Файл: Управление приёмом, размещением и хранением товаров. Классификация запасов. На примере реально существующей организации.pdf

Проанализировав запасы в инструментальном цехе можно сделать вывод, что наиболее значимой проблемой является отсутствие контроля за нормами формирования запасов. Это приводит к росту затрат на хранение их и потерям по отвлечению оборотного капитала.

2.3 Характеристика системы управления запасами ОАО «НПО «Юпитер»

Снабжение производственных цехов, служб и подразделений филиалов ОАО «НПО «Юпитер» покупными материалами, полуфабрикатами, комплектующими изделиями и инструментами осуществляется в соответствии с утверждённым Бизнес-планом.

При разработке Бизнес-плана достигается наиболее полная увязка всех потребностей производства в товарно-материальных ценностях (ТМЦ) с материально-техническими ресурсами с целью их максимальной экономии.

После утверждения Бизнес-плана, для более полного удовлетворения потребностей производства в управление программного обеспечения рассчитывается и выдается в отдел планирования информации и качества документ.

Графики потребности и план-график их потребления формируются в срок, который определен приказом генерального директора "О формировании бизнес-плана на следующий год". Для их составления в отдел планирования информации и качества представляются расчеты и заявки от следующих служб:

• планово-производственные отделы заводов, входящих в состав ОАО "НПО" Юпитер", отдел промышленных заказов до 1 февраля представляют проекты годового плана производства в номенклатуре изделий на предстоящий планируемый год с поквартальной разбивкой;
• управление главного технолога, отдел главного технолога опытного предоставляет сводные нормы по всем изделиям, предусмотренным проектами плана производства, утвержденными главными инженерами вышеуказанных заводов в соответствии с требованиями СТП 503.09.026-2000 "Нормирование расходов";
• инструментальный завод (ИЗ) предоставляет номера заказов и потребность в материалах на данные заказы;
• отдел промышленных заказов предоставляет нормы расходов материалов на одну деталь и копии договоров со сторонними организациями с обязательным указанием требуемых материалов и срока их исполнения. Нормы проводятся через бюро нормирования материалов;
• цеха и отделы ОАО "НПО "Юпитер" предоставляют заявки на материалы и покупные комплектующие изделия, идущие на ремонтно-эксплуатационные нужды, с представлением норм или необходимых расчетов;
• расчеты и заявки на специальную одежду и обувь, за подписью заместителя главного инженера по технике безопасности, представляют на группу спецодежды, бумаги и асбестовых материалов в соответствии со штатным расписанием и типовым нормам на специальную одежду и обувь, в срок до первого сентября года, предшествующего планируемому.

На основании полученных заявок отдел планирования информации и качества производит соответствующие расчёты, разрабатывает сводные лимитные ведомости потребности материалов (ф. 060016) и представляет их в отдел материально-технического снабжения и в отдел металлов и заготовок;

Отдел внешней комплектации и оборудования на основании заявок и утверждённого бизнес-плана просчитывают потребность в комплектующих изделиях и полуфабрикатов.

Отделом планирования информации и качества производятся расчёты на драгоценные металлы на основании утверждённых норм управлением главного технолога в соответствии с СТП 503.09.026-2000 "Нормирование расходов материалов" и заявок цехов № 9 и № 66. Расчёты затем представляются в комитет Российской Федерации по драгоценным металлам по поступлению оттуда запроса об отчёте.

В соответствии с расчётами по сводным лимитным ведомостям и планами-графиками структурные подразделения (отдел материально-технического снабжения, отдел металлов и заготовок, отдел внешней комплектации и оборудования) оформляют заказ-наряды, сводные заявки, которые отправляют предприятию-поставщику.

Планово-производственные отделы не позднее 10 числа первого месяца расчетного квартала вводят номенклатуру согласно квартальной программе запуска, и информирует Управление программного обеспечения об окончании работ по вводу.

Управление программного обеспечения в течении 2 рабочих дней после окончания работ планово – производственных отделов по вводу информации производит расчёт и выдачу в Отдел планирования информации и качества квартальных лимитов материал по цехам по форме ведомости МП-25775. Выходные в расчёт не берутся.

На основании этих данных, а также, учитывая данные по незавершённому производству, остаткам материальных ценностей на складах и в цехах, отдел планирования информации и качества насчитывает ежеквартальные лимиты на получение материалов, полуфабрикатов и покупных комплектующих изделий, которые доводятся до руководителей структурных подразделений – отдела материально- технического снабжения, отдела металлов и заготовок, отдела внешней комплектации и оборудования комплектации промплощадки №2, сектора снабжения заказов Инструментального завода, - на 1 квартал текущего года до 15 февраля, на последующие кварталы – до 20 числа 1 месяца квартала.

Руководители оперативных групп службы директора МТС и Т первого числа каждого месяца проводят сверху с цехами ОАО «НПО «ЮПИТЕР» остатков ТМЦ, находящихся на складе для выдачи их в производство, согласно рассчитанных лимитов.

В случае отсутствия материалов, предусмотренного техническим процессом, разрешение на использование заменяющего материала (форма 06003) оформляется работниками выше перечисленных подразделений согласно требованиям инструкции. Заявку для получения замены материала на другой согласно конструкторской документации выписывает цех – изготовитель детали. Все производственные замены регистрируются в книге регистрации замен на оперативных группах Директора МТС и Т отдельно по заводам. Все корешки производственных замен хранятся в оперативных группах службы Директора МТС и Т.

При изменении готовых планов, получаемых от планов – производственных отделов заводов, отдел планирования информации и качество производит оперативную корректировку ежеквартальных лимитов выдачи ТМЦ в подразделения предприятия.

В случае уменьшения плана производства или снятия заказа планов – производственный отдел и главная бухгалтерия обязаны указать шифры затрат, на которые необходимо списать расходы по закупке материала, полуфабриката, комплектующего изделия, изготовлению их поставщиком под конкретный заказ и уменьшенный план, находящиеся в производственных подразделениях и на складах.

Анализ существующей системы организации производственного процесса инструментального цеха говорит о хорошо поставленном нормировании, планировании производственных запасов, однако в этой системе не уделено достаточного внимания за контролем образования сверхнормативных запасов. В системе не предусматриваются варианты изменения заказов в процессе изготовления продукции, поэтому принять своевременные меры по ликвидации незавершённого производства очень затруднительно.

2.3 Система контроля над уровнем запасами

Контроль за состоянием запасов – это изучение и регулирование уровня запасов с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Завышение фактического уровня запасов против запланированного приводит к образованию сверх нормативных запасов. Это такое фактическое наличие материалов, которое превышает максимальную общую норму запаса, включая максимальный текущий, подготовительный и страховой запасы.

От сверхнормативных следует отличать изменение запаса, которыми принято называть наличие материалов и инструмента, не требующихся для производства. Излишние запасы устанавливаются по двум факторам: отсутствию расхода данного материала и инструмента в течение более или менее длительного периода; путём сравнения наличия материалов и инструмента с потребностью в них по нормам или заявкам цехов потребителей.

Излишние запасы образуются в случае снятия с производства отдельных изделий, внесения таких конструкторских и технологических изменений, которые приводят к замене одних материалов другими вследствие получения не заказанных материалов, поступления недоброкачественных материалов и деталей.

Основными причинами образования сверх – нормативных запасов является: снижение фактической потребности в данном материале и инструменте, вследствие уменьшения планов производства и реализации продукции у потребителей и изменения структуры запланированных работ; сокращение норм расхода материалов и инструмента на единицу изделия вследствие улучшения конструкции изделия, улучшения качества, долговечности и надёжности инструмента; получение транзитом материалов, потребность в которых значительно меньше установленных транзитных норм отпуска; досрочная отгрузка материалов и инструмента потребителям в счёт плана поставки следующих плановых периодов; резкое увеличение отгружаемых партий материала и инструмента потребителям и завышение потребности в данном материале и инструменте в заявках, спецификациях, заказах.

Нормирование запасов на предприятии осуществляется «снизу – вверх», начиная с расчётов специфицированных норм по отдельным видам материала и инструмента. Специфицированная норма определяет допустимый диапазон изменения ежесуточных остатков материала и инструмента на предприятии в расчётном периоде. Специфицированную норму используют при контроле уровня запасов в текущем году с целью определения излишних запасов и выявления дефицитных позиций по видам и группам материала и инструмента, которые не нужны предприятию и их следует реализовать, чтобы высвободить оборотные средства, вложенные в «пролёживающие» запасы.

Наступление дефицита, т.е. отсутствие вида какого – либо материала и инструмента, когда оно нужно предприятию, приведёт к определённым негативным последствиям (к снижению объёмов реализации и полученной прибыли).

Экономическое содержание специфицированной нормы любой категории запаса можно пояснить следующим образом. По любому рассматриваемому виду материального ресурса и инструмента можно определить специфицированную норму запаса в натуральном выражении и средний запас, т.е. среднее значение из ежесуточных остатков, в расчётном периоде (в течение года, квартала).

Отношение среднего запаса в расчётном периоде к установленной норме по своему экономическому содержанию является коэффициентом обеспеченности запасом предприятия. Если в анализируемом расчётном периоде коэффициент обеспеченности получается больше единицы, то у предприятия будет излишний запас, т.е. «пролёживающий», который ему не нужен. В случае, когда коэффициент меньше единицы, создаётся дефицит по запасу данного материального ресурса и инструмента. В случае, когда коэффициент обеспеченности запасом будет равен единице, то данный запас будет минимально необходимым и достаточным для обеспечения бесперебойной производственной и сбытовой деятельности.

Анализ причин образования сверхнормативных и излишних запасов материалов и инструмента показывает, что их накопление во многом зависит от оперативного и чёткости работы органов снабжения и сбыта (цехов изготовителей, ИРК и ЦИС). Задача этих органов заключается не только в том, чтобы правильно установить потребность и сроки поставки материальных ресурсов и инструмента, но и в том, чтобы принимать оперативные меры к изменению планов снабжения в соответствии с изменением потребностей производства.

Для регулирования уровня запасов большое значение имеет перепись (инвентаризация) остатков материальных ресурсов.

На предприятии применяется непрерывная инвентаризация. По этой схеме контролеры ведут счет определенного количества или части общих запасов инструмента каждый день и соответственно вносят поправки в ведущиеся файлы записи запасов инструмента. Этим способом осуществляется проверка всех запасов инструмента за большой период времени и с небольшими помехами для производственной деятельности.

Для обеспечения точной оценки средств, вложенных в запасы, ведется подробный учет состояния запасов и проводятся периодические проверки. Существует несколько методов оценки запасов, каждый из которых дает различную интерпретацию стоимости товарных запасов.

Одним из основных видов текущей работы органов снабжения является контроль выполнения договоров поставщиками по своевременной отгрузке материалов и инструмента необходимого количества, качества и ассортимента. Задержки материалов в пути тоже могут оказать серьёзное влияние на величину запасов.

Важное значение для нормального состояния запасов имеет своевременная правильная количественная приёмка поступающих материалов.

На величину запасов также влияет правильное хранение и выдача материалов и инструмента в производство. Порча и ухудшение качества материалов и инструмента влекут за собой уменьшение размеров запасов.

В тех случаях, когда по тем или иным причинам сверхнормативные и излишние запасы материалов всё же образовались, органы снабжения должны принять меры к их реализации и приведению в нормальное состояние

2.4 Расчет по хранению запасов

Планирование производственных запасов на предприятии должно основываться на расчете объективной потребности в конкретных видах материальных ресурсов с гарантированным обеспечением процесса выполнения производственной программы и других видов хозяйственной деятельности предприятия. При этом необходимо учитывать издержки, связанные с созданием и хранением производственных запасов. Основной задачей планирования запасов на предприятии в связи с этим является определение оптимального соотношения между величиной производственных запасов и издержками на их создание и хранение.