Файл: Информационная модель и её описание.pdf

1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач

Документооборот  неразрывно связан со всем бизнес-процессами на предприятии и, если идет речь об оптимизации  бизнес-процессов , то чаще всего это невозможно без оптимизации документооборота.

Оптимизация документооборота может быть достигнута правильной постановкой процесса и использованием средств автоматизации. [9].

Системы  документооборота  обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

В процессе деятельности ООО «Продукт ИТ» возникает ряд документов:

• Утверждение проекта;
• Первичная связь с заказчиком по проекту;
• Обратная связь с заказчиком по проекту;

Сама же деятельность не могла бы осуществляться должным образом без информации, как:

• Информация о заказчиках;
• Информация об исполнителях проекта.

Все информационные потоки входят в документ «Утверждение проекта» ИС.

Рассмотрим схему действующего документооборота для данных документов на рис. 4.

Рисунок 4 - Документооборот по проекту в проектном отделе.

Анализ затрат на обработку документов приведу в таблице 1.

На основании приведенной таблицы видно, что автоматизация документооборота вследствие внедрения ИС управления и совершенствования портфеля продукции значительно ускорит процесс формирования и обработки документов.

Также ведение документов в электронном виде снизит уровень возникновения ошибок при занесении данных в документы, т.к. планируется, что она (информация) будет заноситься в формы автоматически.

Таблица 1. Оценка затрат на обработку документов.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Система должна предоставлять возможность автоматизации учета проектов в компании ООО «ПРОДУКТ ИТ».

Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому проекту или в целом.

Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых проектов, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).

Условно-постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре предлагаемых услуг по проекту, характеристиках проекта (срок, планируемый бюджет, срочность, риски).

Исходная информация об услугах в рамках проектной деятельности компании ООО «Продукт ИТ»хранится в справочниках. Сведения о заказчиках, менеджерах, проектов хранится в отдельных справочниках и корректируется по мере необходимости.

Учет операций по проектам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.

Управление проектами ведется в разрезе менеджеров, а информация содержится в единой базе данных на сервере, соединение с клиентскими приложениями обеспечивается посредством архитектуры «клиент-сервер».

Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.

Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню. Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.

Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.

Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов . Виды системы кодирования указаны в табл. 2.

Таблица 2

Используемые системы кодирования

Все классификаторы ведутся менеджером.

Классификатор менеджеров.

Структурная формула классификатора:

F = [Фамилия] : [XXXXX] – код менеджера

Пример заполнения - 001234

Классификатор клиентов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код клиента

Пример заполнения - 00001

Классификатор проектов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код продукции

Пример заполнения - 00004

Классификатор договоров.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код договора

Пример заполнения – 00012

Классификатор платежей по проектам.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код платежа по проекту

Пример заполнения – 00012

Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение[4].

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации, основную часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные) такие, как налоговые декларации и другая отчетность налогоплательщиков, и отчетные (выходные) документы, к которым относятся отчетность налогоплательщиков, обработанная и подготовленная для отдела по работе с налогоплательщиками и отдела камеральных проверок.

Внутримашинное ИО – это представление данных на машинных носителях в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей. Внутримашинное информационное обеспечение подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение сотрудниками своих профессиональных обязанностей. Эта область характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его характеристик, свойств.

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
• для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов или унифицированной системы документации;
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

В рассматриваемом случае к информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

Входной информацией для разрабатываемой информационной системы являются данные о, проектах компании, пользователях системы - сотрудниках веб-студии ООО «ПРОДУКТ ИТ».

В качестве выходных данных в разработанной ИС формируются следующие отчеты:

Отчет о состоянии проектов;

Отчеты об утвержденных проектах;

II Проектная часть

2.1.  Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 4.

Рисунок 4 - Информационная модель системы управления и совершенствования портфеля продукции

Информационная модель содержит 4 области:

1. Область входящей информации, в которой указаны документы, информация из которых используется в качестве входной, а также экранные формы для ввода данной информации;
2. Область справочников системы, которая иллюстрирует состав справочников и таблиц информационной системы;
3. Область обработки информации, в которой показано, как входная информация учитывается в системе и в каких таблицах базы данных она сохраняется;
4. Область формирования результатной информации, в которой приведены экранные формы и выходные документы.

Пользователь системы первоначально заполняет справочники системы исходными данными, после чего система готова к работе. Используя входные данные, пользователь формирует содержание таблиц системы. При запросе результатной информации с помощью соответствующих экранных форм хранящаяся в системе информация преобразуется в необходимый вид и представляется в виде результатных документов, которые выводятся в виде экранных форм и могут быть выведены на печать на твердый носитель.