Файл: Основные научные подходы к проблеме коммуникаций в организации.pdf

Работу, связанную с учетом, планированием и организацией труда осуществляют следующие подразделения:

1. Бухгалтерия - ведет аналитический учет основных средств; начисляет амортизацию; производит переоценку; осуществляет учет поступления, движения и выбытия основных средств.
2. Планово-экономический отдел - планирует и рассчитывает потребность в основных средствах, затраты на их приобретение, эксплуатацию, оценивает эффективность их использования.
3. Отдел кадров – занимается вопросами организации труда.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

• разрабатывает штатное расписание;
• составляет годовые, квартальные и месячные планы по труду и осуществляет контроль над их выполнением;
• разрабатывает организационные мероприятия по повышению производительности труда;
• организует и участвует в разработке вопросов учета, планирования, аттестации и рационализации рабочих мест;
• планирует и проводит аттестацию работников по знаниям, касающимся деятельности организации.

В обязанности сотрудников отдела маркетинга и продаж входит:

• анализ внутренней и внешней среды предприятия, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование продукции и услуг, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и услуг и обслуживанию клиентов, продвижение продукции и услуг, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок, разработка стратегии рыночной деятельности предприятия;
• выработка рекомендаций и координация деятельности по формированию и проведению закупочной, сбытовой и сервисной политики ООО «Магнум»;
• осуществление руководства, контроля и координации работ по продаже продукции и услуг;
• оформление заказов потребителей, контроль за их выполнением, работа с жалобами клиентов, консультация покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством продукции и услуг.

Таким образом, весь персонал ООО «Магнум» можно разделить на две группы:

1. Управленцы (генеральный директор, замдиректора, бухгалтерия, сотрудники отделов маркетинга и продаж, планово-экономического отдела, отдела кадров).
2. Рабочие (продавцы и рабочие) – непосредственно связанные с процессом реализации товара.

2.2. Анализ коммуникационных сетей организации

На рис. 4 представлена общая схема коммуникационного процесса в ООО «Магнум».

Рис. 4. Общая схема коммуникационного процесса в ООО «Магнум»

Основные стадии коммуникационного процесса в организации таковы:

1. Кодирование: цель преобразовывается в информационные средства (объявление, выступление).

2. Распространение: происходит распределение носителей, размещение носителей, распределение носителей, контакт адресата с носителем.

3. Контакт: восприятие (сотрудник обращает внимание на обращение) и переработка информации.

4. Воздействие: сотрудник выполняет поставленную задачу.

Средствами коммуникации в ООО «Магнум» являются разнообразные способы кодирования сообщений - устная или письменная речь, выражение лица, интонации, жесты.

Каналами коммуникации в ООО «Магнум» являются личный контакт, телефон, электронная почта, СМС.

Рассмотрим систему коммуникаций в организации «Магнум» (рис. 5).

Рис. 5. Система коммуникаций в ООО «Магнум»

Система коммуникаций в ООО «Магнум» состоит из внешней коммуникационной сети, которая охватывает взаимодействие с государственными органами, потребителями, поставщиками и конкурентами. Коммуникационная сеть внутри организации охватывает взаимодействие руководителя организации с руководителями отделов, которые в свою очередь взаимодействуют с сотрудниками бухгалтерии, отдела маркетинга и продаж, планово-экономического отдела, отдела кадров, продавцами и рабочими. Кроме того, коммуникация осуществляется и на уровне подчиненных.

Инструментами внутренних коммуникаций в ООО «Магнум» являются встречи и совещания, неформальные коммуникации. На рис. 6 показана эффективность инструментов внутренних коммуникаций.

Рис. 6. Эффективность инструментов внутренних коммуникаций в ООО «Магнум»

Анализ диаграммы позволяет сделать вывод, что наиболее эффективным инструментом внутренних коммуникаций в ООО «Магнум» являются встречи и совещания, проводимые руководителем организации с руководителями отделов, которые в свою очередь организуют совещания с подчиненными – сотрудниками отделов.

Коммуникационная сеть в ООО «Магнум» представлена на рис. 7.

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Исполнительный директор

Отдел продаж

Юрисконсульт

Рис. 7. Коммуникационная сеть в ООО «Магнум»

Данная коммуникационная сеть является типом закрытого коммуникативного пространства — «двухступенчатой иерархией», которая представляет собой иерархическую разновидность централизованного обмена информацией через руководителя. В пределах коммуникативного пространства данного типа подчиненные (индивиды или структурные подразделения) направляют информацию только наверх и сверху получают информацию как о деятельности руководства, так и о работе других организационных подразделений или отдельных членов организации.

Барьерами на пути организационных коммуникаций в ООО «Магнум», которые приводят к возникновению трудовых конфликтов, являются:

• Искажение сообщений, которое происходит
• непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях;
• сознательно, когда какой-либо руководитель отдела не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы искажение смысла происходило в его интересах;
• из-за статусных различий.
• Некомпетентность некоторых сотрудников организации - коммуникативная, профессиональная и методологическая.
• Рассогласованность между различными подразделениями и людьми в организации.

Таким образом, анализ коммуникационных сетей в ООО «Магнум» показал, что система коммуникаций в ООО «Магнум» состоит из внешней коммуникационной сети и коммуникационной сети внутри организации. Внутренняя коммуникационная сеть в организации является типом закрытого коммуникативного пространства — «двухступенчатой иерархией». Однако на пути организационных коммуникаций в ООО «Магнум» возникают определенные барьеры.

2.3. Рекомендации по управлению организационными коммуникациями в ООО «Магнум»

Эффективное управление коммуникацией в организации предполагает не только обеспечение функционирования различных коммуникационных каналов, но также использование разнообразных методов, направленных на получение специфической информации.

Наиболее популярными методами сбора информации в организации являются следующие:

• Анализ мнений членов организации по конкретным проблемам для внутреннего организационного использования.
• Обмен информацией во время собраний, совещаний, в период обучения.
• Исследование качества продукции и результативности деятельности.
• Исследование мнений членов организаций и других заинтересованных лиц осуществляется в виде интервью или опросов (анкетирование).^[17]

Интервью — формальный или неформальный разговор. В зависимости от ситуации и цели исследования практикуют индивидуальное или групповое интервью. Его эффективность зависит от того, кто с кем и о чем говорит. Важны компетентность в предметной области, умение слушать и задавать вопросы, умение поддерживать непринужденную атмосферу диалога. Преимуществом этого метода является возможность получения информации в процессе беседы, а также в результате наблюдения за поведением и реакциями собеседников.

Довольно эффективна такая разновидность интервью, разговор (формальный или неформальный) с теми сотрудниками, которые по различным причинам покидают организацию, метод, во-первых, позволяет выявить причины, по которым уходят из структуры; во-вторых, ввиду отсутствия сдерживающих факторов позволяет получить дополнительную информацию о возможных проблемах и противоречиях в организации.

Опрос сотрудников. Существуют два типа опросов: письменный (анкетирование) и устный (например, по телефону). Он осуществляется по заранее подготовленной схеме: вопросы могут быть открытыми (подразумевают самостоятельное формулирование ответа) и закрытыми (в данном случае респондентам предлагается перечень вариантов ответов, из которого следует выбрать один, наиболее точно отражающий мнение конкретного индивида).

Наблюдение является самостоятельным методом получения информации. Наблюдение осуществляется за процессом взаимодействия и общения сотрудников. Исследуются продолжительность, характер, продуктивность. Результаты наблюдений ложатся в основу определения и оценки проблем.

Эффективным методом получения информации относительно мнений, позиций, отношений членов организации, а также степени их компетентности и заинтересованности в той или иной области и проблеме может стать налаживание группового обмена и взаимообмена различными сведениями. Ниже дается краткое определение наиболее популярных и эффективных разновидностей этого метода.

Групповая дискуссия — организация открытого форума по обсуждению конкретной проблемы, выявлению мнений и поиску альтернатив решения.

Техника критического инцидента. Этот метод реализуется, когда созывается собрание наиболее опытных и компетентных сотрудников, каждый из которых описывает случаи из своего опыта, характеризующие наиболее и наименее эффективную деятельность. В результате обмена опытом достигается согласие относительно моделей поведения, которые определяют успех или провал в работе.

МВО (management by objectives) или управление по целям. Этот метод предполагает организацию встреч топ-менеджмента с менеджерами среднего и линейного уровня, на которых в режиме двусторонней коммуникации обсуждаются: (а) цели и задачи организации и ее подразделений; (б) методы измерения достижения целей и выполнения заданий; (в) сроки выполнения заданий. Затем менеджеры среднего и линейного уровня проводят соответствующие встречи со своими подчиненными.^[18]

Дельфийская процедура — эффективный способ исследования проблемы, при котором оказывается минимальное воздействие на участников. Особенностью этого метода является то, что участники процедуры — эксперты в предметной области не собираются в группу и не дискутируют. Они в письменном виде отвечают на заданный вопрос, сохраняя при этом анонимность. Результаты собираются, анализируются; формируется следующая группа вопросов. На эти вопросы эксперты опять отвечают. Процедура продолжается до тех пор, пока все участники не достигнут согласия по ключевым вопросам. Недостатком метода является то, что процедура требует временных затрат.^[19]

Важный аспект эффективного управления коммуникацией - анализ полученной по всем каналам информации в целях дальнейшего совершенствования системы управления и повышения эффективности организационной деятельности.

Анализ силового поля позволяет выявить интересы индивидов, групп и структур (как внутри организации, так и вне ее), которые могут способствовать или препятствовать реализации конкретных организационных целей и задач, особенно в период планирования и проведения организационных изменений.

Анализ заданий — анализ совокупности функций и ролей, которые выполняет тот или иной сотрудник в рамках должностных обязанностей. Этот анализ позволяет выявить проблемные зоны производственной эффективности и личной удовлетворенности от работы, выполняемой конкретным сотрудником. Анализ основан на выявлении потребностей в выполнении определенной совокупности заданий и функций, обеспечивающих эффективность организационной деятельности. Затем осуществляется сравнение организационных потребностей (актуальных и перспективных) с реальным распределением функций и ролей. Такой анализ позволяет составить объективное представление о степени эффективности распределения заданий и полномочий, о вероятном существовании должностей с неоправданно дублирующими функциями. Анализ заданий также позволяет выяснить уровень компетентности и специализации сотрудников, которые нужны организации уже сейчас или понадобятся ей в ближайшее время.