Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Линейно-функциональная (штабная) структура управления го­стиницей. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий опреде­ленный коллектив. При разработке конкретных вопросов и под­готовке соответствующих решений, программ, планов ему по­могает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.д.) (рис. 3).

В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководите­ля, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Рисунок 3. Схема линейно-функциональной организации

Юр. служба

Ген.менеджер

Сектор соц-х

исследований

Директор по

производству

Директор по

маркетингу

Директор по

кадрам

П 1

П 2

П 1

П 2

П 1

П 2

Основу линейно-функциональной структуры со­ставляет "шахтный" принцип построения и специализация управленческого персонала по функциональным подсистемам организации. По каждой подсистеме формируются "иерархия" служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу.

В системе управления работает многочисленная группа вспомогательного технического персонала. К этой категории работников относятся: секретари, машинистки, делопроизводители, операторы машиносчетных бюро, счетоводы, учетчики, чертежники, экспедиторы и т.д. Эти работники отвечают за своевременную техническую обработку информации – ее упорядочение, размножение, выдачу, пересылку и т.д. [7, с. 100-101].

Успешное функционирование различных систем управления во многом предопределяется правильным комплектованием, подготовкой и системой повышения квалификации кадров руководителей и специалистов[8].

В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы следующие информационно-управленческие технологии. Сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника к адресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использование адресатом. Рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование информации). Творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование для усовершенствования объекта управления) [9, с. 18].

Таким образом, техническое оснащение системы управления является одним из существенных условий повышения качества управления и снижения затрат, связанных с ним.

1.2 Функции управления предприятием в современных условиях

Содержание управления предприятием раскрывается в функциях. С помощью функций субъект управления (аппарат управления, руководитель) целенаправленно воздействует на трудовой коллектив предприятия и отдельных работников (объект управления), материально-технические и отганизационно-экономические условия деятельности в целях получения определенного конечного результата.

Все функции управления предприятием подразделяются на основные (общие) и конкретные (специфические). К числу основных функций относятся планирование, организация и координирование, активизация, контроль и учет.

Все они взаимосвязаны и взаимозависимы (рис. 4).

Планирование

Учет

Активизация

(стимулирование)

Контроль и

регулирование

Организация и

координирование

Рисунок 4. Основные (общие) функции управления

Наибольший эффект в управленческой деятельности может быть достигнут только при условии планомерного и пропорционального их распределения. Состав и соотношение функций с подробной расшифровкой конкретной работы необходимы для составления должностных инструкций, правил внутреннего распорядка, планомерного и пропорционального распределения прав и обязанностей, как между отделами треста, объединения, так и внутри них.

С изменением условий работы предприятий функции управления должны своевременно пересматриваться и перераспределяться, чтобы не происходило наслоение новых функций, вызванных новыми задачами, на прежние, утратившие свое назначение. В результате объем управленческой деятельности, и занятость работников аппарата управления могут необоснованно возрасти.

Процесс обновления и перераспределения функций не всегда сопровождается изменением структуры управления и может происходить в раках сложившихся управленческих отношений, так как функции характеризуют динамику, а структура – статику управления.

Выполнение каждой из функций управления имеет свои особенности и закономерности.

Планирование играет определяющую роль в управлении, так как позволяет сформулировать цель и определить необходимые средства для ее достижения, рассчитать ресурсы, установить порядок и сроки, распределить задание между отдельными структурными подразделениями. Вместе с те планируются поэтапные объемы выпуска продукции собственного производства, товарооборот, внешние и внутренние связи предприятий, методы организации и режим работы, эффективность деятельности, т.е. все то, что необходимо для разработки основных направлений развития отрасли.

Повысить качество планирования можно с помощью перехода к системному (комплексному) и программно-целевому методам планирования.

Системный (комплексный) подход – одно из обязательных условий разработки оптимальных планов на всех уровнях управления. Изменение параметров какого-либо отдельного социально-экономического процесса вызывает соответствующие изменения в других процессах. А поэтому при планировании каждый элемент деятельности должен быть проанализирован во всех его взаимосвязях с сопряженными элементами или с максимально возможным их количеством. Влияние работы одного подразделения на остальные, связанные с ним, должно получить соответствующую количественную оценку. Каждое отдельное предприятие рассматривается одновременно как самостоятельная социально-экономическая система и как часть более крупной системы торгующей организации, отрасли.

Характерной особенностью предприятий, связанных с питанием, является непосредственная зависимость качества и эффективности работы от результатов деятельности в смежных отраслях народного хозяйства – пищевой промышленности, сельском хозяйстве, розничной торговле. Значение системного подхода возрастает в условиях комплексной индустриализации производства кулинарной продукции, поскольку увеличиваются и усложняются связи предприятий, получающих полуфабрикаты высокой степени готовности, а затем реализующих кулинарные изделия потребителям.

Эффективным инструментом планирования является программно-целевой метод, основанный на принципе деления цели на подцели при переходе от одного уровня планирования к другому. Соответственно этому дерево целей отображает структуру взаимосвязи плановых заданий между собой и с необходимыми для их выполнения средствами и условиями. Принципиальная схема разработки такого плана приведена на рисунке 5.

К примеру, поставив в плане задачу управления качеством на предприятии общественного питания (1), предусматривают достижение двух целей – повышение качества услуг (1.1) и качества продукции (1.2).

1

1.1

1.2

1.2.2

1.2.3

1.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

и т.д.

1.2.2.1

Рисунок 5. Принципиальная схема программно-целевого метода разработки плана

Подцелями задачи повышения качества продукции являются: обеспечение высоких вкусовых свойств пищи (1.2.1), необходимого разнообразия питания (1.2.2) и соответствующего оформления блюд (1.2.3).

Средствами достижения цели (1.2.1) могут стать рациональная организация основного технологического процесса и вспомогательных работ (1.2.2.1), техническая модернизация производства (1.2.2.2), обеспечение предприятия необходимыми видами сырья соответствующего качества (1.2.2.3), повышение квалификации работников производства (1.2.2.4) и т.п.

В результате программа управления качеством становится плановым документом, который охватывает наиболее важные мероприятия для достижении поставленной цели и сопровождается расчетом ресурсов, необходимых для их реализации [12].

Совершенствование планирования и достижение поставленной цели зависят от качества выполнения всех остальных функций управления, прежде всего организации, координирования, активизации, контроля и регулирования.

Эффективная работа предприятий в новых и все более сложных условиях хозяйствования возможна только при непрерывном повышении оперативности и обоснованности управленческих решений, которые в свою очередь зависят от точности и качества информации. Если аппарат управления не располагает достаточной информацией о ходе производственно-торговых процессов или не способен переработать поступающую информацию, то предприятие фактически выходит из-под контроля.

Учет как функция по сбору, обработке и хранению информации обеспечивает руководящих работников всеми необходимыми сведениями.

Функции управления, помимо рассмотренных основных, включают также конкретные (специфические) виды деятельности. Следует отметить, что трансформация общих функций в конкретные происходит при изменении уровня управления – от треста и объединения к предприятию. Несмотря на важность четкой классификации функций управления, единая номенклатура их пока еще не утверждена.

Итак, рассмотрев функции управления, необходимо сделать вывод, что при распределении функций управления необходимо:

• выделить основные и конкретные функции управления, дать точную характеристику всех видов управленческой деятельности;
• четко разделить труд между работниками функциональных и линейных служб;
• определить трудоемкость каждой функции, а затем и необходимое число исполнителей;
• разработать положения об отделах и службах, должностные инструкции, а если они есть, уточнить их с учетом местных особенностей; своевременно пересматривать их в зависимости от непрерывно меняющихся условий практической деятельности;
• установить взаимосвязи между различными видами управленческих работ внутри предприятий, между предприятиями и органами управления по горизонтали и вертикали;
• предусмотреть взаимозаменяемость и взаимодействие функций управления при возможных изменениях внешних и внутренних условий работы;
• все виды управленческой деятельности должны быть закреплены за определенными работниками равномерно и в соответствии с их способностями.

глава 2 Анализ системы управления тоо «КазЭнергоСтрой»

2.1 Общая характеристика предприятия

Деятельность ТОО «КазЭнергоСтрой» регулируется Гражданским Кодексом Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан от 22.04.1998г. «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», Законом Республики Казахстан от 19.06.1997г. «О государственной поддержке малого предпринимательства».

Товарищество является субъектом малого предпринимательства, со среднегодовой численностью работников не более пятидесяти человек и общей стоимостью активов в среднем за год не свыше шестидесяти тысяч месячных расчетных показателей.

Полное и сокращенное наименование товарищества:

Товарищество с ограниченной ответственностью «КазЭнергоСтрой »; ТОО «КЭС ».

Место нахождения товарищества: Республика Казахстан, город Астана, район Алматы, мкр.З, д. 4, кв.34.

Товарищество осуществляет следующие основные виды деятельности:

• строительно-монтажные работы;
• работы по устройству внутренних инженерных систем: вентиляция, кондиционирование воздуха, пневмотранспорт и аспирация, теплоснабжение, водоснабжение, канализация, электроотопление;
• монтаж технологического оборудования: приборов контроля и учета производственного и бытового назначения;
• ремонтно-строительные работы при капитальном ремонте и реконструкции зданий и сооружений (без изменения расчетной схемы), наружные и внутренние инженерные сети (кроме газоснабжения);
• монтаж металлических конструкций, установка арматур: устройство монолитных бетонных и железобетонных конструкций, устройство оснований и фундаментов, свайные работы, монтаж сборных бетонных и железобетонных несущих деревянных конструкций, кладка из камня, кирпича, блоков и устройство перегородок монтаж ограждающих конструкций и заполнение проемов;
• другие виды деятельности, не запрещенные законодательством Республики Казахстан.

Лицензируемые виды деятельности осуществляются только при наличии соответствующей лицензии в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Срок деятельности товарищества не ограничен.