Файл: Особенности коммуникаций в организации (Глава 1. Коммуникации в системе управления).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В переходный период, который переживает российская экономика, важнейшей задачей является развитие организаций как условие обеспечения стабильности, а в дальнейшем роста общественного производства. Неготовность к возникшей экономической ситуации привела прежде успешные предприятия к состоянию кризиса. Существующие материально-технические, кадровые ресурсы и финансовый потенциал во многих случаях оказываются недостаточными для обеспечения жизнедеятельности предприятий. Резервы развития организации скрыты также в использовании нематериальных факторов в управлении организацией. К нематериальным факторам можно отнести характеристику системы управления, группы руководителей, организационной культуры, организацию всех процессов функционирования предприятия.

Цель курсовой работы: изучить и раскрыть тему «особенности коммуникаций в организации».

Задачи курсовой работы:

- изучить понятие и роль коммуникаций в организации;

- рассмотреть элементы коммуникационного процесса в организации;

- изучить типы и виды коммуникаций;

- определить проблемы коммуникаций в организации;

- рассмотреть барьеры на пути межличностных коммуникаций;

- выделить способы совершенствования коммуникаций в организации.

Социологами и теоретиками менеджмента заложена серьезная теоретико-методологическая основа исследования социальных коммуникаций. В то же время недостаточно внимания уделяется изучению социальных коммуникаций как фактора организационного развития, учету в процессе управления взаимного влияния складывающихся в организации коммуникативных моделей и организационной структуры.

Объектом исследования выступают коммуникации в организации.

Предмет исследования: выявление параметров, которые отражают взаимосвязь коммуникативной и организационной структур и которыми можно управлять в целях осуществления организационных изменений.

Методы курсовой работы: наблюдение и сбор фактов, логический подход, исторический подход, теоретический анализ, экспертная система.

Использованы источники в виде современных изданий ученых и авторов, которые занимались вопросами изучения коммуникационных связей на предприятии. Анализ социологических концепций позволяет выделить два уровня изучения социальных коммуникаций: в рамках общей социологической теории и в рамках социологии коммуникаций. В общей социологии коммуникация рассматривается представителями символического интеракционизма (Дж. Мид, Г. Блумер, А. Шюц, Г. Гарфинкель), системной теории (П. Сорокин, Н. Луман), теории социальных конфликтов (Ю. Хабермас) и теории социального обмена (Дж. Хоманс).

Разнообразие противоречивых подходов к трактовке данной категории свидетельствует о том, что в социологической теории пока не сложилось единого представления о том, что такое социальная коммуникация, каковы ее функции. До сих нор открытыми остаются вопросы о соотношении социальных феноменов: коммуникация, общение и обмен информацией. В этой связи необходимо подробно изучить само социальное явление коммуникации, оказывающее непосредственное влияние на развитие общества.

Значительный вклад в изучение этой категории в рамках развития коммуникаций внесли В. Конецкая, Г. Почепцов, А. Алешина, А. Зверинцев, Л. Невзлин, А. Панфилова, Ю. Палеха, И. Яковлев и ряд других специалистов. В. Конецкая и Г. Почепцов трактуют коммуникацию как социально значимый, целенаправленный процесс передачи и обмена информацией. Хотя они и говорят о роли коммуникации в изменении поведения ее субъектов, основной акцент в их концепциях делается на исследование коммуникации в определенной области. У В. Конецкой - это изучение лингвистической коммуникации, Г. Почепцов же сосредотачивается на воздействии средств массовой коммуникации на общество, коммуникации в области государственных структур.

Ряд исследователей (А. Алешина, Л. Невзлин, Ю. Палеха, И. Яковлев) считают PR основной технологией в достижении коммуникативных целей, поэтому ведущее место в работах этих авторов занимают коммуникации в таких сферах деятельности организации как организационная психология.

Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, включающих по три параграфа, библиографии, приложения, всего на 53 листах.

Глава 1. Коммуникации в системе управления

1.1. Понятие и роль коммуникаций

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Понятно, что если люди не могут обмениваться информацией, они просто не могут сотрудничать.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, семантического значения между двумя или более людьми. Сила и качество отношений между людьми - будь то друзья, члены семьи или коллеги - в основном зависит от того, насколько ясны и искренни их межличностные отношения [1; с. 65].

Коммуникация - это связь между функциями, подразделениями системы управления, людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, являются первой предпосылкой существования любой организации [16; с. 23].

Организационная коммуникация - это процесс, посредством которого менеджеры разрабатывают систему для предоставления информации большому количеству людей внутри организации, а также отдельным лицам и учреждениям за ее пределами. Он служит незаменимым инструментом для координации деятельности организационных подразделений и позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления [17; с. 36].

Руководитель тратит от 50% до 90% общего времени общения. Это кажется невероятным, но это понятно, если учесть, что лидер участвует в выполнении своих ролей в межличностных отношениях, обмене информацией и принятии решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией интегрирован во все основные виды административной деятельности, мы называем общение процессом входа в систему.

Создание сетей связи и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации является одной из важнейших задач предприятий. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации - это информация и коммуникация. Если информация поступает в бизнес и отношения с внешним миром нарушаются, само существование этого бизнеса находится под угрозой. Одной информации недостаточно. Только при надлежащем преобразовании и обработке, когда появляются каналы связи, обеспечивается существование и эффективная деятельность организации [19; с. 57].

Согласно различным опросам, проведенным исследователями агентства США, а также 73% американских лидеров, 63% английских и 85% японских компаний считают, что неадекватная коммуникация является основным препятствием для достижения эффективности организации [17; с. 13].

Действительно, обмен информацией включен в качестве наиболее важного звена во все основные виды деятельности организации, поэтому, если каналы связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не функционируют, это отрицательно влияет на функционирование всей организации [8; с. 35]. Есть много причин для этого:

- руководители служб организации должны тратить много времени на поиск необходимой информации, ее обработку;

- происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделение организации, ее руководство из различных источников;

- некоторые отделы и некоторые администраторы не имеют информации, в то время как другие отделы могут привести к информационной перегрузке;

- сотрудники организации плохо осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что негативно сказывается на интеграционных процессах.

Независимо от типа организации, к которой принадлежит организация, существенной предпосылкой ее существования является координация общих действий сотрудников для достижения их целей. Это требует операционной системы для получения, передачи и обработки информации. Для того чтобы управленческая деятельность была эффективной и результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима витая система связи для обеспечения синхронизации и точности понимания того, что передается. Основными отличиями в коммуникациях являются их структурные и процедурные характеристики [8; с. 47].

Структура внутренних коммуникаций Организационную структуру можно рассматривать как стандартную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. В нем изложены принципы разделения труда, структура и размеры подразделений, правила делегирования полномочий [18; с. 45].

Существуют параметры, которые характеризуют организационные структуры на предприятии [7; с. 79].

Социально -демографическая структура организации определяется полом, возрастом, национальным составом работников предприятия, уровнем образования, квалификацией, опытом и профессиональным опытом. Различают однородные и неоднородные типы структур. Эта особенность оказывает существенное влияние на производственную и экономическую активность бизнеса, а также на эффективность и социально-психологический характер отношений.

Однородность организации с точки зрения пола, возраста, уровня образования является необходимым условием для создания сообщества интересов, правил и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на множество более или менее однородных групп, и формирование психологического единства и целостности является трудным, а иногда и невозможным [6; с. 76].

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости координировать, координировать фактические действия всех участников совместной деятельности. Таким образом, существует четыре типа коммуникаций: административный, производственный, обслуживающий, механический и технический персонал.

Неформальная структура организации формируется в результате личного стремления членов организации к тому или иному контакту в рабочей среде на основе фактических функций, выполняемых каждым сотрудником, и представляет собой сеть существующих отношений между членами этой группы.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Описаны роли участников в процессе общения. Правильный, психологически обоснованный отбор исполнителей является важным фактором обеспечения необходимых информационных потоков [14; с. 78].

Каналы репутации обычно передают информацию о предстоящих сокращениях работы, штрафы за задержку, изменения в структуре организации. на будущие ходы и улучшения. подробная информация о разнице между двумя лидерами на последней встрече [13; с. 79].

Благодаря обратной связи, даже при существующих искажениях, связь становится двусторонней, а сам процесс становится динамичным. Кроме того, достаточно, чтобы уведомление для системы кодирования было известно новому получателю. Например, иногда мы можем ответить на фразу только одним кивком головы.

Современные IT технологии - системы управления информацией, их целью является оптимизация процессов производства, обработки и передачи информации. Эти системы включают компьютеры, их программное обеспечение, обработанные данные, штатное ядро и пользователей [11; с. 48].

Многие организации используют новые информационные технологии для улучшения процесса внутренних коммуникаций. Одним из примеров является практика использования внутренних видеоконференций, создания веб-сайтов, доступных для всех сотрудников, настройки адресов электронной почты.

Деловое общение включает в себя переговоры, конференции, различные деловые встречи, которые обеспечивают эффективность внутренних и внешних взаимодействий [2; с. 79].

Характеристики любой формы делового общения определяются по следующим критериям: цель проведения, участники, правила, средства реализации намерений, пространственная организация, ожидаемый результат.

Деловая дискуссия является наиболее распространенным методом передачи статуса. Цель - обмен информацией по конкретному вопросу. Состояние контакта состоит из следующих элементов: запрос, ответ, согласованные действия, ожидаемый результат [3; с. 56].

Деловое обсуждение - это своего рода психологическая игра, включающая монологи и диалоги, определенный набор ролей, сыгранных в течение определенного периода времени. Основная цель деловой беседы – это обмен информацией. В зависимости от предмета деловые разговоры можно выделить как: набор и увольнение, аутсорсинг, анализ и разрешение конфликтов, внедрение инноваций, дисциплину работы и производства, улучшение психологического климата в группе. Деловой разговор состоит из пяти этапов: начало разговора, передача информации, спор, отклонение аргументов собеседника и принятие решений [16; с. 78].