Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (АО «Русагротранс»).pdf

Рис. 3 – Динамика изменения количества проектов

Второе, но не менее важное: создана нормативно-методическая база управления проектной деятельностью, развивающаяся вместе с компанией. В настоящее время действует уже вторая редакция политики управления проектами в АО «Русагротранс», внесены существенные изменения в шаблоны проектных документов, разработан и утвержден пакет методических документов, куда вошли:

- положение об управляющем комитете;

- положение о группе управления проектом;

- ролевые инструкции пользователей ИСУП;

- инструкция администратора ИСУП;

- регламент администрирования ИСУП.

Отдельные положения корпоративного стандарта управления проектами вошли в организационно-распорядительные и нормативно-методические документы по другим областям деятельности компании. Внедрение проектного управления в общую систему управления компанией, развитие и совершенствование базы нормативно-методических и организационно-распорядительных документов изменили состав портфелей проектов (рис. 4).

Рис. 4 – Изменение состава портфелей проектов по мере развития компании

Третье: все бизнес-процессы управления проектами формализованы, описаны в среде ARIS и включены в единую модель управления компании.

Четвертое: проектный офис АО «Русагротранс» стал центром компетенции в части проектного управления. Регламентная и административная поддержка всех проектных команд, методические консультации для групп управления проектами, обучающие семинары для членов проектных команд, повышение компетентности руководителей проектов, подготовка методики расчетов премий по проектной деятельности, развитие нормативно-методической базы проектного управления, администрирование ИСУП — тому подтверждение.

Пятое: разработана и внедрена информационная система управления проектами АО «Русагротранс». Имеющиеся методические наработки и практический опыт позволили проектному офису перейти от Excel-версии ИСУП к портальному решению за одну рабочую неделю.

К основным проблемам, с которыми столкнулись сотрудники проектного офиса в процессе его формирования и развития, можно отнести:

- большой объем методической работы на этапе становления компании;

- различный уровень корпоративной культуры руководителей структурных подразделений;

- различный уровень компетентности руководителей структурных подразделений в вопросах проектного управления;

- низкий уровень знаний и недостаток опыта участия в проектной деятельности у членов проектных команд;

- отсутствие мотивации у членов проектных команд;

- попытки структурных подразделений децентрализовать функции проектного офиса;

- слабые горизонтальные коммуникации структурных подразделений.

Все эти проблемы, характерные для стартапов, решались по мере роста и развития компании благодаря поддержке со стороны топ-менеджеров, наличию центра корпоративного строительства — департамента корпоративного управления, использованию международных стандартов в области системы менеджмента качества, управления рисками, управления проектами, внедрению инструментальных средств управления проектами. Проектным офисом компании был разработан укрупненный план работ по устранению указанных проблем, предусматривающий:

- проведение информационных семинаров и персональных консультаций для членов проектных групп по всем вопросам проектного управления;

- участие сотрудников проектного офиса в заседаниях управляющих комитетов проектов;

- оказание регламентной и методической поддержки проектным группам, включая оказание практической помощи в идентификации и оценке рисков проекта, планировании работ, управлении изменениями в проекте;

- участие сотрудников проектного офиса в работе проектных групп в роли администраторов проектов;

- участие сотрудников проектного офиса в работе групп управления проектами в качестве менеджеров проектов для реализации планов кризисного управления проектом;

- участие сотрудников проектного офиса в роли экспертов в проектах разработки и внедрения мотивационных схем и системы премирования сотрудников за участие в проектной деятельности;

- участие сотрудников проектного офиса в разработке организационно-распорядительных и нормативно-методических документов компании в целях совершенствования корпоративной системы управления;

- постоянный мониторинг хода реализации проектов и своевременное информирование руководителей проектов о наметившихся отклонениях от планов работ;

- вовлечение членов групп управления проектами в процесс актуализации проектных документов;

- своевременное формирование отчетности о ходе реализации проектов с различным уровнем детализации.

Развитие проектной деятельности в компании в целом и совершенствование функционирования проектного офиса в частности можно осуществлять по следующим направлениям:

- переход от управления проектами к управлению программами для достижения стратегических целей в контексте стратегического плана развития компании;

- совершенствование и развитие нормативно-методической базы проектного управления:

∙ внедрение корпоративного стандарта управления портфелями и программами; — разработка и внедрение методики формальной оценки качества управления проектами;

∙ разработка и внедрение методики расчета премии за участие в проектной деятельности компании;

∙ совершенствование ролевых инструкций пользователей ИСУП;

∙ актуализация шаблонов проектных документов;

∙ совместная разработка (с другими структурными подразделениями компании) нормативно-методических документов, обеспечивающих учет затрат по проектной деятельности;

- повышение квалификации членов проектных команд:

∙ организация и проведение (совместно с причастными подразделениями компании) семинаров по применению методики расчета премии за участие в проектной деятельности для руководителей проектов;

∙ организация и проведение учебных семинаров по проектному управлению для новых сотрудников;

∙ организация и проведение практических занятий по использованию ИСУП;

∙ организация и проведение семинаров по корпоративному стандарту управления портфелями и программами;

- развитие и совершенствование архитектуры и концепции ИСУП, «встраивание» ИСУП в единую корпоративную систему управления производственной деятельностью;

- интеграция ИСУП с существующими в компании и проектируемыми (планируемыми к созданию) финансово-экономическими системами.

Таким образом, после осуществления вышеуказанных мер, проблемы, с которым столкнулось предприятие, будут ликвидированы.

Заключение

Офис проекта – это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Организация проектного офиса позволяет, во-первых, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами; во-вторых, своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов; и, в-третьих, снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

АО «Русагротранс» - железнодорожный инфраструктурный оператор по перевозке аграрных и минерально-сырьевых насыпных грузов в специализированных вагонах-хопперах.

На данном предприятии был организован проектный офис. В результате произошло увеличение количества реализуемых в компании проектов, была создана нормативно-методическая база управления проектной деятельностью, развивающаяся вместе с компанией. Кроме того, была разработана и внедрена информационная система управления проектами АО «Русагротранс».

Однако на предприятии были выявлены основные проблемы:

- большой объем методической работы на этапе становления компании;

- различный уровень корпоративной культуры руководителей структурных подразделений;

- различный уровень компетентности руководителей структурных подразделений в вопросах проектного управления;

- низкий уровень знаний и недостаток опыта участия в проектной деятельности у членов проектных команд;

- отсутствие мотивации у членов проектных команд;

- попытки структурных подразделений децентрализовать функции проектного офиса;

- слабые горизонтальные коммуникации структурных подразделений.

Для устранения вышеуказанных проблем на предприятии был разработан укрупненный план.

Список литературы

1. Абдыгаппарова С.Б. Подходы к определению типов и моделей проектных офисов / С.Б. Абдыгаппарова // Вестник университета Туран. – 2015. - №4. – С. 225-229
2. Аверина Т.А. Внедрение проектного офиса и его влияние на корпоративную культуру / Т.А. Аверина // Экономика и менеджмент систем управления. – 2017. – Т.25. - №3-1. – С. 104-110
3. Анастасова А.С. Управление проектами: особенности проектного управления в России / А.С. Анастасова // Теория и практика современной науки. – 2016. - №11. – С. 29-31
4. Антонов Г.Д. Управление проектами организации / Г.Д. Антонов. – М.: Инфра-М, 2018. – 244 с.
5. Балашов А.И. Управление проектами. – М.: Юрайт, 2016. – 383 с.
6. Беленький А.Н. Теоретические аспекты проектного управления на предприятии в современных экономических условиях / А.Н. Беленький // Бизнес в законе. – 2016. - №6. – С. 102-105
7. Белякова Е.О. Проектный офис в проектно-ориентированных организациях / Е.О. Белякова // Успехи в химии и химической технологии. – 2017. – Т. 31. - №14. – С. 7-9
8. Биктяков К.С. Эффективное управление проектами / К.С. Биктяков // Машиностроитель. – 2013. - №5. – С. 24-25
9. Богданов В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 345 с.
10. Болотова К.Р. Создание проектного офиса как инструмента реализации инновационных проектов / К.Р. Болотова // Бизнес-образование в экономике знаний. – 2015. - №2. – С. 3-5
11. Боуллез Д.Л. Центр управления проектами и оперативное управление предприятием / Д.Л. Боуллез // Управление проектами и программами. – 2017. - №2. – С. 98-104
12. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании / В.А. Гнедых // Молодой ученый. – 2015. - №9. – С. 576-581
13. Ильина О.Н. Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие / О.Н. Ильина. – М.: Вузовский учебник, 2018. – 208 с.
14. Киндалов В.В. Проектный офис как инструмент управления инвестиционными проектами в организациях / В.В. Киндалов // Многоуровневое общественное воспроизводство: вопросы теории и практики. – 2016. - №11. – С. 112-118
15. Козодаев М. Практика построения офисов / М. Козодаев // Управление проектами и программами. – 2012. - №3. – С. 18-23
16. Комов А.В. Понятие и принципы управления проектами / А.В. Комов // Наука и образование сегодня. – 2018. - №2. – С. 87-88
17. Лисицын А.О. Проект и проектное управление. Основные понятия / А.О. Лисицын // Вестник международного Института управления. – 2017. - №2. – С. 62-64
18. Лузан А.Ю. Определение понятия «управление проектами» / А.Ю. Лузан // Инновационная наука в глобализующемся мире. – 2018. – Т.2. - №1. – С. 51-53
19. Мазур И. И. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. - М.: Омега-Л, 2012. – 960 с.
20. Макеева В.Г. Проектный офис как инструмент управления инновационными проектами предприятий / В.Г. Макеева // Экономика и предпринимательство. – 2017. - №9-3. – С. 572-574
21. Медведева Н.В. Роль управления проектами в системе управления организацией / Н.В. Медведева // Материалы Ивановских чтений. – 2017. - №2-1. – С. 207-212
22. Миронова С.Б. Проектно-целевое управление и управление проектом / Вестник Саратовского областного института развития образования. – 2016.- №4. – С. 68-74
23. Науменко С.М. Основные функции проектного офиса системы управления проектами / С.М. Науменко // Казанская наука. – 2015. - №11. – С. 87-93
24. Ольдерогге Н.Г. Проектный офис – мода или необходимость? / Н.Г. Ольдерогге // Автоматизация в промышленности. – 2016. - №9. – С. 31-35
25. Персод Н.Л. Проектный офис как центр управления коммуникациями / Н.Л. Персод // Менеджмент сегодня. – 2014. - №4. – С. 240-255
26. Смолина Е.Ю. Проектный офис как инструмент внедрения проектного подхода / К.Ю. Смолина // Экономика и предпринимательство. – 2017. - №12-4. – С. 979-982
27. Суслов Е.Ю. Управление проектами. – М.: Санкт-Петербург, 2015. – 230 с.
28. Титов С.А. Проектные офисы как элемент корпоративной системы управления проектами: анализ и классификация / С.А. Титов // Вестник Университета (Государственный университет управления). – 2014. - №14. – С. 251-258
29. Томорадзе И. Управление проектами как стадия процессного управления / М. Томорадзе // Проблемы теории и практики управления. – 2013. - №2. – С. 93-100
30. Хаббел Р. Центр управления проектами и оперативное управление предприятием / Р. Хаббел // Стратегический менеджмент. – 2017. - №2. – С. 122-128
31. Цогоев М.М. Современные подходы к определению понятия «управление проектами» / М.М. Цогоев // Инновационная наука. – 2016. - №4-2. – С. 94-98

1. Богданов В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – С. 49 ↑

2. Суслов Е.Ю. Управление проектами. – М.: Санкт-Петербург, 2015. – С. 23 ↑

3. Лисицын А.О. Проект и проектное управление. Основные понятия / А.О. Лисицын // Вестник международного Института управления. – 2017. - №2. – С. 62 ↑

4. Балашов А.И. Управление проектами. – М.: Юрайт, 2016. – С. 43 ↑

5. Анастасова А.С. Управление проектами: особенности проектного управления в России / А.С. Анастасова // Теория и практика современной науки. – 2016. - №11. – С. 29 ↑

6. Там же, с. 30 ↑

7. Мазур И. И. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. - М.: Омега-Л, 2012. – С. 312 ↑

8. Антонов Г.Д. Управление проектами организации / Г.Д. Антонов. – М.: Инфра-М, 2018. – С. 81 ↑

9. Там же, С. 83 ↑

10. Медведева Н.В. Роль управления проектами в системе управления организацией / Н.В. Медведева // Материалы Ивановских чтений. – 2017. - №2-1. – С. 208 ↑

11. Миронова С.Б. Проектно-целевое управление и управление проектом / Вестник Саратовского областного института развития образования. – 2016.- №4. – С. 69 ↑

12. Лузан А.Ю. Определение понятия «управление проектами» / А.Ю. Лузан // Инновационная наука в глобализующемся мире. – 2018. – Т.2. - №1. – С. 52 ↑

13. Томорадзе И. Управление проектами как стадия процессного управления / М. Томорадзе // Проблемы теории и практики управления. – 2013. - №2. – С. 95 ↑

14. Цогоев М.М. Современные подходы к определению понятия «управление проектами» / М.М. Цогоев // Инновационная наука. – 2016. - №4-2. – С. 96 ↑

15. Ольдерогге Н.Г. Проектный офис – мода или необходимость? / Н.Г. Ольдерогге // Автоматизация в промышленности. – 2016. - №9. – С. 31 ↑

16. Макеева В.Г. Проектный офис как инструмент управления инновационными проектами предприятий / В.Г. Макеева // Экономика и предпринимательство. – 2017. - №9-3. – С. 572 ↑

17. Козодаев М. Практика построения офисов / М. Козодаев // Управление проектами и программами. – 2012. - №3. – С. 18 ↑

18. Боуллез Д.Л. Центр управления проектами и оперативное управление предприятием / Д.Л. Боуллез // Управление проектами и программами. – 2017. - №2. – С. 98 ↑

19. Белякова Е.О. Проектный офис в проектно-ориентированных организациях / Е.О. Белякова // Успехи в химии и химической технологии. – 2017. – Т. 31. - №14. – С. 7 ↑

20. Титов С.А. Проектные офисы как элемент корпоративной системы управления проектами: анализ и классификация / С.А. Титов // Вестник Университета (Государственный университет управления). – 2014. - №14. – С. 252 ↑

21. Науменко С.М. Основные функции проектного офиса системы управления проектами / С.М. Науменко // Казанская наука. – 2015. - №11. – С. 88 ↑

22. Там же, С. 89 ↑

23. Абдыгаппарова С.Б. Подходы к определению типов и моделей проектных офисов / С.Б. Абдыгаппарова // Вестник университета Туран. – 2015. - №4. – С. 225 ↑

24. Там же, с. 226 ↑

25. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании / В.А. Гнедых // Молодой ученый. – 2015. - №9. – С. 577 ↑

26. Ильина О.Н. Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие / О.Н. Ильина. – М.: Вузовский учебник, 2018. – С. 62 ↑

27. Там же, с. 63 ↑

28. Там же, с. 64 ↑

29. Биктяков К.С. Эффективное управление проектами / К.С. Биктяков // Машиностроитель. – 2013. - №5. – С. 24-25 ↑

30. Киндалов В.В. Проектный офис как инструмент управления инвестиционными проектами в организациях / В.В. Киндалов // Многоуровневое общественное воспроизводство: вопросы теории и практики. – 2016. - №11. – С. 112 ↑

31. Болотова К.Р. Создание проектного офиса как инструмента реализации инновационных проектов / К.Р. Болотова // Бизнес-образование в экономике знаний. – 2015. - №2. – С. 3-5 ↑

32. Персод Н.Л. Проектный офис как центр управления коммуникациями / Н.Л. Персод // Менеджмент сегодня. – 2014. - №4. – С. 241 ↑

33. Смолина Е.Ю. Проектный офис как инструмент внедрения проектного подхода / К.Ю. Смолина // Экономика и предпринимательство. – 2017. - №12-4. – С. 979 ↑

34. Там же, с. 980 ↑

35. Хаббел Р. Центр управления проектами и оперативное управление предприятием / Р. Хаббел // Стратегический менеджмент. – 2017. - №2. – С. 122 ↑

36. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании / В.А. Гнедых // Молодой ученый. – 2015. - №9. – С. 578 ↑

37. Там же, с. 579 ↑

38. Аверина Т.А. Внедрение проектного офиса и его влияние на корпоративную культуру / Т.А. Аверина // Экономика и менеджмент систем управления. – 2017. – Т.25. - №3-1. – С. 105 ↑

39. Козодаев М. Практика построения офисов / М. Козодаев // Управление проектами и программами. – 2012. - №3. – С. 18 ↑

40. Там же, с. 19 ↑

41. Мазур И. И. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. - М.: Омега-Л, 2012. – С. 251 ↑

42. Там же, с. 252 ↑