются на определенных этапах и чаще всего могут применяться в определенных условиях из-за установленной технологии. Необходимо заметить, что возможно параллельное использование части трудовых ресурсов в случаях неполной загрузки, а также отдельных объектов интеллектуальной собственности, если она защищена патентом. Но в концептуальном смысле эти ресурсы в течение жизненного цикла проекта имеют конечное потребление в масштабах одного проекта^[7].

Материальные и финансовые ресурсы можно отнести к категории восполняемых, так как существуют разновидности их мобилизации при относительно невысоких показателях восполняемости. Например, приобретение даже высоко дефицитных комплектующих изделий гораздо дешевле, чем подготовка какого-либо конструкторского решения.

1.2. Подходы к созданию проектного офиса

Проектный офис — это специализированная структура централизации и координации процесса управления проектом, состоящая из специалистов заказчика, исполнителя и других участников проекта, что позволяет выстроить эффективный процесс взаимодействия и сотрудничества ключевых лиц из различных компаний для достижения единых целей.

Для выполнения работ и снижения рисков, связанных с реализацией проекта, организационная структура инвестиционного проекта формируется на основе принципа горизонтальной и вертикальной интеграции управления и состоит из трех уровней:

1) стратегический уровень руководства;

2) оперативный уровень руководства;

3) уровень исполнения работ.

Первый уровень (стратегический) находится в ведении управляющего совета (УС). Он создается для стратегического управления проектом в целях повышения эффективности организации и выполнения работ, контроля соответствия основных результатов поставленным целям и обеспечения проекта кадровыми, материально-техническими, информационными и прочими ресурсами, в том числе:

• утверждает и осуществляет контроль функционального, организационно-географического, технического и методологического объема проекта;
• принимает календарный план работ по проекту и обеспечивает контроль сроков выполнения работ;
• регулярно заслушивает информацию по ходу реализации проекта;
• утверждает изменения, влияющие на бюджет и сроки выполнения проекта;
• обеспечивает предоставление кадровых и информационных ресурсов;
• принимает решения по вопросам, которые поднимают руководитель и кураторы;
• решает вопросы координации работ с другими проектами;
• инициирует проведение внешнего контроля качества;
• согласовывает выходные документы по проекту.

В состав УС входят: председатель, сопредседатель, секретарь и его члены.

Второй уровень управления (оперативный) находится в ведении оперативного совета (ОС). В сфере ответственности ОС находится организационное и методологическое обеспечение проекта, а также разрешение проблем соответствующего характера, которые могут препятствовать достижению целей, в том числе:

• организация, координация и контроль сроков выполнения работ по проекту;
• согласование календарного плана проекта, изменений и дополнений, вносимых в него, утверждение детальных планов работ;
• обсуждение и согласование проектных решений, запросов на изменения и других проектных документов;
• принятие решений по управлению рисками проекта в пределах предоставленных полномочий;
• рассмотрение и согласование отчета о статусе работ по проекту;
• подготовка вопросов и необходимых материалов к ним для обсуждения в рамках УС;
• принятие оперативных решений по текущим вопросам проекта (методологического, технического, интеграционного и организационного характера).