Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Выбор комплекса задач автоматизации ).pdf

Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.

Управлением ООО «Иллона» занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. В обязанности бухгалтерии входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.

Задачами отдела закупок являются: формирование ассортимента товаров;

поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.

Менеджеры по сбыту готовят необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролируют деятельность склада, следят за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

Продавцы – консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т. д.

В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия — малого, среднего или большого — оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.

Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис.2).

Рис.2. Бизнес - процесс продажи товаров.

Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно – суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на (рис.3).

Рис.3. Обобщенная модель управления продажами на предприятии.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Планирование продаж – процесс разработки тактических планов, способствующий достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент – ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации, каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.

Управление торговыми процессами в филиале ООО «Иллона» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между филиалом и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных «1С: Предприятие 8. Управление торговлей» входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей: • Анализ товародвижения. • Анализ работы с покупателями. • Финансовый калькулятор директора. • Загрузка данных из файлов.

Рис.4. Преимущества АИС управление продажами.

Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия. Это наглядно видно на (рис.4).

Автоматизированная информационная система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.

Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет – заказов:

1)создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;

2)предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности сотрудников при решении аналитических задач;

3)автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.

4)осуществление графической оценки ситуации;

5)обновление промежуточной информации в процессе работы системы.

Предпосылками внедрения информационно аналитической системы:

1. сложность использования больших объемов информации на бумажных носителях;
2. низкая оперативность работы менеджеров и аналитиков;
3. проблемы в организации совместной работы над информацией;
4. возможная потеря информации, ненадежность хранения;
5. отсутствие преемственности экспертной деятельности;
6. большое количество рутинных операций.

Что даст внедрение системы:

• • повышение эффективности управления компании;
  • более результативная работа и оптимальное использование рабочего времени;
  • обеспечение стабильности информационного потока;
  • повышение эффективности использования трудовых ресурсов и повышение производительности труда сотрудников предприятия;
  • электронная форма хранения;
  • предотвращение утечки и порчи важной конфиденциальной информации различного характера (финансово-экономическая, служебная – для внутреннего использования и другой вид ценной информации)
  • высокая надежность хранения информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что данный комплекс задач на пример учета продаж, имеет значимую экономическую сущность. Это снижение затрат предприятия и рост экономических показателей в результате увеличения производительности труда работников, что ведёт к сохранению конкурентоспособности и росту экономической эффективности деятельности компании.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно – справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Для того чтобы рассмотреть информационную модель, следует произвести декомпозицию комплекса на отдельные задачи, выделить взаимосвязи между входными, промежуточными и результатными информационными потоками.

Применительно к комплексу задач автоматизированной информационной системы управления продажами модель предназначена для структурного представления движения информационных потоков с момента поступления входной информации в учебный отдел до момента выдачи выходных форм в соответствующие подразделения.

Современную практику проектирования программного обеспечения нельзя представить без применения визуальных моделей. Моделирование является центральным звеном всей деятельности по созданию качественного программного продукта.

Модели необходимы для понимания и осмысления структуры и поведения будущей системы. Они облегчают управление процессом создания системы, позволяют документировать принимаемые проектные решения, являясь основой взаимодействия участников проекта и гарантией корректности архитектуры будущей системы.

Проблемы автоматизации визуального моделирования породили потребность в программно – технологических средствах специального класса CASE – средствах. CASE– технология представляет собой совокупность методов проектирования программного обеспечения, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех стадиях разработки и сопровождения ПО и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Современный подход для построения схемы данных и её описания сводится к использованию CASE – средств. Современные CASE – средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС (информационных систем): от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.

Как известно, наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE – средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени. Графические средства моделирования предметной области позволяют в наглядном виде изучать ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.

Существует несколько подходов к проектированию ИС. Одним из наиболее приемлемых является структурный подход к проектированию ИС. Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу – вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространёнными, среди которых являются следующие:

SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;

DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;

ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность – связь".

На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру программного обеспечения: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм.

Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.