Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ).pdf
Добавлен: 27.06.2023
Просмотров: 86
Скачиваний: 2
На последнем уровне системы основополагающими документами в части учета наличных денежных средств являются нормативные документы самого экономического субъекта, а именно [3]:
- учетная политика экономического субъекта, определяющая вопросы организации бухгалтерского учета на экономическом субъекте;
- рабочий план счетов, конкретизирующий счета, субсчета и аналитические счета для учета наличных денежных средств;
- график документооборота, который регламентирует движение первичных документов и учетных регистров по учету наличных денежных средств;
- приказ о проведении инвентаризации кассы на экономическом субъекте, который регламентирует порядок и сроки проведения ревизии наличных денежных средств;
- приказ об утверждении состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии, который регламентирует состав ревизионной комиссии, в компетенцию которой входит проведение инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации;
- формы учетных регистров и другие документы [15, c.25].
Таким образом, по итогам анализа нормативно-правовой базы ведения учета наличных денежных средств можно сделать вывод о том, что система учета денежных средств строго регламентирована нормативно-законодательными актами Российской Федерации, имеющими разный правовой статус.
1.2 Организация работы кассы на предприятии
Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными экономический субъект создает специальный участок в бухгалтерии - кассу.
С 1 января 2012 года основным нормативным документом по организации кассы и ведению кассовых операций на экономическом субъекте является Положение Банка России от 12 октября 2011г. №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» [7, c.53].
Исходя из положений данного нормативного документа, основные требования к организации помещения кассы на экономическом субъекте следующие.
Касса представляет собой изолированное помещение с дверью, закрывающейся изнутри, оборудованное металлическими несгораемыми шкафами, которые после работы запираются и опечатываются печатью.
Правила оборудования кассы предусматривает устройство окошечка для обслуживания клиентов, закрывающееся изнутри дверцей, запираемой навесным замком [8, c.70].
Тщательно укрепляются решетками окна помещения, дымоходы, вентиляционные каналы и другие возможные пути несанкционированного проникновения.
Металлические шкафы для хранения денежных средств обязательно крепятся к несущим конструкциям здания. Оборудование кассы организации предусматривает наличие двух огнетушителей [16, c.21].
Требования по оборудованию помещения кассы оговаривают конкретные требования по размерам и конструкции кассового окошка и двери, которые могут быть упрощены только в том случае, когда помещение охраняется вооруженной милицией или вневедомственной охраной.
Оборудование кассы в учреждении должно предусматривать обустройство охранной сигнализации, состоящей из нескольких контуров различного принципа действия – ультразвуковых, радиоволновых, оптико-электронных и других средств оповещения о случаях проникновения в помещение посторонних лиц [10, c.70].
Инструкция по оборудованию кассы предприятия предусматривает устройство тревожной сигнализации, подающей сигнал вооруженной части милиции или охраны.
По окончанию рабочего дня электропитание кассы полностью отключается выключением с центрального охранного поста во избежание использования злоумышленниками электроинструментов для вскрытия сейфов с деньгами. Кроме сигнализации о возможном проникновении, оборудование кассы в бюджетном учреждении должно предусматривать пожарную сигнализацию, питание которой осуществляется от независимой электросети, чтобы она могла работать круглосуточно [18, c.51].
Требования к оборудованию кассы в 2015 году изменились, теперь они регламентируются указанием Центробанка России №320-У, которое упростило порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и для представителей малого предпринимательства. Предпринимателям теперь не обязательно вести кассовую книгу и лимитировать наличие денежных средств [15, c.25].
Однако если оборот наличных денег на экономическом субъекте значителен, то даже индивидуальному предпринимателю лучше всего поступать в соответствии с требованиями ко всем экономическим субъектам:
- устроить и оборудовать место под кассовое обслуживание;
- назначить постоянного кассира;
- придерживаться кассовой дисциплины;
- использовать контрольно-кассовую технику.
Оборудование кассовых помещений для индивидуальных предпринимателей теперь не является обязательным требованиям, но остается желательным [17, c.23].
Оборудование помещения кассы экономического субъекта заключается не только в обеспечении системы безопасности.
В помещении должен присутствовать контрольно-кассовый аппарат (далее – ККМ), с помощью которого все наличные расчеты сопровождаются выдачей кассового чека. ККМ обладает еще и фискальной памятью, регистрируется в налоговом органе и допускает контроль движения наличных денег налоговой инспекцией.
Требования оборудования кассы контрольно-кассовыми аппаратами сопровождаются условиями их обеспечения программными продуктами, позволяющими передавать информацию о движении денежных средств в центральный компьютер бухгалтерии, на котором осуществляется весь финансовый и бухгалтерский учет [16, c.21].
Существует положение о порядке использования кассового оборудования, в котором нормируются все действия кассира от ведения учетного журнала до управления контрольно-кассовой машиной.
В распоряжении кассира экономического субъекта может быть и дополнительное оснащение, не входящее в состав обязательного.
Так, требования к кассовому оборудованию не предусматривают наличия купюросчетных машин, намного ускоряющих процесс обслуживания кассиром клиентов, или устройств для проверки подлинности банкнот в ультрафиолетовом или инфракрасном свете. С наличием таких устройств оборудование кассы позволяет исключить попадание поддельных купюр. При этом обслуживание клиентов кассиром упрощается и ускоряется [6, c.36].
Осуществление кассовых операций производится на экономическом субъекте кассовым работником (кассиром). Должностные обязанности кассира на современном экономическом субъекте представлены на рисунке 1.
Должностные функции кассира
Определение подлинности купюр
Осуществление денежных операций
Прием и выдача денег клиенту
Работа с пластиковыми банковскими картами
Учет и контроль денежной наличности
Ведение кассовой отчетности, оформление отчетных документов
Инкассация денежных средств и передача их инкассатору
Рис. 1. Должностные функции кассира [11, c.64].
Учитывая перечень должностных функций, к соискателю на должность кассира предъявляются определенные требования:
- опыт работы и знание кассовых операций;
- знание компьютера, 1С и офисных приложений;
- умение заполнять документы и вести отчетность в соответствии с законодательством и нормативными актами и другие [12, c.70].
С кассиром, назначаемым приказом руководителя, заключается договор о полной материальной ответственности.
При временном отсутствии кассира его функции может брать на себя главный бухгалтер экономического субъекта.
Если сфера деятельности экономического субъекта или индивидуального предпринимателя предполагает наличие нескольких кассиров в штате, то один из них будет являться старшим кассиром. Кассовые операции могут осуществляться и самим руководителем экономического субъекта [17, c.23].
В кассе организации может храниться сумма денежных средств в пределах установленного лимита, который рассчитывается самим экономическим субъектом.
Лимит остатка наличных денежных средств (L) определяется по формуле (1)
(1)
где V – сумма поступлений наличных денежных средств в кассу;
Р – период, за который организация учитывает поступления наличных денежных средств в кассу, не может превышать 92 рабочих дня;
Nc – период времени между днями сдачи наличных денежных средств в банк, не может быть более 7 рабочих дней [14, c.69].
Если организация не имеет поступлений наличных денежных средств за проданные товары, работы, услуги, то лимит остатка наличных денежных средств рассчитывается исходя из сумм выплат наличных денежных средств, за исключением сумм, расходуемых на выплату зарплат, стипендий и т.д. (2)
(2)
где R – суммы выплат наличных денежных средств;
Р – период, за который экономический субъект учитывает выдачу наличных денежных средств, не может превышать 92 рабочих дня;
Nc – период времени между получением денежных средств в банке [18, c.51].
Превышение установленного лимита допускается только в дни выплат заработной платы, стипендий и т.д., в течение трех рабочих дней, включая день снятия наличных денежных средств в кассу. Все свободные наличные денежные средства сверх установленных лимитов экономические субъекты обязаны хранить на расчетных или валютных счетах в учреждениях банков [14, c.69].
В 2017г вступили в силу изменения, внесенные в порядок ведения кассовых операций. Теперь, в частности, для выдачи наличных денег под отчет не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной подотчетной сумме. Также стало необязательным представление работником заявления на выдачу денег под отчет [18, c.53].
Изменения затронули и порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров.
Перечислим основные новшества в порядке ведения кассовых операций:
- выдача денег под отчет возможна на основании распорядительного документа организации (приказа руководителя), требовать от работника заявление на выдачу денег под отчет не нужно;
- снят запрет на выдачу наличных денег в ситуации, когда работник не отчитался по предыдущему авансу;
- появилась возможность составления одного расходного ордера по окончании проведения кассовых операций, например, в конце смены. Такой порядок распространяется на расходные ордера, оформляемые на основании фискальных документов, предусмотренных законодательством о ККТ (например, чеков, выданных при возврате денег покупателям);
- квитанция к электронному приходному ордеру может быть отправлена по просьбе вносителя денег на его электронную почту [17, c.25].
С указанной даты приходные (ф. 0320001) и расходные (ф. 0320002) ордера могут оформляться не только по факту получения или выдачи денежных средств, но и по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Такая возможность установлена п. 4.1 Порядка [3].
Названной нормой определено, что фискальный документ - это фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком. В перспективе подобные документы заменят контрольную кассовую ленту, которая в настоящее время является одним из документов для оформления приходного кассового ордера (ф. 0310001).
Оформление приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров теперь возможно в электронном виде (п. 6.2 Порядка). Отметим: утвержденного формата файлов для электронных кассовых ордеров (ПКО или РКО) пока нет [13, c.72].
При оформлении ПКО в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на адрес электронной почты. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном ПКО, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет ПКО главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для его переоформления на фактически вносимую сумму денег.