Файл: Построение организационных структур (Анализ деятельности Туристической компании ООО «Вояж»).pdf

В обязанности бухгалтерской службы входит ведение личных дел всех сотрудников турфирмы, начисление и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача заработной платы.

Сотрудники рекламного отдела отвечают за планирование рекламных компаний, продвигающих услуги фирмы на рынок.

Целью управления персоналом является достижение заданного уровня эффективности деятельности персонала при условии минимизации затрат.

Поиск, подбор и найм персонала осуществляет руководство турфирмы «Вояж» в основном на основании личных связей и знакомств.

Прогноз потребности в кадрах не производится. Карьерное планирование не производится, перемещение кадров происходит по результатам увольнения сотрудников.

В фирме разработана и действует система материального стимулирования персонала в виде системы премий и бонусов по результатам работы. Мероприятия по обучению персонала не проводятся.

Работа по улаживанию трудовых споров и конфликтов не ведется, обследования психологического климата в фирме не осуществляется.

Отдел кадров в организационной структуре фирмы отсутствует. Это объясняется тем, что до настоящего времени организация не ощущала потребности в профессиональной реализации функций по управлению персоналом, так как находилась на начальном этапе своего развития.

Работа с персоналом минимизирована и заключается в разработке и корректировке системы мотивации, расчете заработной платы, подборе персонала.

В настоящий момент регламентных документов, регулирующих работу персонала фирмы, является типовой трудовой договор, в котором описываются должностные инструкции сотрудников (формально).

Следует разработать «Положение о структурном подразделении» - основной нормативный документ, регламентирующий назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения.

Положение о структурном подразделении позволяет официально закрепить рациональное распределение функций между подразделениями. В противном случае, может возникнуть ситуация, когда некоторые функции дублируются, а некоторые «провисают», так как никто не отвечает за их выполнение.

Должностные инструкции являются основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Должностные инструкции должны разрабатываться по каждой должности в соответствии со штатным расписанием. Должностные инструкции позволяют распределить должностные обязанности между работниками, четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами.

Под внутренним трудовым распорядком понимается порядок выполнения сотрудниками работы у нанимателя. Наличие правил внутреннего трудового распорядка для каждого предприятия обязательно. Они направлены на установление трудового режима, который обеспечивает не только надлежащую трудовую дисциплину, но и соответствующую организацию труда, направленную на достижение эффективной работы коллектива.

Правила внутреннего трудового распорядка турфирмы «Вояж» содержат следующие разделы: порядок приема и увольнения работников; обязанности работников и нанимателя; продолжительность рабочего времени и порядок его использования; определение применяемых видов поощрений за успехи в работе и мер дисциплинарной ответственности работников за нарушение трудовой дисциплины. В соответствии с правилами внутреннего распорядка руководство турфирмы устанавливает графики сменности, отпусков и др.

Правила внутреннего распорядка турфирмы «Вояж» размещены на видном месте для всеобщего обозрения. Вновь принимаемые работники ознакомляются с ними под роспись.

Культура предприятия складывается из множества норм, правил и ценностей, которыми оно руководствуется в своей деятельности. Культура охватывает существующую на предприятии систему отношений между людьми, распределение власти, стиль управления, кадровые вопросы, определение перспектив развития. Достигнутый уровень культуры может помочь предприятию грамотно работать, отсутствие культуры, напротив, будет препятствовать нормальной реализации его делового поведения. Все здесь имеет значение — начиная от оформления офиса и заканчивая тем, какую реакцию сотрудников вызывает тот или иной вариант маркетинговой стратегии.

Поскольку культура предприятия не имеет явно выраженного проявления, то ее достаточно сложно изучать. Однако есть несколько устойчивых моментов, которые важно прояснить.

Во-первых, для предприятий с высокой культурой характерно подчеркивание важности людей, работающих на них. Такие предприятия уделяют большое внимание разъяснению своей фирменной философии, пропаганде своих ценностей.

Во-вторых, о культуре предприятия можно судить по тому, как оно строит взаимоотношения с конкурентами и относится к своим сотрудникам.

В-третьих, представление о культуре предприятия дает наблюдение того, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как построена система карьеры и какие критерии используются для продвижения сотрудников по службе.

В-четвертых, пониманию культуры способствует изучение того, существуют ли на предприятии устойчивые заповеди, неписаные нормы поведения, насколько об этом осведомлены все сотрудники и насколько серьезно они к ним относятся. Если сотрудники хорошо осведомлены об истории фирмы, серьезно и с уважением относятся к ее правилам и символам, то можно с большой степенью вероятности предположить, что предприятие обладает высокой культурой.

В турфирме «Вояж» существует система устоявшихся норм, правил и ценностей:^[48]

1. Мы работаем в сфере услуг.

Клиенты — важнейшие фигуры в нашем деле.

Они оплачивают нашу работу.

Наша обязанность - удовлетворить их нужды.

1. Наш продукт — польза для клиентов.

До, во время и после путешествия мы должны обеспечивать качество для наших клиентов.

3. Мы желаем конкуренции. Благодаря ей мы должны стать лучше.

4. Мы умеем учиться:

- у наших партнеров;

- у наших конкурентов.

5. Мы все — одна команда, помогаем другим и друг другу.

6. Мы хотим достичь успеха на мировом рынке.

7. Успех мы понимаем как:

- удовлетворенность наших клиентов;

- доходы для наших владельцев;

- перспективы для каждого из нас.

Деятельность фирмы «Вояж» поддерживается самыми современными компьютерными технологиями, позволяющими оперативно подобрать тур, удовлетворяющий требованиям клиента (здесь применяются и специальные поисковые туристские системы, и системы Оп-Line бронирования, и анализ электронной рассылки, производимой туроператорами), и быстро его оформить с использованием баз данных отелей, операторов, аэропортов и так далее, с получением на выходе всего набора документов для туриста, включающего договор-заявку, договор, информационный лист, памятку по стране пребывания и другие документы. Турист при этом не теряет время на ожидание оформления документов.

Пользователям предоставляются электронные альбомы с наглядными фотографиями тех отелей, в которых побывали менеджеры турфирмы, что намного достовернее, чем информация в каталогах туроператоров и в Интернет.

Таким образом, рассмотрев систему организационной структуры туристической компании ООО «Вояж», можно смело сделать вывод, что данный тип руководства мы отнесем к системе линейной организации.

На указанном рисунке представлена существующая модель управления туристической компанией ООО «Вояж».

Как мы уже отмечали в 1 главе данной работы, у каждой системы управления есть свои достоинства и недостатки.

Бесспорно, в рассмотренной нами компании, численный состав который не превышает и 20 человек, подобная система управления имеет право на жизнь, однако нельзя забывать, что развитие всех направлений деятельности турфирмы «Вояж» осуществляется в достаточно сложных условиях, поскольку для предпринимательской деятельности в области туризма в последние годы характерна очень высокая степень конкуренции. Тем не менее, турфирма смогла занять собственную нишу на рынке туриндустрии г. Раменское, сформировать пока не слишком большую, но все же собственную клиентскую базу, в которую входят как индивидуальные, так и корпоративные клиенты.

Сильными сторонами, которые помогают Туристической компании ООО «Вояж» «держаться на плаву» несомненно являются: и простая, но хорошо отлаженная организационная структура компании; сплоченность и опытность команды управления и возможность решать намеченные задачи и осуществлять планы перспективного развития компании; правильно сформулированные и достаточно эффективно реализуемые цели и задачи организации.

Слабыми сторонами внутренней среды турфирмы «Вояж» являются: отсутствие в организационной структуре отдела кадров; отсутствие таких важных локальных документов как Положения о структурном подразделении, которые позволят официально закрепить рациональное распределение функций между подразделениями турфирмы.

Заключение

В результате проведенного исследования в данной работе можно обобщить следующие выводы.

Организационная структура управления - это совокупность устойчивых связей элементов, обеспечивающих ее целостность и упорядоченность.

Организационная структура управления - это определенная упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения целей.

Организационная структура управления - это состав (специализация), взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления.

Структура управления должна обеспечить надежное функционирование системы в целом. Структуру управления обычно характеризуют с помощью таких понятий, как сложность, уровни формализации и централизации, механизмы координации.

Когда организация достигает некоторой величины и уровня сложности или когда в ней чрезмерное количество работающих, прямой контроль и взаимное согласование становятся уже неэффективными. Становится необходимой некоторая формальная структура - разделение на отдельные единицы, делающие возможными координацию всех усилий.

Иерархические организационные структуры (называемые порой формальными, механическими, бюрократическими, традиционными) характеризуются жесткой иерархией власти в компании, формализацией используемых правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в деятельности.

Адаптивные организационные структуры (называемые органическими) характеризуются размытостью иерархии управления, небольшим количеством уровней управления, гибкостью структуры власти, слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией принятия решений, широко определяемой ответственностью в деятельности.

На примере туристической компании ООО «Вояж» мы рассмотрели особенности ее организационной структуры управления.

ООО «Вояж» - это известная, пользующаяся уважением и доверием заказчиков компания, которая в непростых рыночных условиях не просто выживает, но активно развивается, постоянно совершенствуя технологии выполнения работ, мастерство и квалификацию сотрудников.

Все сотрудники организации ориентированы на то, чтобы не просто работать, а работать творчески, с чувством ответственности, качественно и в установленные сроки.

В компании принят демократический стиль управления. Производственная деятельность организуется во взаимодействии руководителя и подчиненного. Основными принципами организации деятельности выступают коллегиальность и поощрение инициативы.

Вместе с этим необходимо особо подчеркнуть, что организация без структуры управления неизбежно обратится к политиканству и фаворитизму в вопросах повышения в должности и продвижения, без точного описания должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе.

Руководители уделяют большое внимание принципам и методам построения структур управления, а так же требованиям к организационным структурам. Таким как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость и устойчивость структуры управления. Придерживаясь этих требований и принципов, организация сможет достичь цели и выполнить поставленные задачи с высокой эффективностью, то есть активно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, таким образом, удовлетворяя потребности клиентов.

В ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием организационных структур управления, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации. Эти модели будут смешанными и неоднородными, что даст толчок к новым исследованиям в данной области. Таким образом, теория менеджмента по пополнится новыми формами построения организационных структур.