Файл: Особенности коммуникаций в организации (Глава 1. Коммуникации в системе управления).pdf

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации [18; с. 71].

Помимо обмена информацией между лидером и подчиненным, существует обмен между лидером и его рабочей группой. Общение с рабочей командой в целом позволяет руководителю повысить эффективность работы команды. Поскольку все члены команды участвуют в обмене, каждый имеет возможность подумать о новых задачах и приоритетах департамента, о том, как сотрудничать, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для этого и других департаментов, в последние проблемы и достижения, рационализаторские предложения [18; с. 79].

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или предстоящие изменения. Как упоминалось выше, эти равноправные отношения могут помочь повысить удовлетворенность сотрудников своей работой [6; с. 72].

Организации состоят из формальных и неформальных групп. Неформальный канал связи можно назвать каналом репутации. Слухи «ходят вокруг продавцов в холодной воде, вдоль коридоров, в кафе и везде, где люди собираются группами». Поскольку информационные каналы передаются намного быстрее через авторитетные каналы, чем через официальные каналы связи, руководители используют первые для предполагаемой утечки и распространения определенной «только между нами» информации или информации. Информация, передаваемая по неофициальным каналам сообщений, т.е. слухи часто оказываются точными, а не искаженными. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов верны в отношении достоверной информации о самой компании. Однако он считает, что уровень точности может быть не таким высоким, когда речь идет о личной или чрезвычайно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, «все в пользу влияния слухов, независимо от того, является ли их влияние положительным или отрицательным» [23; с. 4].

Стандартная информация, передаваемая по авторитетным каналам:

- предстоящее сокращение производственных рабочих;

- новые меры раннего предупреждения;

- изменения в структуре организации,

- предстоящие ходы и улучшения;

- подробное обсуждение конфликта между двумя лидерами на последней встрече.

Речь до сих пор является наиболее распространенным способом общения. Кроме того, вы должны выбирать слова, которые делают ваше мышление правдивым, понятным. Если нужно обратиться к большой аудитории, выводятся свои собственные предложения. Но в повседневной жизни устное общение требует спонтанности, и это может вызвать у человека стресс, неуверенность и даже страх. Речевая работа может начинаться с расширения словарного запаса. Если вы четко понимаете, что хотите сказать и ваш словарный запас достаточно велик, то вы сможете точно выразить свои мысли и избежать недоразумений [20; с. 78].

Очень важным навыком, связанным с устной речью, является умение удерживать внимание слушателей. Если, выступая с докладом, вы смотрите прямо в глаза любому из ваших слушателей, то его взаимное внимание будет гарантировано. И наоборот, если вы выражаете свои мысли монотонным голосом, погружаясь в лист бумаги, то вскоре вы обнаружите, что публика не слушает вас. Визуальный контакт с публикой также полезен, поскольку позволяет говорящему, оценить реакцию публики [15; с. 46]. Правило искажения: при движении снизу вверх, информация искажается.

Значение обратной связи. Как уже упоминалось, крайне желательно предоставить обратную связь о процессе общения. Конечно, обратная связь позволяет боссу определить, насколько эффективны его коммуникации, и «прояснить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях [14; с. 78].

Таким образом, в организации обратная связь может применяться разными способами. При общении в форме беседы лицом к лицу администратор может получить прямую (немедленную) обратную связь в форме устного обмена информацией с хозяином или в форме более чувствительных средств массовой информации, таких как несогласие или неправильное понимание человека. В противном случае менеджеру придется прибегнуть к косвенным режимам обратной связи. Эффективный лидер стремится осознать результаты своих коммуникаций и оценить важность общение для достижения целей организации.

Глава 3. Разработка рекомендаций по внедрению коммуникаций

3.1. Барьеры на пути межличностных коммуникаций

Общению часто мешают недопонимание между участниками процесса общения. Причины недопонимания проблем со связью заключаются в следующем.

1. Различия в восприятии сообщения и основной идеи и идеи о том, что на самом деле происходит: информация об организации общения [1; с. 48].

- неправильное толкование сообщения менеджерами без учета культуры и отношения членов организации, сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, которые относятся к другой субкультуре или специальным терминам, сфере деятельности или знаниям, которые не являются хорошо известно членам организации.

- конфликт между областями компетенции, основанный на решениях отправителя и информации получателя (такой структурный конфликт может привести к избирательному пониманию получателем информации в соответствии с его интересами и потребностями и игнорированию интересов отправителя) ;

- различное социальное поведение членов организаций, разные ценностные структуры.

2. Семантические барьеры, возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, которые могут привести к потере информации во время передачи получателем, в частности, многие такие проблемы возникают в многонациональной среде [5; с. 7].

Семантика - это наука, которая изучает, как используются слова и их значения. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что хотел передать отправитель, не всегда будет интерпретироваться и пониматься получателем одинаково [13; с. 7].

Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку многим трудно понять значение, приписываемое символу отправителя.

Символы не имеют начального фиксированного значения. Человек понимает их значение на основе своего опыта и меняется в зависимости от контекста, то есть ситуации, в которой используется символ. И так как у каждого есть свой опыт, и каждый контакт общения так или иначе отличается от других, вы никогда не можете быть уверены, что получатель понял этот символ в том же значении, что и вы [1; с. 73].

3. Невербальные межличностные блоки включают в себя все символы, кроме слов. Часто невербальная передача осуществляется одновременно со словесной и может улучшить или изменить значение слов. Попадание в глаза, улыбка или причудливые брови, напряженные выражения лица - все это примеры невербального общения. К ним относятся жесты: указывать пальцем на что-то, прикрывать рот рукой, касаться [14; с. 78].

Другой формой невербального общения является то, как мы произносим слова (наш тон, вокальная структура, плавная речь). Как вы знаете, все это может сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «есть ли у вас идеи» не что иное, как предложение выразить свои идеи. Но острым, раздражающим тоном тот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно по-другому: «Если вы понимаете свою пользу, не предлагайте идей, которые противоречат моей» [9; с. 77].

Исследования показали, что большой процент устного общения точно воспринимается через язык жестов и звук. В своей книге «Невербальное общение» А. Мехрабян утверждает, что 55% сообщений воспринимаются людьми через выражения лица, позы и жесты, 38% - через оркестровку и голосовые модификации. Это означает, что одни только слова представляют только 7% концепции. Это очень важно, потому что это означает, что во многих случаях то, что мы говорим, важнее, чем то, что мы говорим [14; с. 99].

4. Плохая обратная связь.

Чтобы избежать потери межличностных слабостей, вы можете использовать следующие методы:

- подготовка к передаче сообщения, например, объяснение основных положений, содержание сообщения;

- устранение смысловых барьеров, устранение неоднозначности, неоднозначности понятий;

- постоянное внимание к невербальному символическому общению - тон сообщения, жесты, выражения лица;

- выражать сочувствие и открытость в общении и обмене сообщениями.

5. Неумение слушать.

Закон Либермана - они все лгут, но это не важно, потому что никто не слушает [9; с. 7].

Эффективное общение возможно, когда человек так же точен, как отправляет и получает сообщения. Он должен быть в состоянии слышать. К сожалению, мало кто научился прислушиваться к той степени эффективности, которая лежит в основе нашей власти. Многим кажется, что слушать - это только вести себя спокойно и позволить другому человеку говорить. Тем не менее, это только небольшая часть процесса тщательного сосредоточенного прослушивания. Как показали исследования, менеджер на самом деле слушает только с эффективностью 25% [14; с. 79].

Важно не только слушать, но и слышать. И обычно проблемы связаны с тем, что человек погружен в свои мысли и слова, которые они слышат, «летят к одному уху и летят к другому уху». Бывает и так, что ваш собеседник неприятен. В этом случае вы также вряд ли внимательно слушаете и слушаете [4; с. 78]. В любом случае, если вы хотите повысить эффективность восприятия, вот несколько советов:

1. Поставь цель. Приготовьтесь внимательно слушать.

2. Узнай меня. Не смотрите на трещины на потолке, не считайте кораллы из окна, смотрите только на динамик.

3. Слушайте с интересом и избегайте поспешных кризисов.

4. Верните то, что вы услышали, и попросите разъяснений.

Проблемы общения в организациях напрямую связаны с барьерными характеристиками и могут быть представлены следующим образом [9; с. 7]:

- искажение сообщений (сознательно, неосознанно);

- перегрузка информации, затрудняющая обработку информации;

- неадекватная организационная структура, иерархия, персонал, организация задач [12; с. 7].

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важных факторов, как профессионализм руководителей, структура организации, ее характеристики, наличие стабильных межличностных отношений между членами организации.

3.2. Совершенствование коммуникаций в организации

Основные способы улучшения обмена информацией внутри организации включают в себя: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и глобальных информационных ресурсов.

Регулирование информационных потоков влечет за собой рациональное распределение информации между разными менеджерами и службами. В то же время менеджеры на всех уровнях организации должны представлять свои собственные информационные потребности и информационные потребности других филиалов. Объем информации должен быть достаточным для выполнения обязанностей, возложенных на администратора [8; с. 71].

Управленческие действия. Считается, что менеджер может проводить встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, кадровых изменений и распределения работы. Лидер также может, по своему усмотрению, планировать встречи или встречи с участием всех существующих для решения тех же вопросов. Разработка, реализация и мониторинг этих вопросов создают дополнительные возможности для действий руководства по улучшению обмена информацией.

Системы обратной связи являются частью информационной системы контроля и управления. Одним из основных вариантов системы обратной связи является посещение менеджера на рабочем месте в организации для решения определенных проблем. Опрос сотрудников является еще одним важным вариантом системы обратной связи [19; с. 48].

Системы сбора предложений предназначены для облегчения потока информации через иерархию управления. Существует четыре основных типа сбора предложений. Обычно такая система реализуется в рамках структуры предложений, где сотрудники могут подавать свои предложения анонимно.