Файл: Особенности коммуникаций в организации..pdf

Формирование каналов коммуникации внутри организации. На Западе данный аспект труда топ-менеджмента причисляется к «внутреннему» (внутриорганизационному, внутрикорпоративному) PR - внутрикорпоративным связям с общественностью.

Характерной проблемой внутрикорпоративной коммуникации представляется неполная информированность сотрудников. Как результат - отсутствие взаимопонимания в рабочей группе, инциденты и сопротивление политике управления.

Дело даже не в нехватке информации вообще, а в ее несовпадении важным для индивида факторам. К ним можно отнести цели фирмы, востребованность инициативы с мест, вероятность профессионального развития в организации. В организации с высоким корпоративным IQ (по определению Гейтса) обоюдный обмен информацией более результативен. Все работники отлично информированы по поводу корпоративных целей.

С внутрикорпоративной коммуникацией сопряжен еще один очень важный вопрос, имеющий прямое отношение к умственной собственности. Коммуникация, в согласии с ранее выделенным определением, является обменом информацией, познаниями, умственной собственностью.

Интеллектуальная собственность - это не только патенты и торговые марки. За ними стоит индивид, его разум, интеллект. Интеллект несравним ни с каким другим видом собственности. И как собственность он ставит перед бизнесом новейшие проблемы, разрешать которые возможно при помощи внутрифирменной коммуникации.

К умным индивидам - тем, кто формирует и поддерживает умственную собственность организации, - необходимо относиться как к ценности. Однако, в отличие от иных нематериальных активов, которые также составляют корпоративную ценность, сотрудники имеют возможность уйти с организации.

Чтобы у них не появлялась подобная потребность, только материальной стимуляции недостаточно. Предоставить настоящим и возможным «баллам гейтсам» систему участия в прибылях и обретении акций, наделить их определенными правами собственности, обещать им стабильную нужду и окружить их неформальной заботой и вниманием - все это может гарантировать внутриорганизационная коммуникация и правильное руководство ею.

Недаром к кругу внутрикорпоративной коммуникации профессионалы причисляют бизнес-консультирование, организационно-психологический консалтинг, работу формальной и неформальной структуры организации, формирование институциональных форм PR (пресс-службы, отдела департамента руководства по связям с общественностью).

---

Создание каналов коммуникации внутри организации устанавливается рядом определенными принципами, достигается определенными способами и инструментами. К ним причисляют: внутрифирменные издания (газеты, журналы); листовки; аудио - и визуальные способы; «горячий телефон»; доски объявлений; каналы межличностного (делового и неофициального) контакта.

Создание каналов коммуникации во внешней среде организации является очень важным направлением коммуникационного менеджмента и обеспечивает определенные технологии, которые следует проанализировать дальше.

Необходимо указать, что применение коммуникативного ресурса в менеджменте познаний, как и сам менеджмент познаний, ведет увеличивающуюся полезность самого коммуникативного ресурса и его повышающую возможную производительность: чем больше участников коммуникационного процесса, тем больше ценность любого контакта; чем больше коммуникационных контактов, тем больше полезность и экономический эффект от любого конкретного контакта.

Эффект сетевого взаимодействия проявляется в применении отработанных коммуникацией шаблонов. Например, выгоды от применения английского языка как нематериального актива компании увеличиваются собственно потому, что данный язык применяют контрагенты, клиенты, инвесторы и много иных индивидов, которые входят в круг интересов компании. А заниматься формированием, поддержанием и защитой репутации выгодно потому, что это оборачивается увеличением капитализации.

К стандартам, отработанным коммуникацией, возможно причислить связь производителей брендов с собственными потребителями. Любой потребитель брендированного товара заранее уверен, что качество продукции отличное; что дизайн служит отображением корпоративной мудрости изготовителей данной продукции; что обладание данными продуктами увеличивает социальный статус потребителя, переводя его на наиболее высокий общественный уровень.

Наконец, при руководстве коммуникацией компания сталкивается с экстерналией. Заботясь о собственной репутации, о прозрачности собственного бизнеса, улучшая бренд и т. п., собственники и менеджмент компании гарантируют себе постоянный инвестиционный климат, приток профессиональных кадров, завоевывают расположение возможных потребителей.

Внешний сетевой эффект очень заметен при разрешении экономических вопросов неэкономическими способами, когда появившиеся ситуация регулируется при помощи этических кодексов, кодексов корпоративного руководства, когда становятся актуальными организационные ценности компании.

---

Управляющие организации должны понимать важность свободного обмена познаниями, то есть поддерживать самые разные методы коммуникации. И в данной связи, возможно, сделать один вывод: лидер обязан принимать участие в управлении познаниями через результативную коммуникацию.

Гейтс Б. в собственном труде «Бизнес со скоростью мысли» приводит в пример президента автомобильного производства корпорации Ford Жака Нассера, который раз в неделю посылает электронные почтовые письма 89 тысячам собственных подчиненных по всему миру. В них он делится с работниками новостями - как хорошими, так и плохими. Кроме отправителя, никто данные письма не меняет, мало того, он лично читает ответы, которых каждый месяц приходят некоторое количество сотен. Президент сам отдает поручения собственным помощникам, если необходимо продолжить переписку.

Компания посредством коммуникационной стратегии влияет на собственные главные целевые аудитории через особые технологии, методы, инструменты. К ним относится также и public relations. Осознать и познать клиента - цель public relations. PR - это уникальная функция руководства, которая:

- содействует установлению и поддержанию контакта, взаимного понимания и сотрудничества между организацией и ее общественностью, содействует разрешению разных вопросов и задач;

- помогает начальству организации быть в курсе об социальном мнении и своевременно отвечать на него;

- определяет и делает конкретный акцент на основной задаче руководства компании - служить интересам общественности;

- помогает управляющим быть готовым к изменениям и применять их по возможности более результативно, исполняя роль «системы раннего оповещения» об опасности и помогая справиться с нежелательными последствиями;

- применяет изучения и открытое, основанное на этических стандартах, общение в рамках главных методов работы.

PR результативно «обслуживает» разные элементы умственного капитала, напрямую и опосредованно воздействуя на осведомленность работников, системы сетевого взаимодействия, организационные структуры, корпоративную культуру организации, а кроме того на финансовое благосостояние организации.

Нужно отметить последующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации:

а) продвижение имиджа организации приоткрывает стороны новых идей и продукции;

б) внутренняя мотивация персонала содействует формированию здорового психологического климата в организации, готовности к новшествам;

---

в) опускания двойного разъяснения политики организации дает возможность избежать ненужных споров и инцидентов;

г) поддержка настоящих ценностей организации ее персоналом дает возможность ей сохранить определенное знание в момент кризисов;

д) обмен информацией предоставляет начальству осознать, что происходит в реальности;

е) связи с сотрудниками организации дает возможность одолеть их сопротивление нужным изменениям.^[4]

Итак, коммуникации имеют колоссальную важность в руководстве, так как дают нужные средства для отработки и выполнения решений, реализации обратной связи и корректировки задач и процедур работы организации. Поэтому и менеджеры, и исполнители обязаны знать главные методы и способы использования коммуникационных технологий и быть способными принимать решения относительно их применения.

1.2. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса

Коммуникации по собственной природе - это контакт, сопряженность с целью обмена мыслями, мнениями и информацией в устной либо письменной форме через символы либо действия. Передаваемая информация обязаны быть важной для участников коммуникации.

Целью коммуникации является достижение от принимающей стороны конкретного осознания отправленной информации. В коммуникациях постоянно принимают участие компоненты, без которых коммуникационный процесс не может осуществляться.^[5]

По крайней мере нужно два человека - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой человек (работник), который имеет конкретные мысли, намерения, информацию и цель общения.

Отправитель формулирует смысл того, что и почему он желает передать иному участнику процесса общения.

Кодирование является переводом сообщения отправителя в совокупность коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Главной формой кодирования является язык общения.

Сообщение – это информация, которую отправитель передает желаемому получателю, и формируется в итоге кодирования. Отправитель выбирает выражение информации в вербальной либо невербальной форме.

Каналы, по которым передается информация в организации, разнообразны. Информация может передаваться посредством индивидуального контакта, телефонных переговоров, коллективных встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

---

Получатель – это человек, который воспринимает информацию отправителя.

Декодирование является процессом трансформации информации в имеющую смысл форму. Коммуникация эффективна, когда получатель получил и осознал отправленную информацию. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, проявленному отправителем, наиболее результативна коммуникация.

Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь - присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю - кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение.

В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс.

По субъекту и средствам коммуникаций различают:

а) межличностные;

б) коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий.

По форме общения:

а) вербальные;

б) невербальные.

По каналам общения:

а) формальные;

б) неформальные.

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

а) вертикальные;

б) горизонтальные;

в) диагональные.

По направленности общения:

а) нисходящие;

б) восходящие.

Межличностные коммуникации - коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др.

Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.^[6]

Вербальные коммуникации - коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

---