Файл: Автоматизация учета кадров в МУП «РСП».pdf

Введение

Муниципальное "Ремонтно-строительное предприятие" учреждено Администрацией Красногорского района МО  в 1994 году на базе одного из цехов КМЗ.

Основными направлениями деятельности МУП "РСП" являлось проведение ремонтов объектов жилого фонда, культуры, спорта, дошкольных и школьных учреждений, благоустройство города. До 2007 года МУП "РСП" занималось управлением и эксплуатацией жилого фонда, подведомственного КМЗ. После реформы ЖКХ 2007 года, когда эксплуатация и управление жилым фондом было передано в частные руки, МУП "РСП" занималось эксплуатацией ливневой канализации города, ремонтом детских площадок и малых архитектурных форм в Красногорске.

В 2015 году, после массовых жалоб жителей на работу управляющей компании "Павшино" и вмешательства в ситуацию лично губернатора МО Андрея Воробьева, руководством городской Администрации было принято решение об усилении контроля в сфере ЖКХ в Красногорском районе и создания на базе МУП РСП управляющей компании в сфере ЖКХ. Компании с прозрачной деятельностью, которая имеет необходимый инженерно-технический ресурс для управления и эксплуатации МКД.

В настоящее время МУП "РСП" располагает собственным столярным цехом, парком специализированной техники, диспетчерским пунктом и мобильной аварийно-ремонтной бригадой. Деятельность МУП "РСП" обеспечена основными средствами. Активно идет доукомплектование штата специалистов.

Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

На сегодняшний день любой житель Красногорска может обратиться в МУП "РСП" за консультациями в сфере ЖКХ:

• права и обязанности собственников квартир в многоквартирных домах, способы защиты своих прав;  
• создание Совета дома - его полномочия и возможности воздействия на управляющую компанию и органы власти;
• проведение общих собраний собственников - как правильно организовать ОСС и  законно оформить решение большинства собственников МКД;
• другие опросы управления и эксплуатации МКД.

В Таблице 1 представлены наиболее важные характеристики для автоматизации учета кадров в МУП "РСП".

Таблица 1.1 Технико-экономические показатели для автоматизации учета кадров

.

1.2. Организационная структура управления предприятием

На Рисунке 1 представлена организационная структура управления предприятия МУП "РСП". При рассмотрении деятельности всей компании можно увидеть, что Генеральному директору компании подчиняются начальники всех структурных подразделений, что характерно уже для линейно-функциональной организационной структуры предприятия.

Рисунок 1.1 Организационная структура управления предприятием в МУП "РСП"

Руководство управляющей компанией осуществляет генеральный директор. Назначение на должность генерального директора предприятия и освобождение от нее производится решением Общего собрания учредителей или иного органа предприятия. Ему подчиняются:

• Системный администратор информационно-коммуникационных систем - занимается обслуживанием корпоративной локально-вычислительной сети, осуществляет замену и мелкий ремонт офисного электронного оборудования, обеспечивает работу системы телекоммуникации и т. д.
• Заместитель генерального директора по экономике и финансам - ему подчиняются два отдела:
• Служба главного бухгалтера - отдел осуществляет ведение бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности, формирует полную информацию о деятельности организации и ее имущественном положении, обеспечивает учет наличия и движения имущества, обязательств и др.
• Экономисты - отдел осуществляет обеспечение как можно более эффективной работы этого предприятия, занимаются анализом экономической деятельности на базе учета и отслеживания статистических данных и значимых финансовых показателей компании.
• Отдел материально-технического снабжения и Отдел технического надзора является самостоятельным структурным подразделением (Энергетики, Инженер - эколог, Специалист по охране труда и Отдел капитального ремонта), которое подчиняется Главному инженеру компании. К числу его задач относятся обеспечение организации основными материалами, оборудованием, инструментом, инвентарем, подготовка и заключение договоров с поставщиками, согласование изменений условий договоров, контроль за качеством и количеством, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады. Так же в его задачи входит осуществление контроля над техническим обслуживанием, текущим ремонтом жилищного фонда, сетей и инженерного оборудования, обеспечение повышения уровня качества текущего ремонта на объектах жилищного фонда, осуществление технического надзора за объектами на протяжении всего периода ремонтных работ и др.
• Заместитель генерального директора по эксплуатации - ему подчиняются 3 отдела:
• Отдел благоустройства и работы с населением включает работы по инженерной подготовке территории; устройству дорог; развитию городского транспорта; строительству головных сооружений и прокладке коммунальных сетей водоснабжения, канализации, энергоснабжения и др.; отдельные мероприятия по озеленению, улучшению микроклимата, оздоровлению и охране от загрязнения воздушного бассейна, открытых водоёмов и почвы, санитарной очистке, снижению уровня городского шума, уменьшению возможности уличного травматизма и пр.
• Отдел технической эксплуатации - специальные подразделения предприятия, в функции которых входит технический надзор, содержание, планирование и проведение всех видов ремонтов.
• Претензионно - диспетчерский отдел - в целом рассмотрение коммерческих и претензионных вопросов, связанных с функциями ПДО.
• Служба заместителя генерального директора по правовым вопросам - занимается правовой поддержкой, оказывает юридические услуги, такие как разрешение вопросов и оказание консультационных услуг, связанных с оплатой ремонта и обслуживания жилищного фонда, подготовкой документации для заключения договоров, руководит и контролирует работу по разработке и осуществлению мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия и т.д.
• Группа управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением, который подчиняется генеральному директору. Данный отдел ведет учет личного состава работников организации, оформляет увольнение, прием, перевод и перемещение работников, организует табельный учет, проводит консультации по вопросам трудового законодательства и др.

Имеющаяся структура четко разграничивает ответственность и компетенцию сотрудников каждого подразделения, взаимосвязи между ними, а также оказывает определенную степень влияния персонала на деятельность предприятия и возможность реализации основных целей и задач. При этом выявляются группы сотрудников, способные осуществлять простой контроль, принимать быстрые и экономически обоснованные решения, имея высокий уровень специализации и соответствующие права. Данное разграничение способствует уменьшению дублирования усилий при выполнении тех или иных функций, что позволяет сделать вывод об адекватности представленной структуры при заявленных функциях

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Подбор персонала на предприятие может осуществлять либо отдельная организация (компания по подбору персонала), либо отдел в составе предприятия (группа управления персоналом , далее по тексту отдел кадров).

Цель группы управления персоналом - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме.
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;
• разработка кадровых технологий.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• внедрение систем мотивации труда;
• подготовка штатного расписания предприятия;
• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• организация аттестаций сотрудников;
• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

• Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда, а так же с подачей сведений на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы. Так же в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
• Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
• По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Для достижения максимальной производительности группы управления персоналом требуется Автоматизация учета кадров в МУП "РСП" по следующим функциям и комплексам задач для автоматизации учета отдела кадров в МУП "РСП":

• Предложить/разработать программное обеспечение для более удобного оформления и заполнения штатного расписания предприятия, оформления кадровых документов, учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством.
• Оптимизировать взаимодействие Отдела кадров и Бухгалтерии, а так же распределить права и обязанности для достижения максимальной производительности отделов.
• Предложить/разработать программное обеспечение для оформления и передачи сведений на сотрудников в страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
• Оптимизировать показатели времени на выполнение нормируемых операций.

Специалисты задействованные в автоматизации отдела кадров: Системный администратор информационно-коммуникационных систем, Главный бухгалтер, Ведущий экономист, Заместитель генерального директора по правовым вопросам, Руководитель отдела кадров.

Границы рассматриваемой задачи - на данный момент группа управления персоналом в МУП "РСП" не имеет единого программного обеспечения для учета кадров, из этого следует, что главная задача - это предоставить электронный документооборот в едином программном обеспечении для взаимодействия Отдела кадров и Бухгалтерии, за счет этого время на выполнения нормируемых операций уменьшится, в связи с этим штат отдела кадров сократиться, что в свою очередь поднимет производительность организации в целом.