Файл: Особенности коммуникаций в организации (Методы оценки эффективности коммуникаций).pdf

Исследования большей части организационных структур убедительно доказывают, что коммуникация способствует в большей степени формированию конкретной организации как некого целостного организма. Любой руководитель по сути дел заинтересован в росте качества коммуникаций.

Абсолютно любая организация не может существовать изолированно, она должна взаимодействовать со своей внешней средой. И вследствие того, какие именно факторы данной среды могут в большей степени влиять на деятельность предприятия и ее результаты, может зависеть характер и способы ее последующих коммуникаций.

1.2 Методы оценки эффективности коммуникаций

Способность человека к коммуникационной деятельности, особенно с применением языка, является достаточно более обширной, чем абсолютно у любого другого животного. Процесс коммуникации во времени и пространстве чрезвычайно расширил свои возможности в последние десять-двадцать лет с приобретением информационных технологий и новых средств массовой коммуникации, а также механизации транспорта [4].

Процесс коммуникационной деятельности человека может быть определен как определенное движение некоторых смыслов в конкретном социуме [4]. Он в то же время представляет собой достаточно необходимую предпосылку для становления, формирования и функционирования почти всех социальных систем, ибо именно он обязан обеспечивать связь между людьми и их группами, с его помощью становится возможной связь между разными поколениями, процесс накопления и трансляции социального опыта, а также его обогащение, согласование совместной деятельности и трансляция культуры [4].

Именно благодаря коммуникации происходит процесс управления, поэтому она являет собой ко всему перечисленному выше еще и социальный механизм, с помощью которого формируется и реализуется институт власти в развитом обществе.

Коммуникация собственно это определенный процесс обмена некоторыми сообщениями, определенной информацией между различными личностями, группами, общностями, организациями [6, c. 112].

Процесс развития и становления человеческой культуры и эволюция социальных коммуникаций в обществе не просто взаимосвязанные процессы, а подчас и процессы, которые совпадают друг с другом, ибо коммуникация «есть органическая часть культуры». Данное обуславливает стадии развития социальных коммуникаций, совпадающих со стадиями движения культуры общества в целом.

Задача коммуникаций, как правило, может сводиться к определенному изменению возможной стратегической позиции в жизни конкретного предприятия, ее коммуникационные идеалы и миссию на организационном, производственном и функциональном уровнях [6, c. 113].

Управляющие должны достаточно четко понимать, как именно они хотят позиционировать собственную продукцию и услуги не только для потребителя, но и для исполнителей, выделяя достаточно четко определенные ключевые группы в обществе, и понимать, каков на данном этапе имидж предприятия. Важно прорабатывать определенный комплекс инструментов по формированию собственно корпоративного имиджа, который мог бы быть доступен и общественности, и при этом тщательно фиксировать развитие определенного корпоративного имиджа у действующих конкурентов, включая его изменения [4].

В рамках данных средств обычно обозначают:

• определение коммуникационных задач;
• формулирование подходящего сообщения (сообщений);
• выбор средств и планирование;
• организация (координация) действий [4, c. 39].

Базовая цель любых корпоративных коммуникаций – уменьшение определенного рода разрыва между требуемым и фактическим имиджем определенной компании; формирование достаточно целостного ее образа, проектирование и дальнейшее применение определенных рекомендаций по грамотной координации основных внутренних и внешних организационных коммуникаций, а также последующий контроль и менеджмент процесса коммуникаций [4, c. 40]. В целях реализации основных целей компании PR может включать и определенного рода маркетинговые коммуникации.

Индивидуальность любой организации − это некая стратегически проектируемая и тактически в практике применяемая самопрезентация внутрикорпоративного «я», которая базируется на желаемом имидже.

Любая организация, как подчеркивалось выше, имеет собственные коммуникационные каналы и сети. Направление информационной связи между двумя индивидами, группами или организациями может быть обозначено как некоторый «коммуникационный канал» [23, c. 87].

Сети в рамках коммуникаций начинают развиваться тогда, когда некоторое количество объектов оказываются связанными вместе определенными каналами.

Коммуникационная сеть формирует определенную связь между сотрудниками, и между высшим менеджментом организации и каждой отдельной производственной единицей на предприятии. У сетей коммуникации выделяется достаточно разная конфигурация на разных предприятиях.

Основная задача выбора конкретного вида сетей коммуникации раскрывается в том, чтобы применяемый вариант их структуры отвечал важным условиям конкретного предприятия и определенному характеру проблем, стоящих перед конкретным предприятием [23, c. 88].

Практически любая компания должна с определенной периодичностью оценивать «приземленность» собственных коммуникационных сетей. Важно обращать определенное внимание при рассмотрении на следующее:

• все ли сотрудники включены в процесс организационных коммуникаций (в случае, когда кто-либо не включен, то он скорее всего будет лишен определенной возможности приема важной управленческой информации);
• не имеют ли перегрузки каналы коммуникаций и не нужно ли в данный момент увеличить их общее число (перегрузка определенных каналов информацией может привести в итоге к определенному нарушению некой очередности работы с информацией, формированию ошибок, которые в последующей работе не представиться возможным устранить);
• можно ли назвать данные коммуникационные сети экономичными (при большом количестве адресатов возможно удлинение процессов коммуникаций, выбор слабо эффективных направлений может способствовать определенным искажениям и соответственно последующему удорожанию сетей);
• не выступает ли скорость трансляции сообщений медленной (низкая скорость передачи информации как следствие может привезти к увеличению например определенных запасов на складах, ибо вовремя не было сообщено о каналах продажи, колебаниям в выпуске продукции и прочему) [23, c. 88-89].

Ученые [21; 23; 24] связывают общую эффективность коммуникаций с рациональностью выбранной структурой организационного управления на конкретном предприятии.

Основные коммуникативные каналы достаточно много находят свое применение на предприятиях с иерархической структурой менеджмента. В процессе развития предприятия растет и определенная протяженность каналов внутренних коммуникаций, что, как правило, может привести к росту определенной вероятности малой эффективности конечной коммуникации [4].

Официальные каналы коммуникации могут позволять в определенной степени упорядочивать и ставить рамки в конкретных информационных потоках, вследствие чего сотрудники, которые получают информацию только от непосредственных руководителей или подчиненных, скорее всего, будут действовать без окончательной картины текущих в организации событий [2].

Данное обстоятельство выступает серьезным ограничителем эффективности официальных каналов трансляции информации в процессе решения нестандартных проблем, которые требуют в общем то творческого подхода.

В сетях централизованного плана информация как правило может стекаться к сотруднику с ключевым положением в решении данного вопроса или группе [2].

В сетях же децентрализованного типа большая часть сообщений может проходить вне центра. Человек, который находится в центре определенной сети, получает некоторую возможность в большей степени эффективно получать и транслировать достаточно структурированную информацию. Но в процессе выполнения заданий в условиях относительной неопределенности эффективность структур централизованного плана достаточно резко снижается.

В случае, когда большая часть информации транслируется в центр, менеджер (определенная управляющая группа) может буквально «потонуть» в информационных потоках данных, и в общем то не имеет нормальной возможности грамотно отреагировать на спонтанные проблемы, при том что «периферийные» сотрудники ожидают его решений. Вследствие этого для рассматриваемой ситуации в основном целесообразна форма так называемой коммуникативной «паутины», при которой сотрудники при определенных обстоятельствах могут обратиться и в центр, и к собственным коллегам [4].

Касательно общей структуры менеджмента в конкретной организации, и статуса коммуникаторов определённая внутренняя организационная коммуникация может выступать как на горизонтальной, так и вертикальной.

Коммуникации организационно-горизонтальные подразумевают коммуникации между сотрудниками одинакового статуса или уровня в организационной иерархии. Примером может служить коммуникация между замом главы компании, некоторыми членами совета директоров фирмы. Чем собственно выше степень децентрализации управления коллективами, тем выше значение горизонтальных коммуникаций [4].

Организационные коммуникации вертикального плана в основном происходят между людьми, которые стоят на достаточно различных ступеньках иерархии на конкретном предприятии. Например, между шефом и подчиненными сотрудниками.

Ученые [4; 14; 19] отмечают, что для того, чтобы определить, каким собственно образом в жизни конкретной организации сотрудники получают информацию, дающую им определенную возможность качественно выполнять свои задачи, можно прибегнуть к уже ставшему хрестоматийным различению формальных и неформальных коммуникаций в процессе организационного развития.

К формальным коммуникациям относят те, которые формируются официальным руководством организации. В основном данный тип коммуникаций устанавливается определенными нормативными актами, с одновременным указанием и источников получения конечной информации и направления ее движения в организации, и так же у данной информации заранее определяется содержание и форма контента [19, c. 215].

Но официальные коммуникации не обязательно могут осуществляться в исключительно письменном виде: в некоторых случаях они могут быть и устными.

В основном официальных характер их может определяться тем обстоятельством, что они формально предусмотрены и могут осуществляться согласно правилам, которым в основном подчинена деятельность данной организации (к примеру, по правилу, по которому информация в основном продвигается по иерархической прямой) [19, c. 215].

Ученые отмечают, что можно в общем то привести достаточно большое количество примеров официальных коммуникаций именно в устной форме. Получил достаточно большую известность пример время от времени созываемых совещаний менеджеров определенных структурных подразделений. Большая часть руководителей центральных ведомств и больших учреждений почти каждое утро стараются собрать своих ключевых сотрудников в целях обмена информацией [19, c. 220].

Процесс коммуникации может представлять собой определенную предпосылку формирования, развития и последующего изменения в процессе функционирования большинства социальных систем, вследствие чего именно он может обеспечить определенного рода связь между людьми и их группами, выделяет как возможную связь между некоторыми поколениями, трансляцию определенного социального опыта, его насыщение, последующее разделение труда и некоторый обмен его продуктами, формирование совместной деятельности, трансляцию определенной культуры [14, c. 171].

Именно благодаря коммуникации происходит процесс управления, вследствие чего она представляет в добавление в выше сказанному и определенный социальный механизм, с применением которого функционирует власть в обществе.

В той степени, чем более сложными становятся разнообразные процессы в обществе, социальных организациях и институтах, и чем больше в связи с этим формируется некоторый объем информации, включая научную, политическую, бытовую и прочие, тем более основополагающую роль в вопросах управления начинает занимать определенного рода социальная коммуникация [14, c. 172].

Внутренняя коммуникация как таковая представляет собой определенный сложный многокомпонентный процесс, в который входят следующие компоненты:

• субъекты процесса коммуникации - коммуникатор и реципиент;
• инструменты коммуникации, к которым относят некоторый код, применяемый для трансляции информации в форме некоторого знака (к которому можно отнести слова, картины, и пр.), а также определенные каналы, по которым транслируется определенное сообщение от коммуникатора к реципиенту (в роли канала может выступать интернет, телефон, радио, письмо и пр.);
• определенный предмет коммуникации (конкретное явление, происшествие и т.п.) и выражающее его сообщение (некая статья, ролик в интернете, тв сюжет и т.д.);
• некоторые коммуникационные эффекты, которые могут быть выражены в определенном изменении внутреннего состояния субъектов процесса коммуникации, в их взаимодействиях или в их действиях после коммуникации [15, c. 104-105].