Файл: Особенности коммуникаций в организации..pdf

Большую часть рабочего времени многие менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами.

По данным А. Мейрабиана лишь 7% сообщений определено их вербальным содержанием, 93% имеет невербальную природу, из которых 38% определено модуляцией голоса, а 55% - выражением лица.

Невербальные коммуникации - сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации - позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются существующими регламентами:

- организационными (схема организационной структуры),

- функциональными (положение об отделах и службах, содержащее раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов.

По данным некоторых исследователей слухи по меньшей мере на 75% являются точными.

Информация по каналам передается по вертикали - сверху вниз, снизу вверх, а также в горизонтальной плоскости.

Неформальное общение также несет в себе различную мотивацию.^[7]

Нисходящие коммуникации - коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации - коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к руководителю.

Горизонтальные коммуникации - коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации - коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено. Существуют также вертикальные коммуникации.^[8]

---

Межличностные коммуникации. Эффективность межличностных коммуникаций зависит прежде всего от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от своей компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

Доверие получателей к отправителю как к руководителю, так и к личности - также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем. Получатель может признавать его и выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, системы ценностей и т.д. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Характеристики эффективной обратной связи следующие:

а) Направленность. Цель эффективной обратной связи - улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

б) Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

в) Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

---

г) Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качества своего труда.

д) Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

е) Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

ж) Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать. При визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица ее получателя.

з) Надежность и достоверность характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные измерения в действиях подчиненного.^[9]

В процессе общения в различных ситуациях и между разными участниками коммуникационного процесса всегда присутствуют барьеры на пути эффективных коммуникаций.^[10]

Выводы по главе 1.

Теоретический анализ проблемы коммуникаций в организации позволил сделать вывод о том, что коммуникация – это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых - формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов.

Коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.

Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

2. Исследование особенностей коммуникаций в организации

---

2.1. Организация и методы исследования

Исследование проходило в рекламной компании «DoMax».

В организации работает коллектив творческих людей, которые предоставляют следующие услуги:

1. Изготовление рекламы:

- изготовление вывесок и световых коробов любой сложности;

- изготовление указателей и дверных табличек;

- оформление витрин, фасадов, торговых    павильонов;

- оклейка автомобилей рекламной информацией.

2. Реклама на автобусах, реклама в автобусах;

3. Печать баннеров;

4. Комплексные услуги. Это решение любых ваших задач по рекламе и продвижению.

5. Также разработка дизайна:

 - отрисовка дизайна с нуля;

- правки и доработки;

- подготовка макета к печати;

 - отрисовка персонажей и создание логотипов.

6. Монтаж рекламы:

- монтаж рекламных конструкций и баннеров;

- ламинация и оклейка пленкой стекол, стен;

- монтаж и замена светодиодной подсветки;

- ремонт и клининг существующей рекламы.

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями сотрудников в организации «DoMax», было установлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между сотрудниками организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

- невнимательность, причиной которой является усталость;

- отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей;

- потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи;

- отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их;

- страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения;

- информационные перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема.

В эксперименте приняли участие 12 сотрудников рекламного агенства.

Цель исследования: изучить особенности коммуникаций в организации.

Гипотеза исследования: уровень коммуникаций сотрудников зависит от степени психологического климата коллектива организации.

Методики исследования:

1. Тест «Оценка уровня общительности» В. Ф. Ряховского.

2. Диагностика психологического климата в малой производственной группе (В. В. Шпалинский, Э. Г. Шелест).

---

Рассмотрим детальнее используемые методики.

1. Тест «Оценка уровня общительности» В. Ф. Ряховского, см. Приложение 1.

Цель теста: оценить общий уровень общительности.

Инструкция: Вашему вниманию предлагается несколько простых вопросов. Отвечайте быстро, однозначно: "да", "нет", "иногда".

Обработка результатов:

«Да» - 2 очка, «иногда» - 1 очко, «нет» - 0 очков.

Полученные очки суммируются, и по классификатору определяется, к какой категории людей относится испытуемый.

Критерии оценки:

30 - 32 очка – очень низкий уровень. Вы явно некоммуникабельны.

25 - 29 очков – низкий уровень. Вы замкнуты, неразговорчивы, предпочитаете одиночество.

19 - 24 очков – ниже среднего уровень. Вы в известной степени общительны и в незнакомой обстановке чувствуете себя вполне уверенно.

14 - 18 очков – средний уровень. У Вас нормальная коммуникабельность.

9 - 13 очков – выше среднего уровень. Вы весьма общительны (порой, быть может, даже сверх меры), любопытны, разговорчивы, любите высказываться по разным вопросам, что, бывает, вызывает раздражение окружающих.

4 - 8 очков – высокий уровень. Вы, должно быть, «рубаха-парень». Общительность бьет из Вас ключом.

3 очка и менее – очень высокий уровень. Ваша коммуникабельность носит болезненный характер.

2. Диагностика психологического климата в малой производственной группе (В. В. Шпалинский, Э. Г. Шелест), см. Приложение 2.

Диагностика психологического климата в малой производственной группе (В. В. Шпалинский, Э. Г. Шелест), (см. Приложение 1).

Цель: изучить психологический климат в малой производственной группе.

Инструкция к тесту:

«Перед вами опросник с двумя колонками с противоположными по смыслу суждениями. Каждое из них – своеобразный параметр психологического климата первичного коллектива. В левой колонке – суждения, соответствующие признакам здорового психологического климата, в правой – антипод каждого суждения.

Между антиподами пятибалльная шкала. Чем ближе к левому или правому суждению в каждой паре вы сделаете отметку, тем более выражен данный признак в вашем коллективе. Средний ответ «3» является промежуточным, свидетельствующий о наличии обоих признаков».

Обработка и интерпретация результатов теста:

Итоговые показатели психологического климата по данной шкале находятся в диапазоне от 65 до 13 баллов.

- Высокой благоприятности психологического климата соответствуют показатели в диапазоне 42-65 баллов;

- Средней благоприятности - 31-41 балл;

---