Файл: Роли и функции участников проекта.pdf

Введение

Тема данной курсовой работы: «Участники проекта, их роли и функции». Актуальность выбранной для исследования темы заключается в следующем.

Сегодня перед руководителями предприятии остро стоят вопросы конкуренции с отечественными и зарубежными производителями, проблемы выбора поставщиков материалов и субподрядных организаций, взаимоотношений с акционерами, угрозы высокой инфляции и снижения деловой активности, трудностей с получением кредитов и другие вопросы, которых во времена плановой экономики не существовало.

В прошлом предприятия пытались смягчить влияние этих факторов программами снижения издержек. В развитых странах эта проблема решалась за счет приобретения капиталоемкого оборудования, заменявшего относительно более дорогой ручной труд. Таким образом, предприятия повышали продуктивность без увеличения числа работников.

В России же, наоборот, зачастую оказывалась целесообразной замена машинного труда более дешевым ручным, а оборудование не обновлялось из-за высокой рыночной цены. Однако и у данных мер были свои ограничения: при дальнейшем увеличении использования одного ресурса снижалась рентабельность. Таким образом, возникла потребность в альтернативных способах решения существующих проблем. Одним из таких способов является изучение и внедрение в практику положений теории управления проектами.

Вопросы планирования и управления проектами в своих трудах в разные годы рассматривали как отечественные, так и зарубежные ученые. В данной работе изучены и использованы труды таких, как: В.Б. Агранович («Проектный менеджмент в социальной сфере»), А.М. Афонин («Управление проектами»), В.А. Заренков («Управление проектами»), И.Г. Лукманова («Управление проектами»), М.Ф. Меняев («Управление проектами. MS Project»), Н.Д. Наумов («Современные технологии управления на проектной основе»), Фж.В. Ньюстром («Организационное поведение»), А.И. Пригожин («Методы развития организаций»), Е.Н. Станиславчик («Бизнес-план: Управление инвестиционными проектами»), В.Д. Шапиро («Управление проектами»), М.Л. Разу («Управление проектом. Основы проектного управления»), Филатов О.К. («Планирование, финансы, управление на предприятии»), Кузнецов М.С. 8 решений для создания команды») и др.

Цель данной курсовой работы является овладение техникой разработки проекта команды, исследование роли и функций участников проекта. В соответствии с поставленной целью осуществлено рассмотрение и решение следующих задач:

• Определить сущность управления проектами и жизненный цикл проекта;
• Показать роли и функции участников команды проекта;
• Проанализировать процесс формирования команды проекта;
• Выявить основные принципы формирования команды проекта;
• Представить резюме проекта;
• Определить состав команды проекта;
• Показать алгоритм формирования команды проекта;
• Представить рекомендации по управлению процессом формирования команды проекта.

Объектом исследования является проект формирования команды. Предмет исследования – разработка алгоритма планирования проекта команды.

Структурно работа включает введение, 3 главы, разделенные на параграфы, заключение, библиографический список литературы.

Глава 1. Теоретические основы формирования команды проекта

1.1. Сущность управления проектами. Жизненный цикл проекта

Сущность управления проектами заключается в организации, планировании, руководстве, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленных на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта [11].

Основы управления проектами включают ряд базовых понятий управления проектами. К ним относятся [11]:

• проект;
• управление проектом;
• жизненный цикл проекта;
• задачи управления проектами;
• методы и технологии управления проектами;
• процессы управления проектами;
• управление рисками и качеством проекта;
• управление персоналом проекта и др.

Эффективное управление проектами основывается на знании основных аспектов и применении методов управления проектами. К основным аспектам управления проектами относятся [11]:

• Коммуникативные навыки. Цель любого коммуникативного процесса заключается в передаче сообщения наиболее эффективным путем для достижения коммуникативного успеха;
• Командная работа. В рамка одного проекта могут быть объединены специалисты разных областей, поэтому важно сориентировать всех участников в направлении проекта, задействовать их во всех процессах, в которых необходимо их участие;
• Инициативность. Часто в процессе выполнения проекта одни его участники зависят от других, точнее от сроков и качества выполняемой ими работы. И не менее часто встречается ситуация, в которой завершение одного этапа или выполнение одного процесса невозможно из-за незавершенности другого этапа или процесса [11].

Управление проектами предполагает определенные процессы, к основным из них относятся планирование, организация и управление. Эти основные виды деятельности можно соотнести с этапами выполнения, которые будут повторяться вне зависимости от того, какой проект выполняется. К этапам управления проектом относятся [10]:

1. Разработка концепции проекта. На данном этапе происходит постановка целей и задач проекта, определение и формулирование результата, достижение которого планируется вследствие выполнения проекта.
2. Разработка проекта и составление бизнес-плана. Этот этап, как понято из названия, предполагает определение основных стадий проекта, сроки их выполнения и предполагаемые средства на выполнение проекта.
3. Осуществление проекта. После утверждения плана действий следует его реализация. На данной стадии осуществляется анализ и контроль выполнения работ, которые необходимы для предотвращения или устранения отклонений между плановыми и фактическими показателями, случающимися в управлении проектами [10].
4. Завершение проекта. Предусматривает анализ фактического результата проекта на соответствие с запланированным и подведение итогов.

Преимущества проектного подхода. Каждое предприятие по мере своего развития сталкивается с рядом проблем, возникающих в связи с повышением интенсивности его деятельности и спецификой выполняемых задач. Применение проектного подхода и внедрение корпоративной системы управления проектами позволяет решить ряд таких проблем как рост количества и повышение уровня сложности проектов, требований к срокам выполнения и качеству результатов, отсутствие механизмов прогнозирования и реального управления проектами, сложность одновременного контроля многих процессов и другие сложности [12].

Жизненный цикл проекта – последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

Применительно к действующим в Российской Федерации нормативным документам принципиальную схему жизненного цикла традиционного проекта составляют четыре фазы (см. рисунок 1) [12]:

1) концепция (1-5%);

2) планирование и разработка (9-15%);

3) осуществление (65-80%);

4) завершение (10-15%).

Рисунок 1 – Принципиальная структура жизненного цикла традиционного инвестиционного проекта [12]

Выходом каждой фазы являются результаты, анализ которых позволяет принять решение или о переходе к следующей фазе проекта, или об исправлении возникших ошибок, или о завершении проекта. Положительные результаты завершения каждой фазы проекта обеспечивают продвижение к достижению цели всего проекта в целом, то есть создание конечного продукта (за исключением случая завершения проекта в силу нецелесообразности его продолжения) [12].

1.2. Участники команды проекта

Эффективное управление проектами напрямую связано с квалификацией специалистов, принимающих ответственные решения: управляющего проектом, команды проекта, представителей поставщиков, подрядных организаций и др. Особое значение в управлении проектами имеют команды специалистов. Управление проектами это работа группы людей, прикладывающих максимум усилий для достижения целей проекта [10].

Чтобы обеспечить эффективную работу команды, необходимо ответить на ряд вопросов [3, c. 36-39]:

• каковы требования к управляющему и членам команды?
• какие действия необходимо предпринять, чтобы сформировать эффективную команду?
• что способствует формированию квалифицированной команды?
• как организовать работу команды или даже нескольких команд?

Эти вопросы являются ключевыми для управления персоналом предприятия и эффективного управления проектами. Решение этих проблем не так очевидно, как кажется на первый взгляд, особенно в российских условиях.

Участниками проекта называются физические лица и предприятия, чьи интересы связаны с ее реализацией. Количество и состав участников проекта могут варьировать от единиц до нескольких десятков и даже сотен в зависимости от особенностей конкретного проекта. Чем сложнее и масштабнее проект, тем больше число участников [3, c. 36-39].

Одним из основных действующих лиц при реализации проекта является заказчик. Это может быть как отдельный человек, так и уполномоченный государственный орган, частное коммерческое предприятие или группа предприятий. Мотивы реализации проекта также могут быть самыми разными. Однако чаще всего реализация проекта зависит от заказчика и его способности профинансировать проект или привлечь инвестиции извне.

Таким образом, когда у заказчика не хватает собственных средств для финансирования проекта, он привлекает еще одного (или нескольких) участников проекта инвесторов. Инвесторами могут быть предприятия всех форм собственности, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, иностранные предприятия и частные лица. Порядок взаиморасчетов между заказчиком и инвестором определяется отдельным договором. В ряде случаев инвестор сам выступает в роли заказчика и инициирует проект [3, c. 36-39].

При возникновении проблем с финансированием проекта в краткосрочном периоде заказчик может прибегать к кредитным ресурсам банка или иного кредитно-финансового института. При реализации социальных, культурных, политических и других некоммерческих проектов возможно участие спонсора (sponsor), который осуществляет полное или частичное финансирование на безвозмездной основе.

Разработку проeктно-сметной документации по проекту поручают проектно-конструкторской компании, которую называют проектировщиком. Ответствен и ость за весь комплекс работ по проектированию обычно поручают одной компании - генеральному проектировщику [3, c. 36-39].

Компанию, выполняющую весь комплекс работ по реализации проекта, называют генеральным контрактором (general contractor), inn генеральным подрядчиком. Генеральный подрядчик может передать часть работ субконтрактору или субподрядчику. Обычно на субподряд передают различные специализированные работы [3, c. 36-39].

Иногда заказчик привлекает по контракту компанию для оказания консалтинговых услуг по вопросам реализации проекта. Подобную компанию называют консультантом [3, c. 36-39].

Важную роль в достижении целей проекта играют управляющий проектaми команда проекта.

Если конечным потребителем результатов реализации проекта является не заказчик, а какая-либо другая компания или физическое лицо, возникает еще одни участник проекта клиент. Он может принимать как непосредственное участие в проекте (например, сделать перепланировку квартир в процессе выполнения работ по проекту строительства жилого дома), так и опосредованное [3, c. 36-39].

Кроме непосредственных участников проекта существуют внешние силы, которые не принимают участия в проекте, но оказывают на него влияние. К таким силам относятся: органы власти, лицензирующие организации, банки, конкурcы, другие силы, состав которых зависит от специфики проекта.

Выбор управлявшего проектом является одним из наиболее сложных решений, принимаемых высшим руководством предприятия. Этот человек является ключевой фигурой команды управления.

Если предприятие реализует небольшой проект собственными силами, управляющего выбирают из числа сотрудников. Однако когда масштабы и сложность проекта выходят за рамки компетенции сотрудников предприятия, руководство может пригласить профессионального управляющего или передать проект (частично или полностью) компании, имеющей большой опыт реализации проектов данного вида и штат компетентных управляющих и специалистов.

Сегодня в России происходит становление института профессиональных управляющих. Развиваются компании, у которых есть свои собственные управляющие проектами, работающие на постоянной основе.

Практически невозможно добиться эффективного управления проектами, если этот процесс не будет контролировать профессиональный управляющий. В основные обязанности управляющего проектами входят [3, c. 36-39]: