Файл: Стадия формирование команды проекта (Принципы и подходы к управлению проектами и формированию команды проекта).pdf
Добавлен: 27.05.2023
Просмотров: 291
Скачиваний: 7
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1.Теоретические основы принципов и методов управления командой проекта
1.1. Принципы и подходы к управлению проектами и формированию команды проекта
1.2. Этапы и методы формирования команды проекта
Глава 2. Основы формирования и управления командой проекта в ООО «СТАЛЬ-ПРО»
2.1. Анализ деятельности ООО «СТАЛЬ-ПРО»
2.2. Анализ процессов формирования и управления командой проекта ООО «СТАЛЬ-ПРО»
Глава 3. Формирование эффективной команды менеджеров на ООО «СТАЛЬ-ПРО»
Под руководством директора предприятия осуществляют свою деятельность заместитель директора по продажам, заместитель директора по снабжению, главный бухгалтер.
Заместитель директора по продажам руководит работой менеджеров по продажам.
Заместитель директора по снабжению руководит работой начальника отдела маркетинга, заведующего складом и менеджеров по снабжению. В подчинении заведующего отделом маркетинга находятся маркетологи. Заведующему складом подчиняются кладовщики и водители.
2.2. Анализ процессов формирования и управления командой проекта ООО «СТАЛЬ-ПРО»
В настоящее время в ООО «СТАЛЬ-ПРО» в реализации находится проект по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа.
Для реализации проекта в компании сформирована команда проекта.
Этапы формирования команды проекта представлены в таблице 1.
Таблица 1
Этапы формирования команды проекта[26]
|
Стадия формирования команды проекта |
Описание |
Ответственный |
|
Анализ требуемых ресурсов |
Определить набор требований к квалификации и профессиональным |
Менеджер проекта |
|
Анализ имеющихся ресурсов (исполнителей) |
Отобразить требования, полученные на предыдущем шаге, к текущему состоянию персонала. |
Менеджер проекта совместно с руководством компании |
|
Выработка решений для заполнения вакантных ролей |
Заключение необходимых контрактов или перераспределение ресурсов. |
|
|
Планирование работы команды |
Познакомить членов команды |
Менеджер проекта |
Менеджером проекта является директор по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа.
Стратегии формирования команды проекта включают в себя совокупности целей, объединенных в ряд направлений, характеристики которых представлены в приложении 3.
Ключевыми позициями для данного проекта являются: руководитель (директор) компании, руководитель (менеджер) проекта – директор по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа, проектный офис и спонсор проекта. Основные характеристики и иерархическое соотнесение этих позиций иллюстрируют приложение 3.
Как видно из рисунка 4, специфика проектной деятельности связана с двойным подчинением сотрудников: они сохраняют подчинение директору ООО «СТАЛЬ-ПРО» (например, начальник отдела кадров, главный бухгалтер), в тоже время функционально на период проекта подчиняются менеджеру проекта. Такое разделение приводит к необходимости решения целого ряда задач в области административного управления и управления персоналом.
Таблица 4
Характеристика позиций при управлении проектом[27]
|
Позиция |
Области административного |
Персонал и |
|
Спонсор проекта – учредители ООО «СТАЛЬ-ПРО» |
Получение любой отчетности по проекту (где находится последний отчет по статусу проекта). |
Утверждение распределения ролей и ответственности. |
|
Руководитель - директор ООО «СТАЛЬ-ПРО» |
Расчет бюджета проекта, внесение изменений в бюджет. Расчет трудозатрат. Определение показателей проекта, которые необходимо отслеживать. Определение процедур разрешения конфликта ресурсов. Оценка результатов расчет прибыли и премии сотрудников. |
Представительство на высшем уровне – собрании учредителей. Комплектация проектных групп: функциональные и интеллектуальные роли участников. Сыгровка команды проекта: руководство и лидерство, мотивация, конфликтные ситуации. Взаимодействие с контрагентами внутри и вне организации. Управление доступом к информации. |
|
Менеджер проекта - директор по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа |
Знание, от кого и в какой форме можно получить задания. Знание, что сделать, если задания накладываются по срокам; приоритеты выполнения заданий. Знание формы отчетности. Понимание, перед кем и в какой форме ставить вопрос о необходимости пересмотра объема и сроков выполнения работ. |
Взаимодействие внутри проектной группы, позиционирование, распределение функциональных и командных ролей. Взаимодействие внутри функционального подразделения. Понимание, что считать проблемой и кому сообщать о возникающих проблемах. |
|
Проектный офис – администрация ООО «СТАЛЬ-ПРО» |
Открытие и закрытие проекта. Формирование планового фонда рабочего времени, процедуры начисления оплаты и премий. Фиксация проектных затрат. Формирование отчетности. |
Ведение архива. Организация собраний и совещаний (протокол собраний и совещаний). |
Руководитель - директор ООО «СТАЛЬ-ПРО»
Директор по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа
Спонсор проекта – учредители ООО «СТАЛЬ-ПРО»
Команда проекта
Проектный офис
Рисунок 4 - Организационная структура проекта
В связи с этим необходимо определить, кого из сотрудников ООО «СТАЛЬ-ПРО» делегировать на проект, понять за счет каких временных и организационных ресурсов это будет сделано, освободить его от ряда текущих задач, перераспределить эти задачи внутри подразделения, информировать сотрудников о проекте, скомплектовать проектную группу, позиционировать ее участников, организовать коммуникацию внутри нее и между этой группой и другими контрагентами внутри и вне организации, простроить непротиворечивую систему мотивации и оплаты труда.
Проведем анализ ситуации в команде проекта. С этой целью воспользуемся методикой, разработанной «Экономико–правовой школой ФБК»[28]. Данный метод предполагает рассмотрение трех основных проблем, которые могут возникнуть в команде проекта, на основе чего будут разрабатываться механизмы совершенствования системы управления проектной командой. Речь идет о следующих проблемах:
Проблема 1. Низкие результаты работы. Руководство компании считает, что группа не заинтересована в решении проблемы и ее члены не способны работать вместе.
Таблица 5
Причины низкой заинтересованности проектной команды в решении проблем и слабой сплоченности команды и пути решения проблем[29]
|
Причина |
Возможные способы коррекции |
|
Члены группы не могут достичь согласия по поводу задачи группы; задача группы в отношении результата и ресурсов была поставлена нечетко; менеджеры не справляются с работой; руководитель проектной группы не имеет соответствующих полномочий или лидерских качеств; члены группы не обладают достаточными техническими и функциональными качествами. |
Более четко сформулировать задачу группы; прояснить разделение функций и подотчетность в группе; организовать тренинг руководителю группы по лидерству; провести тренинг для членов группы по техническим и функциональным навыкам. |
Проблема 2. Личностные конфликты в группе. В команде проекта существуют очень сильные противоречия.
Таблица 6
Причины личностных конфликтов в проектной команде и пути решения проблем
|
Причина |
Возможные способы коррекции |
|
Члены группы уверены в том, что именно они, а не менеджер, несут полную ответственность за результаты работы группы; руководитель группы не распределил задания и ответственность между членами группы. |
Дать понять членам группы, что руководитель отвечает за результат ее работы; объяснить каждому сотруднику круг его обязанностей и ответственности и провести общее собрание для разрешения возникших конфликтов. |
Проблема 3. Члены группы не могут работать как одна команда. Одна из наиболее распространенных проблем, как в функциональных, так и в проектных группах.
Таблица 7
Проблемы несовместимости членов команды и пути решения проблем
|
Причина |
Возможные способы коррекции |
|
Руководители не могут прийти к согласию по поводу конкретной задачи группы и подотчетности; задача группы была поставлена нечетко с точки зрения результата и ресурсов. |
Проконсультировать топ-менеджмент по поводу распределения между ними полномочий и ответственности. |
Выводы по главе 2
ООО «СТАЛЬ-ПРО» - торговое предприятие, занимающееся поставками черного металлопроката; нержавеющего металлопроката; оцинкованного металлопроката; алюминиевого металлопроката; сэндвич-панелей; профнастила; трубопроводной арматуры.
В настоящее время в ООО «СТАЛЬ-ПРО» в реализации находится проект по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа. Цель проекта – увеличение прибыли предприятия, снижение рисков на основе диверсификации деятельности.
Заказчик проекта: руководство ООО «СТАЛЬ-ПРО». Исполнитель проекта: команда проекта, образованная из работников ООО «СТАЛЬ-ПРО» и привлеченных специалистов.
Этапы формирования команды проекта следующие: 1) анализ требуемых исполнителей проекта; 2) анализ имеющихся исполнителей проекта; 3) разработка решений по заполнению вакантных ролей; 4) планирование работы команды проекта.
Ключевыми позициями для данного проекта являются: руководитель (директор) ООО «СТАЛЬ-ПРО», руководитель (менеджер) проекта – директор по производству и монтажу дорожных и мостовых ограждений барьерного типа, проектный офис и спонсор проекта.
Анализ ситуации в команде проекта выявил:
-
- Основные проблемы, препятствующие эффективному взаимодействию членов команды проекта, это: неэффективное распределение ролей, неблагоприятный социально–психологический климат в коллективе, низкий уровень групповой сплоченности;
- Причины выявленных проблем в системе управления командой проекта кроятся в ошибках менеджера проекта, недостаточно эффективной системы мотивации персонала проекта, отсутствие практики участия персонала проекта в программах (тренингах и семинарах по командообразованию).
Проблемы в управлении командой проекта, по нашему мнению, препятствуют эффективному развитию проекта, оказывают негативное влияние на производительность труда, снижают прибыльность деятельности.
Глава 3. Формирование эффективной команды менеджеров на ООО «СТАЛЬ-ПРО»
3.1. Рекомендации по формированию проектной команды
Как показало проведенное в первой главе работы исследование, команда проекта - это группа сотрудников, которые непосредственно занимаются деятельностью, нацеленную на реализацию проекта, и находятся в подчинении у руководителя последнего; главный компонент его структуры, в связи с тем, что именно команда проекта осуществляет реализацию его начального замысла. Такая группа формируется на время осуществления проекта и после его окончания распускается.
Однако, в результате исследования, проведенного во второй главе работы, выявлено, что в команде проекта ООО «СТАЛЬ-ПРО» имеет место проблема слабой сплоченности. Отсутствие у членов команды знаний и компетенций в области управления является основным недостатком проектов. Сильная команда может реализовать и не самый яркий проект, а слабая команда однозначно провалит самый перспективный.
В связи с этим представим рекомендации, направленные на решение этой проблемы. В настоящее время существует достаточно много форматов проведения мероприятий, направленных на формирование команд проектов[30]. Так, некоторые из них являются узкоспециализированными, какие-то рассчитаны на широкий круг лиц. На наш взгляд, наиболее эффективными являются мероприятия, имеющие игровой формат. Подобные мероприятия дают возможность участникам, объединившись в команды, пройти на практике все этапы развития проекта на примере реальных кейсов, в тестовом режиме решать проблемы, связанные как непосредственно с проектом, так и с деловыми взаимоотношениями людей внутри команды. Такие мероприятия помогают участникам понять, на что им стоит обратить внимание при работе над своим проектом и какие меры поддержки они могут использовать на разных стадиях его развития. Итогом игры являются сформированные команды с проработанными проектами с перспективами дальнейшей коммерциализации.