Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» (Характеристика существующих бизнес – процессов).pdf

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 26.05.2023

Просмотров: 101

Скачиваний: 3

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Рисунок 1.6 – Концептуальная диаграмма

Диаграмма Use Case для процесса Создать заказ. (Рисунок 1.6).

Рисунок 1.7 –Диаграмма Use case

Текстовое описание UseCase. Создать заказ и обработать услугу.

Создать заказ.

Получить от Клиента информацию о необходимой услуге.

Проверить график.

Согласовать дату и время оказания услуги.

Занести информацию в Базу Данных.

Каждый бизнес-процесс в данном проекте характеризуется определенными во вре­мени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес - процессами внутри организации, либо описывают выход во внеш­нее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполне­ния (бизнес-правилами). Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, опреде­лены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательно­сти работ, условия инициализации и время выполнения.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Необходимо разработать программный продукт для салона красоты, позволяющий учиты­вать полный цикл взаиморасчетов с клиентом от момента записи до расчета за оказан­ные услуги, а также автоматизировать работу сотрудников салона, провести систематизацию работы с поставщиками, решить вопросы расчета с персона­лом и хранения контактных данных сотрудников.

Администратор - это лицо компании, и от его работы во многом зависит, придет ли клиент в салон еще раз или выберет другой. На администраторе лежат такие функции как:

 работа с клиентами (от первой встречи до расчета за оказанную услугу);

 предварительная запись на прием;

 консультирование клиентов;

 ведение учета склада;

 ведение учета производителей;

 ведение учета клиентской базы.

В настоящее время весь учет происходит при помощи учетных книг и тетрадей, что очень сильно затрудняет поиск и отслеживание необходимой информации. Внедрение ИС позволит уйти от рутинных операций (которые тормозят бизнес процесс), уменьшить вероятность ошибок и снизить общие расходы на ведение бизнеса.

Таким образом, с помощью программного продукта необходимо оформлять следующие документы:


- договор с клиентом, в котором указан номер заказа, вид услуг, время, мастер, стоимость услуг,

- график работы мастеров с указанием времени обслуживания клиентов, предварительной записи на неделю, месяц, день;

- график поставок расходных материалов, сметы, расчёты с поставщиками;

Договор с клиентом оформляет администратор в двух экземплярах, в договоре указывается номер заказа, вид услуг, время, мастер, стоимость услуг. Затем договор подписывается обеими сторонами, регистрируется, и хранится в течение 5 лет. Салон обслуживает ежедневно от 20 до 50 клиентов, соответственно, подписывается около 10-30 договоров, учитывая, что договор может быть на несколько посещений.

График работы мастеров составляет старший администратор салона на каждую неделю, утверждает его директор салона. Графики работы хранятся 3 года.

График поставок расходных материалов составляет заведующий хозяйственной частью, он ежедневно отслеживает необходимость в расходных материалах, раз в месяц делает заказы поставщикам, ведёт сметы и расчёты с поставщиками. Все финансовые документы оформляются в бухгалтерии, подписываются директором и главным бухгалтером. Документы хранятся 5 лет.

Основные недостатки, присущие существующей практике управления и обработки экономической информации: большинство документов оформляется вручную, имеют место опоздания в поставках сырья и материалов, простои мастеров, трудоемкость обработки информации, низкая оперативность корректировки графиков работы мастеров, расписания процедур клиентов.

Ниже представлены фрагменты документооборота для описанных выше документов.

Исполнитель

Действие

Клиент

Администратор салона красоты

Архив

1.Заполнение договора на предоставление услуг

Договор на предоставление услуг

Договор на предоставление услуг

Договор на предоставление услуг

Подписанный договор на предоставление услуг (копия)

Подписанный договор на предоставление услуг (оригинал)

2.Проверка правильности договора и его подписание

3. Получении копии договора

Рисунок 1.8 – Фрагмент документооборота при оформлении договора оказания услуг

Исполнитель

Действие

Администратор салона красоты

Мастер

Доска объявлений или журнал учета услуг и клиентов

1.Составление графика работы на неделю

График работы

График работы

График работы

График работы

уточненный

Подписанный График работы

2.Согласовние с мастерами

3. Обнародование графика для работы с клиентами


Рисунок 1.9 – Фрагмент документооборота при составлении графика работы на неделю

Исполнитель

Действие

Заведующий хозяйственной частью салона красоты

Администратор салона красоты

Поставщик расходных материалов

1.Сочтавление заказа на расходные материалы на месяц

Заказ

Заказ

Заказ

Подписанный заказ

Подписанный заказ

2.Проверка правильности заказа и его подписание

3. Получение заказа

Рисунок 1.10 – Фрагмент документооборота при составлении заказа на расходные материалы на месяц

В проекте предполагается осуществить устранение следующих недостатков:

·простои мастеров и оборудования;

·невозможность расчета показателей, необходимых для управления салоном из-за сложности вычислений или большого объема информации;

·высокая трудоемкость обработки;

·низкая оперативность оформления договоров, заказов, снижающая качество управления салоном;

·несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации о клиентах, их запросах, необходимости определённых услуг, о наличии или недостатке расходных материалов.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для входных и выходных документов будут использоваться унифицированные формы: типовой договор, бланк заказа на расходные материалы, типовой бланк графика работы. Они представлены в Приложении 1.

Состав и методы построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации также является типовым.

Состав классификаторов - использование международных (Q 86-88 Деятельность в сфере здравоохранения и социальных услуг) и отраслевых классификаторов.

Способ организации информационной базы - 3-уровневая архитектура со следующими слоями: сервер, ПО промежуточного слоя (сервер приложений), клиентское ПО.

База данных – централизованная, однородная.

Организационная структура салона – иерархическая, то есть полное подчине­ние по уровням иерархии. Отделы напрямую взаимосвязаны: без участия в работе одного, невозможно начало разработки другого отдела, так как проектирова­ние проходит последовательно все этапы, выполнение которых распределено по отде­лам.


Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделению, имеющая в своем составе, помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую группу, формы описания информацион­ных потоков по подразделениям, которые осуществляют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями.

Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наиме­нование входных документов, количество их экземпляров; объемные данные по каждому документопотоку; перечень информационных файлов, где использу­ются эти документы; носитель, на котором хранятся данные; время создания; время использования; перечень полей файлов; выходные документы, получаемые на ос­нове информации файлов.

Полученное в результате проведенной формализации описание объекта содер­жит исходные данные для проектирования ЭИС и определяет параметры будущей системы, которые далее будут обработаны в отделе анализа материалов обследова­ния.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для разработки приложения, реализующего учета понадобятся следующие ИС:

- Операционная система Windows предназначенная для функционирования на клиентской машине;

Операционная система Windows серверного типа или при наличии менее 10 сотрудников работающих с "Автоматизированной системой администратора салона красоты" - операционная система Windows клиентского типа, предназначенная для функционирования на сервере и обеспечивающая многопользовательское подключение к базе данных

- СУБД MS Access для обеспечения локального функционирования системы учета на каждой машине.

Для разработки приложения наиболее целесообразно применить СУБД MS Access в связи с небольшим размером ИС.

Первой причиной выбора является то, что СУБД MS Access входит в пакет программ Microsoft Office, и по стоимости полного пакета программ приближается к стоимости отдельной базы данных. Вторая причина: лёгкость освоения - разобраться сможет даже не опытный пользователь.

Все указанные ИС должны быть приобретены для разработки и дальнейшего использования "Автоматизированной администратора салона красоты ".

Для разработки АИС было предложено несколько СУБД Open Office Base, FlexTracer и Microsoft Office Access. Рассмотрим каждую СУБД и выберем наиболее оптимальную для этой работы.


СУБД Open Office Base.

Система управления базами данных (СУБД) - это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.

Такой системой, в частности является OpenOffice.org.Base (далее - просто Base), входящая в состав пакета OpenOffice.

Способ запуска программы Base зависит от операционной системы и версии OpenOffice. .представляет собой мощный трассировщик для SQL-запросов и работает с различными базами данных и функциями, которые экспортируются из DLL. Приложение FlexTracer поможет просмотреть результат выполнения функций, время выполнения и их параметры. Преимущества: возможность просмотреть результат выполнения функций, время выполнения и их параметры.

Не поддерживается некоторыми операционными системами.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. Основные компоненты MS Access:

построитель таблиц;

построитель экранных форм;

построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.

В других программах, файл-документ, при открытии, полностью загружается в оперативную память, и новая редакция этого файла (изменённый файл) целиком записывается на диск только при нажатии кнопки «сохранить».

В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск (сохраняется) сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку (или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись (строку)). Таким образом, если внезапно отключат электричество, то пропадёт только изменение той записи, которую не успели покинуть.

Целостность данных в Access обеспечивается также за счёт механизма транзакций.

Кнопка «Сохранить» в Access тоже есть, но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта - то есть, для сохранения таких изменений, как:

изменение ширины столбцов и высоты строк,