Файл: Теоретические основы учета наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

Таблица 6

Бухгалтерские записи по оформлению выплаты заработной платы из кассы ООО «Комбит» в ноябре 2015 года

Также денежные средства из кассы выдаются подотчетным лицам на основании приказа руководителя на оплату командировочных и представительских расходов, а также для оплаты расходов на хозяйственные нужды. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета и оформляется приходным кассовым ордером.

Так в сентябре 2015 года менеджер по снабжению Захарова И.Ю. приказом руководителя № 41 от 14 сентября 2015 года с 17 по 25 сентября 2015 года был направлен в командировку в Санкт-Петербург для заключения договоров на поставку продукции с поставщиками. Размер командировочных расходов согласно смете № 49 от 15 сентября 2015 года составил 17463 руб. Данная сумма была выплачена Захарову И.Ю. из кассы по расходному кассовому ордеру №211 от 16 сентября 2015 года. В течении трех дней после возвращения из командировки (27 сентября 2015 года) Захаровым И.Ю. был предоставлен авансовый отчет № 249 об израсходованных суммах в размере 15749 руб. Остаток подотчетных средств в сумме 1714 руб. был возвращен в кассу 27 сентября 2015 года ООО «Комбит», в подтверждении чего был составлен приходный кассовый ордер №211.

Бухгалтерские записи, по отражению данных операций, оформленные в учете ООО «Комбит» представлены в таблице 7.

Таблица 7

Бухгалтерские записи по оформлению кассовых операций с подотчетными лицами ООО «Комбит» в сентябре 2015 года

Также в сентябре 2015 года секретарю Мазайкиной А.Ю. были выданы на основании заверенного заявления от 19 сентября 2015 года по расходному кассовому ордеру № 214 20 сентября 2015 года денежные средства в размере 1000 руб. на оплату ремонта картриджа для принтера. Однако стоимость ремонта превысила выданную сумму на 74 руб., которая была возмещена А.Ю. Мазайкиной из кассы ООО «Комбит» на основании предоставленных, подтверждающих документов, утвержденного авансового отчета № 247 от 23 сентября 2015 года по расходному кассовому ордеру № 221 от 24 сентября 2015 года.

Бухгалтерские записи, по отражению данных операций, оформленные в учете ООО «Комбит» представлены в таблице 8.

Таблица 8

Бухгалтерские записи по оформлению кассовых операций с подотчетными лицами ООО «Комбит» в сентябре 2015 года

Кассовые операции в ООО «Комбит» отражаются в журнале-ордере N 1. Он используется для отражения оборотов по кредиту счета 50. Обороты по дебету счета контролируются ведомостью N 1. Записи в учетных регистрах производят ежедневно. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту в журнале-ордере N 1 и ведомости N 1 выводится сальдо наличных денег на конец отчетного периода, которое сверяют с остатком в кассовой книге.

2.4. Инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия

В организации регулярно проводятся инвентаризации наличных денежных средств. Для проведения инвентаризации в ООО «Комбит» издается приказ (Приложение 7), который подписывается директором. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе в организации проводится ежемесячно. Проводится она путем фактического пересчета наличных денежных средств в кассе на дату проведения инвентаризации.

До начала работы комиссия проверяет наличие оформленных на момент инвентаризации последних кассовых отчетов или соответствующих приходных и расходных документов.

Кассир подтверждает (дает расписку) полноту представления инвентаризационной комиссии всех приходных и расходных документов и достоверность указанных в них сведений.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчету (или реестрам), на основании которых в бухгалтерии определяются учетные остатки имущества к началу инвентаризации.

Далее члены инвентаризационной комиссии пересчитывают денежные средства. Проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются все денежные средства при обязательном участии материально ответственных лиц.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 8). Он составляется в двух экземплярах: один – передается в бухгалтерию, второй – остается у кассира.

Акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. При проверке фактического наличия денежных средств в случае смены материально ответственных лиц принявший денежные средства работник ООО «Комбит» расписывается в акте в получении, а сдавший - в сдаче этих денежных средств.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе в ООО «Комбит» 29 ноября 2015 года была выявлена недостача денежных средств на сумму 341 руб., о чем был составлен акт инвентаризации наличных денежных средств №14. Недостача согласно приказа руководителя №97 от 01 декабря 2015 года была отнесена на виновных лиц (кассира Захарову А.Ю.). Данная недостача была погашена Захаровой А.Ю. наличными деньгами в кассу организации, о чем 12 декабря 2015 года был составлен приходный кассовый ордер №327.

Результаты инвентаризации в ноябре 2015 года были отражены в учете ООО «Комбит» записями, представленными в таблице 9.

Таблица 9

Содержание хозяйственных операций и корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации наличных денежных средств в ноябре 2015 года в ООО «Комбит»

Таким образом, проведя анализ современного состояния бухгалтерского учета операций с наличными денежными средствами в ООО «Комбит» можно сделать выводы о том, что учет кассовых операций в целом ведется в соответствии с нормативными актами. В качестве недостатков учета следует отметить:

1. нарушение правил оформления первичной кассовой документации, в том числе расходных кассовых ордеров и кассовой книги;
2. низкий уровень внутреннего контроля, который выражается в отсутствии сроков проведения инвентаризации кассы, инвентаризационной комиссии, внезапных инвентаризаций;
3. отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
4. отсутствие Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, Журнала регистрации расчетно-платежных ведомостей, Журнала учета расчетов с депонентами, реестра депонированных сумм;
5. искажение остатка кассовой наличности на начало и конец в кассовой книге в результате арифметических ошибок.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию учета наличных денежных средств в кассе ООО «Комбит»

В соответствии с положениями статьи 15.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (с изм. и доп.) нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому главному бухгалтеру необходимо провести с кассиром разъяснительную работу о правилах оформления кассовых операций.

Кроме того, для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям необходимо вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

До передачи в кассу в бухгалтерии ООО «Комбит» должны регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы - платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др. в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Для усиления контроля за сохранностью наличных денежных средств организации в течение отчетного года целесообразно проводить внеплановые инвентаризации по отдельному приказу руководителя организации

С целью контроля за проведением инвентаризации в ООО «Комбит» целесообразно проводить по распоряжению руководителя контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и кассира.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций должны оформляться актом и регистрироваться в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Кроме того, главному бухгалтеру необходимо регулярно отслеживать изменения в законодательстве, касающиеся кассовых операций.

Так с 1 июня 2014 года действуют новые правила установления лимита кассы 2014 и расчета лимита кассы и остатка наличных денег в кассе компаний, ее обособленных подразделений и у предпринимателей (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Согласно данному документы, представители малого бизнеса, к числу которых относится ООО «Комбит» с 1 июня 2014 г. вправе работать как с лимитом, так и без лимита, на свое усмотрение (п. 2 Указания № 3210-У). В связи с этим есть два варианта действий.

Первый — ООО «Комбит» откажется от лимита с 1 июня. В таком случае необходимо издать приказ об отмене старого лимита кассы. Из нового приказа должно прямо следовать, что в организации больше не будет действовать лимит остатка наличных в кассе. При этом обязательно необходимо прописать в приказе на лимит кассы, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ на лимит кассы не составить, проверяющие на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Второй вариант — ООО «Комбит» и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда необходимо издать приказ о переутверждении старого лимита. Отказаться от соблюдения лимита или выбрать другую формулу для его расчета организация сможет потом в любой момент.

Таким образом, для устранения выявленных нарушений и совершенствования организации учета кассовых операций в ООО «Комбит» рекомендуется осуществление следующих организационных мероприятий:

- в установленном законодательстве порядке вести все обязательные первичные документы, касающиеся данной области учета;