Файл: Особенности коммуникаций в организации (Глава 1. Коммуникации в системе управления).pdf

Организация может разработать внутриорганизационную телефонную сеть, через которую сотрудники имеют возможность звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях по службе. Иногда менеджеры работают на линии, отвечая на вопросы сразу. Ответы либо отправляются непосредственно сотрудникам (если вопрос не является анонимным), либо распечатываются в информационном бюллетене агентства [1; с. 78].

Третья версия системы обратной связи предусматривает создание группы менеджеров и рядовых сотрудников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие общий интерес. Такие группы часто создаются для обсуждения содержания коллективных договоров [24; с.7].

Четвертый вариант основан на циклах качества, а также на группах неуправляющих руководителей, которые еженедельно встречаются для обсуждения предложений по улучшению работы и управления, а также потенциальных или существующих проблем, которые отражаются в их работе.

Организационные информационные бюллетени, публикации и видео могут быть выпущены относительно крупными организациями. Содержит информацию для всех сотрудников: статьи с обзором предложений руководства по охране здоровья работников, нового контракта, нового вида продукта или услуги, выбора сотрудника месяца и управленческих ответов на вопросы простых сотрудников [17; с. 32].

Последние разработки в области информационных технологий могут помочь улучшить обмен информацией в организациях. ПК уже оказал огромное влияние на информацию, которую менеджеры, вспомогательный персонал и сотрудники отправляют и получают. Электронная почта позволяет сотрудникам отправлять текстовые сообщения любому сотруднику организации. Это должно уменьшить поток телефонных звонков. Последние инновации в системах телефонной связи позволяют одному человеку отправлять несколько сообщений разным людям, а затем звонить или получать ответы на исходящие сообщения. Во время видеоконференций люди в разных местах, в том числе в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование глобальных информационных ресурсов в управлении [7; с. 99].

Методы и направления совершенствования:

- регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков).

Лидеры на всех уровнях организации должны представлять информационные потребности своих собственных, своих начальников, своих коллег и подчиненных. Лидер должен научиться оценивать качественные и количественные аспекты информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Вы должны попытаться определить, что «слишком много» и «слишком мало» в обмене информацией. Как показано ниже, информация должна в значительной степени зависеть от целей, решений и характера показателей лидера для оценки результатов его работы, а также от департамента и его подчиненных [9; с. 77].

- разработка систем сбора предложений, чтобы обеспечить более легкий поток и передачу информации снизу вверх и уменьшить фильтрацию.

Системы сбора предложений предназначены для облегчения потока информации вверх. В то же время сотрудникам предоставляется возможность предложить идеи для улучшения любого аспекта организации. Цель таких систем состоит в том, чтобы уменьшить серьезность тенденции фильтровать или игнорировать идеи в будущем [13; с. 7].

Чаще всего такая система реализуется в виде блоков предложений, где сотрудники могут подавать свои предложения анонимно. К сожалению, этот вариант не очень эффективен, поскольку часто отсутствует механизм подтверждения того, что предложения рассматриваются, а также стимулы для сотрудников, чьи предложения приносят пользу организации. Программы, которые предоставляют такие стимулы и имеют механизм, объясняющий, почему реализуется идея, позволяют сотрудникам понять причины, по которым они принимают или отклоняют свои предложения. Кроме того, сотрудники имеют возможность получать денежную компенсацию [17; с. 72].

Система сбора заявок может быть настроена по-другому. Организация может создать частную телефонную сеть, через которую сотрудники могут анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и рекламных акциях. Иногда менеджер работает на линии и сразу же отвечает на вопросы. Ответы либо отправляются непосредственно сотрудникам (если вопрос не является анонимным), либо распечатываются в бюллетене.

Другая версия системы обратной связи предполагает создание группы менеджеров и рядовых сотрудников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес [17; с. 79].

- совершенствование управленческих действий, организация встреч.

Настройка потока информации является лишь одним из примеров действий менеджера по улучшению обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может проводить короткие встречи с одним или несколькими существующими, чтобы обсудить будущие изменения, новые приоритеты, распределение работы. Руководитель может, по своему усмотрению, предпочесть выбор периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения одних и тех же вопросов. Многие организации настаивают на том, чтобы старшие руководители проводили такие еженедельные встречи. Субъект может предпринять такие шаги, ища по собственной инициативе контакт с лидером или коллегами [18; с. 7].

Планирование, реализация и контроль являются дополнительными возможностями для действий руководства по улучшению обмена информацией. Обсуждение и уточнение новых планов, стратегических выборов, целей и заданий, необходимых для более эффективной реализации плана, контроля за ходом выполнения графика, отчетов о результатах этого аудита являются дополнительными действиями, требующими руководства [13; с. 7].

- улучшение систем обратной связи.

В той мере, в которой обратная связь может помочь улучшить межличностный обмен информацией, системы обратной связи, созданные организациями, также могут работать. Такие системы являются частью системы контроля и управления информацией в организации. Один из вариантов системы обратной связи - это перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Например, «Форд» отправляет сотрудников из своей штаб-квартиры на фабрики, разбросанные по всей стране, для обсуждения вопросов качества продукции [19; с. 74].

Аналогичным образом, мэр лично посещает провинции с целью проверки регулярного выполнения различных государственных программ или с той же целью отправляет муниципальных работников от его имени. Учитывая необходимость обратной связи в организации, один из экспертов по обмену пишет: Эффективный лидер устраняет разрыв между собой и другими, создавая хорошо спроектированную систему связи, которая гарантирует, что сообщения загружаются и принимаются там. Опросы могут проводиться для сбора информации от менеджеров и сотрудников буквально по сотням вопросов: 1) цели их деятельности четко 2) потенциальные или реальные проблемы, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться; 3) даже если они не получают точную и своевременную информацию, необходимую для проекта; 4) открывают, если длина заявок от их головы; 5) если они осведомлены о предстоящих изменениях, которые повлияют на их работу [14; с. 71].

- использование современных информационных технологий (сеть, электронная почта, интернет). Последние разработки в области информационных технологий могут помочь улучшить обмен информацией в организациях. ПК уже оказал огромное влияние на информацию, которую менеджеры, вспомогательный персонал и сотрудники отправляют и получают. Электронная почта позволяет сотрудникам отправлять текстовые сообщения любому сотруднику организации. Это должно уменьшить традиционно бесконечный поток телефонных звонков. Кроме того, электронная почта является эффективным средством общения между людьми в разных офисах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние инновации в системах телефонной связи позволяют одному человеку отправлять несколько сообщений разным людям, а затем звонить и получать ответы на оригинальные сообщения. Во время видеоконференций люди в разных местах, в том числе в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо [1; с. 73].

- выпуск информационных бюллетеней.

Относительно крупные организации, как правило, публикуют ежемесячные информационные бюллетени, содержащие информацию обо всех сотрудниках. Такие ежемесячные информационные бюллетени могут включать статьи с обзорами предложений по управлению проблемами здоровья сотрудников, новым контрактом, новым типом продукта или услуги, которые вскоре будут предложены потребителям, опцией «работник месяца», руководством отвечает на вопросы из классных комнат сотрудникам [17; с. 73].

Для работы с коммуникациями в организации необходимо учесть следующие значимые моменты.

1. Коммуникация является одним из наиболее сложных и многообразных процессов в системе управления промышленным предприятием, посредством которого персонал организации обменивается информацией, используя при этом и общепринятый набор символов [13; с. 7].

2. В процессе коммуникации требуется четкая и ясная передача, а также не менее четкий и ясный прием. Каждый этап коммуникационного процесса является точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. В связи с этим, одной из важных задач руководителей машиностроительного предприятия по формированию четкой системы управления является ликвидация шумов на всех этапах следования сообщения [7; с. 15].

3. Качество внутреннего коммуникационного поля промышленного предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию коммуникационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии [1; с. 73].

4. Основными проблемами коммуникаций в системе управления предприятиями машиностроения являются:

- наличие дублирования и избыточности информации;

- намеренное искажение информации при ее передаче;

- шум при передаче и приеме информации;

- неэффективная работа на предприятии сектора делопроизводства;

- информационная перегрузка руководителя;

- нехватка рабочего времени;

- неудовлетворенность работников степенью взаимодействия друг с другом, а также степенью информированности [17; с. 9].

5. Искажение информации или шум является одной из важнейших проблем в системе управления коммуникациями. Под шумом понимается такая закономерность межличностных отношений, которая действует объективно и тем сильнее, чем большее число сотрудников на предприятии использует какой-либо массив информации на входе и на выходе любого организационно-коммуникационного процесса [16; с. 3].

6. Для устранения шумов необходимо учитывать следующие факторы:

- организационного несовершенства;

- низкой квалификации;

- метода обработки информации;

- успешных установок;

- реальной власти;

- сопротивления среднего менеджмента.

7. Для решения проблем в области управления коммуникациями на промышленных предприятиях необходимо проведение следующих мероприятий [20; с. 79]:

- внедрение современных информационных технологий и автоматизация производства;

- регулирование информационных потоков с помощью создания банка информационных данных;

- совершенствование делопроизводства путем создания системы автоматизации документооборота;

- контроль за процессом обмена информации и информационными каналами;

- рациональное распределение функциональных обязанностей среди подразделений предприятий с помощью создания матрицы распределения функций;

- улучшение морального климата сотрудников на предприятии [16; с. 8].

8. Качественные оценки эффективности предложенных мероприятий показывают:

- повышение прозрачности движения документов;

- организацию единого корпоративного информационного пространства;

- объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации;

- повышение управляемости предприятия в целом.

9. Практическая реализация основных положений и идей курсовой работы, в частности адаптация разработанных рекомендаций к специфике конкретных предприятий, окажет положительное влияние на совершенствование финансово-хозяйственной деятельности машиностроительных предприятий [13; с. 7].

10. Разрабатываемая проблема организационно-коммуникационного процесса на основании автоматизации является одной из составных частей процесса управления финансово-хозяйственной деятельностью промышленного предприятия [1; с. 78].

11. В условиях открытости экономики России, идущие на базе использования имеющегося научно-производственного потенциала процессы реформирования предприятий позволяют им эффективно функционировать, занимать устойчивое положение на внутреннем рынке и конкурировать с иностранными производителями аналогичных товаров на мировом рынке.