Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (АО «Русагротранс»).pdf

Введение

В настоящее время актуальность и необходимость проектной деятельности все яснее встает практически перед любой компанией. Рыночная среда настолько динамично и кардинально меняется, что реагировать традиционными методами на ее воздействия уже не успевают.

Для того, что бы быть в числе сильнейших, компаниям приходится, как можно скорее, выводить на рынок новые продукты, внедрять новые технологии, снижать собственные издержки или повышать качество традиционных товаров. Все это не укладывается в рамки обычной функциональной деятельности. На помощь приходят проекты, благодаря которым, можно вырваться из «тисков функционала» и посмотреть на ситуацию со стороны.

Большую роль в организации, реализации и внедрении проектов может сыграть проектный офис компании. Именно он является центром компетенций, касающийся развития компании, ее изменений.

Вопросы использования офисов управления проектами рассмотрены в работах зарубежных исследователей Блока Т.Р. и Фрейма Дж.Ф., Крофорда К.Дж., Рада П.Ф. и Левин Дж., Хилла Дж.М., Кендалла Дж. и Роллинза С., Пери М.П. и др. Также существует ряд изданий, рассматривающих вопросы создания и использования офисов управления программами, которые, в принципе, можно рассматривать как разновидности офисов управления проектами. Здесь можно упомянуть работы Летавека К., а также Тьяхьяны Л., Двайера П. и Хабиба М.

Целью работы является рассмотрение принципов и этапов формирования проектного офиса на предприятиях. Для ее достижения были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть понятие проекта;

- дать понятие «проектный офис» и рассмотреть его типы;.

- изучить этапы формирования проектного офиса;

- дать краткую характеристику деятельности АО «Русагротранс»;

- рассмотреть этапы создания проектного офиса в АО «Русагротранс»;

- разработать рекомендации по совершенствованию деятельности проектного офиса в АО «Русагротранс».

Предметом исследования является проектный офис.

Объектом исследования является АО «Русагротранс».

При написании работы были использованы книги, учебники, статьи по банковскому делу, теории организации, экономике предприятия, управлению персоналом.

Данные источники были выбраны, так как написаны авторитетными авторами, выпущены надежными научными издательствами, являются научными разработками.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

1. Теоретические аспекты организации проектного офиса

1.1. Понятие проекта

Современное предприятие способно существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. Ускорение ритма современной жизни, изменчивость окружающей среды усиливают нестабильность функционирования компаний, заставляют их проводить частые и быстрые изменения, подстраиваться под изменения внешних условий. Справлять с этой задачей позволяет проектная деятельность [^[1]].

Для начала определим, что подразумевается под проектом.

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, основные из них таковы:

• направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

• координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

• ограниченная протяженность во времени с определенным началом и концом [^[2]].

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект — однократная, не циклическая деятельность [^[3]]. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не является проектами, однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство (например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода исходя из заданного бюджета или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки).

Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней [^[4]]. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. Рассмотрим некоторые из них.

В самом общем виде проект (англ.— project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например большое предприятие» [^[5]].

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 1).

В «Кодексе знаний об управлении проектами» проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения [^[6]].

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/доход, материально-вещественным результатом — новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

Рис. 1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное [^[7]].

В том случае, когда результат реализации проекта — некоторый физический объект (здание, сооружение, производственный комплекс), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: «Проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению» [^[8]].

Итак, в современном понимании проекты — это то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона — это все проекты.

Помимо действий в рамках определенного направления проект отличается другими свойствами [^[9]]:

- Конечность: Проект имеет четкое начало и завершение, которое наступает при достижении цели проекта либо прекращении работ по проекту по воле заинтересованных в проекте лиц или под давлением обстоятельств вне их контроля. В основном цель проекта складывается из факторов содержания проекта и времени его выполнения;

- Уникальность продукта (результата) проекта: Конечным результатом проекта является созданный продукт, который поддается определению, измерению или иным способам обнаружения того, что результат достигнут. Результат может быть как вещественным (созданный документ, построенный завод), так и невещественным (развитая способность выполнить какую-то определенную работу);

- Последовательная разработка: Продукт проекта постоянно дорабатывается в ходе проектных работ, т.е. продукт не является четко оформленным понятием, зафиксированным на весь проект. По мере исследования и уточнения возможных/необходимых целей в ходе проекта параметры проекта конкретизируются и приобретают все больше определенных, часто количественных, критериев оценки [^[10]].

Эти свойства отличают проект от операционной деятельности, которая является повторяющимся процессом, не имеющим временных ограничений и призванным многократно воспроизводить идентичные продукты [^[11]]. В отличие от проекта, призванного достичь поставленную цель, операционная деятельность не имеет конечной цели и обусловливает обычное выполнение процессов в производстве, быту, управлении и т.д.

1.2. Понятие проектного офиса и его типы

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова [^[12]]:

• команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

• состав команды не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т.е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например, члены команды могут:

—работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с основной деятельностью,

—работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе,

—функционировать территориально распределено не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах [^[13]].

Этим обусловлены особые требования к организации работы команды, из которых главное – необходимость создания инфраструктуры, позволяющей реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны [^[14]]. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует это понятие не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектами, сколько инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления им.

Офис проекта — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций [^[15]].

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке состоит в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это та оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании – место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления им, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию [^[16]].

В российской практике идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис в самом обобщенном виде понимается [^[17]]:

• как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

- головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.,

- набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникации, компьютеры, оргтехника;

• виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам [^[18]].