Файл: Построение организационных структур (Методы проектирования структур.).pdf

Также па предприятии формируется основная управленческая единица, занимающаяся маркетингом, которая дает техническую характеристику товара, соответствующего запросам и требованиям потребителей. «Для достижения этой цели формируется подструктура, занимающаяся изучением рынка и запросов потребителей. Если учреждение практикует продажу в кредит, необходимо формирование подструктуры или должности, отвечающей за получение кредитных долгов и т.д. Таким образом, для достижения какой-либо основной цели формируется основная управленческая структура, которая подразделяется на другие подструктуры или должности со своими целями и задачами. Цели и задачи этих единиц соответствуют иерархической лестнице администрации, где каждая подструктура, управленческий уровень или должность имеют свои конкретные задачи. Вся совокупность целей и подчиненных им задач является общей целью предприятия»^[59].

«Другими словами, при формировании управленческой структуры необходимо определить единую цель, которая достигается общими усилиями через деятельность всех структур и подразделений предприятия. Цели каждого руководителя должны обеспечивать достижение цели его непосредственного начальника»^[60]. Цели вырабатываются сверху вниз - по цепи инстанций. Однако просто наличие целей не обеспечит автоматического решения всех проблем. «При установлении целей стремятся предусмотреть возможное будущее, но, поскольку обстоятельства часто меняются, цели, поставленные в прошлом, могут стать неуместными или недостижимыми»^[61]. Поэтому нельзя допускать, чтобы попытки установления ясных целей подавляли непосредственность и ограничивали свободу реакции на новые ситуации. Наоборот, наилучшим образом определенные цели - это те, которые позволяют быть более открытым по отношению к имеющимся впереди возможностям. Если жестко предписанные цели подрывают непосредственность реакции, значит, бесплодное планирование вытеснило творческий подход. Именно в этом суть ситуационного подхода в менеджменте, о котором уже говорилось.

3. Аналитическая основа оптимизации структуры управления ГБУЗ НСО «ГКБ №2»

---

3.1. Характеристика конкретной организации

ГБУЗ НСО «ГКБ №2» - образовано в 1936 году и уже 80 лет успешно работает на рынке медицинских услуг.

На базе современных новых медицинских технологий и медицинского оборудования, предлагает услуги в сфере медицины на широком уровне, эффективное лечение и проведение качественных исследований. Одной из приоритетных и важных задач является, поддержка здорового населения.

На сегодня в ГБУЗ НСО «ГКБ №2» трудится 943 человека. Их зарплата периодически индексируется на основании дорожной карты и выплачивается регулярно.

В настоящее время в медицинском учреждении проводится большая работа по проведению дополнительной диспансеризации взрослого населения, а также все новых, и новых современных технологий известных на рынке медицинских услуг.

3.2 Анализ существующей структуры управления

В данной организации принята линейно-функциональная структура управления. Главной задачей является максимальное получение прибыли от платных услуг и поддержка здорового населения.

Возглавляет организацию главный врач, которого назначает министерство здравоохранения отдельным приказом, реализующего основные функции управления, такие как:

• оперативное управление,
• перспективное развитие,
• планирование,
• финансово-экономическую стратегию.

В должностную инструкцию главного врача входит и кадровая политика, работа с кадрами, работа с экономическими службами.

Должностная инструкция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных средств, формирования актов выполненных работ клиентам, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности. Сдача отчетности, бухгалтерского баланса, отчет перед главным врачом.

Юрист - главной задачей юридического отдела является соблюдение законности в деятельности фирмы, защита ее правовых интересов, информирование обо всех изменениях в законодательстве. Представление интересов и защита организации на судебных делах.

Отдел информационного обеспечения в функции системного администратора входит организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз. Повышение профессионального уровня специалистов по вопросам практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения. Устранение неполадок компьютеров и принтеров.

---

Заместитель главного врача по медицинской части - имеет прямое управления различными отделами, осуществляет рациональную и эффективную организацию труда, доводит до сведения сотрудников информацию путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа.

Заместитель главного врача по поликлиническому разделу – осуществление контроля и эффективности работы поликлинических разделов (врачей-участковых, узких специалистов). Проведение собраний с медицинским персоналом.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей главному врачу напрямую подчинен секретарь, секретарь-машинист, который совмещает функции, такие как документация, корреспонденция, входящие и исходящие письма, ознакомление заинтересованных лиц.

Рассмотрим далее ветви управления заместителей главного врача. Планово-экономический отдел - осуществляет анализ деятельности организации. Составление тарификации, штатного расписания, заключение финансовых договоров с Министерством и другими учреждениями. Подготовка и подписании приказов и протоколов, в том числе и по заработной плате. Составление договоров и расчет калькуляций платных услуг.

Отдел экономического анализа и статистической отчетности – ведение статистических данных, предоставление отчетов в отделы статистики, фонду обязательного медицинского страхования.

Заведующий канцелярией - проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя; проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Присутствует на аппаратных собраниях.

Отдел кадров – приём, увольнение, перевод сотрудников организации. Составление и подписание приказов. Заключение трудовых договоров. Нормирование труда. Составление должностных инструкций.

В подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела:

• материальный склад, работники которого осуществляют прием, распределение и хранение товаров не медицинского назначения от поставщиков, и выдают сотрудникам, согласно требования.
• осуществление погрузо-разгрузочные работ, ремонт сантехники, ремонт зданий и сооружений, устранение внештатных неполадок.
• Аптека, в данном подразделении хранятся медицинские препараты, медикаменты, в строгой безопасности и под отчет.
• сметчик – принимает, рассчитывает, обрабатывает сметные документы и заявки, согласно приказу главного врача.

---

В подчинении у заместителя генерального директора находятся:

• АХО отвечает за уборку и содержание помещений и связанных с ними территорий с учетом санитарных и противопожарных норм. Он организовывает текущий и капитальный ремонт строений, заключает с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи договоры на обслуживание. Он обеспечивает работников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцтоварами, по согласованию с директором - мебелью и оргтехникой.
• Инженер по охране труда - проведение вводного инструктажа по ОТ и ППБ. Разработка инструкций‚ локальных нормативных актов‚ программ обучения по ОТ‚ мероприятий по ОТ. Осуществление контроля за соблюдением безопасных условий труда и промышленной безопасности на строительных объектах. Взаимодействие с контролирующими органами. Проведение проверки знаний у сотрудников. Обучение и аттестация‚ учет и расследование несчастных случаев.
• Главный энергетик - служит для текущего ремонта и ТО элементов электрооборудования. К таким элементам относятся: генераторы, стартеры, прерыватели-распределители и т.д. Кроме того на участке выполняются ремонт электроники, таких как штабелеры и погрузчики.
• Отдел медицинской техники - Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств, выполнение графиков их ремонта. Координирует работу мастеров, рабочих участка и других подчиненных сотрудников.

Исходя из анализа действующей организационной структуры ГБУЗ НСО «ГКБ №2», можно сделать вывод, что в ней отсутствует служба рекламы, в результате чего в организации нет эффективно организованной аналитической деятельности.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления организации наглядно показывает, что руководство предприятия не уделяет внимания совершенствованию. Структура застывшая. И именно это является одной из главных причин того, что учреждение не выдерживает конкуренции частным учреждением, и сдает свои позиции на рынке.

3.3 Анализ действующей регламентирующей документации

В настоящее время в ГБУЗ НСО «ГКБ №2» система набора и подбора кадров как таковая отсутствует. Прием работников осуществляется традиционными способами, такими как объявления в периодической печати, объявление на стенде компании, ярмарку вакансий и через сеть Интернет.

---

Функции отдела кадров при приеме на работу сводятся к предварительной беседе с кандидатом и направление его на собеседование к начальнику отедла, в которое намечен его прием. Положительное или отрицательное решение руководителя подразделения является основанием для приема на работу. Никаких тестирований и собеседований, имеется в виду профессиональное собеседование, с кандидатом не проводится.

При положительном заключении начальника отдела, составляется трудовой договор с испытательным сроком 2 месяца, для адаптации сотрудника. При успешном прохождении испытательного срока, отдел кадров оформляет необходимые документы и готовит приказ главного врача о приеме на работу.

Адаптацией работников практически не занимаются. Вновь принятому работнику не назначается наставник. Такая ситуация не коим образом не способствует резкому сокращению текучести кадров.

Общая численность персонала за последние три года приведена в приложении 14.

Структура персонала ГБУЗ НСО «ГКБ №2» в 2013 году не претерпела существенных изменений по сравнению с 2015 годом. За прошедшие несколько лет мы наблюдаем тенденцию к омоложению персонала нашей компании. Так, с 2014 по 2015 год средний возраст наших сотрудников снизился, составив 41,17 года по состоянию на декабрь 2015 года. При этом большинство составляют работники, находящиеся в наиболее экономически и социально активном возрасте - до 45 лет. Такое сочетание молодых, инициативных работников и опытных, высокопрофессиональных сотрудников, передающих свои знания и умения молодым специалистам, представляет собой оптимальную возрастную структуру персонала. Коллектив состоит из 1257 женщин и 510 мужчин.

В общую численность так же входят работники, которые находятся в декретном отпуске, их 47 человек, из них в административном отпуске – 31 человек. За отчетный период с 01.01.2014 по 31.12.2014 было уволено 49 человек и принят 17 человек.

Как и вся работа с кадрами, процесс подготовки и переподготовки кадров также не имеет системы. Постоянно действующих обучающих тренингов для рабочих в организации нет. Обучение осуществляют в основном путем самообразования.

3.4 Совершенствование структуры управления организации

Как отмечалось выше, учреждение может успешно работать только при наличии рациональной структуры управления. Существующая структура управления должна претерпеть изменения в следующих направлениях:

---