Файл: Gongalo_M__Nastolnaya_kniga_notariusa_-_Modern.doc

I-9. Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.

I-10. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-12. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-13. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-14. Книга жалоб и предложений.

I-15. Журнал учета вызовов нотариуса на дом.

II. Совершение нотариальных действий

II-1. Договоры о возведении жилых домов.

II-2. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II-3. Договоры о залоге имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

II-4. Прочие договоры.

II-5. Доверенности.

II-6. Нотариально удостоверенные завещания.

II-7. Наследственные дела.

II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов¹¹¹.

II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II-12. Документы по совершению депозитных операций.

II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II-14. Акты о морских протестах.

II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II-17. Личные дела юридических лиц.

II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II-21. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.

II-22. Книга учета наследственных дел.

II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

II-25. Алфавитная книга учета арестов, наложенных на недвижимое имущество.

II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

§ 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве

Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».

Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).

Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.

§ 6. Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах

1. Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий

Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств утверждены Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» и содержатся в приложении к нему:

– реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса (форма N 1);

– реестр для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма N 2).

При заполнении реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на документах в настоящее время возможно придерживаться основных положений, содержащихся в инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г., в той части, в которой они не противоречат действующему законодательству.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий (приложение к вышеназванному Приказу Министерства юстиции РФ, форма N 1).

Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции союзной республики (не имеющей областного деления), автономной республики, министерства (управления, отдела) юстиции области, а для нотариусов, занимающихся частной практикой, – возможно, и подписью работника нотариальной палаты. Подпись работника скрепляется печатью соответствующего органа.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом.

Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса.

В графе 1 формы N 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.

Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом.

В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.

Если нотариальное действие совершается для юридического лица, в данной графе следует указывать полное наименование юридического лица, документы, подтверждающие его правоспособность, и сведения о представителе.

Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства. В случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа оставляется в делах нотариальной конторы или нотариуса (договор, завещание, свидетельство и др.), адрес граждан, для которых совершено такое нотариальное действие, не указывается.

В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, и год рождения в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.

В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи. Например: «Коп. свид. о рожд. Ивановой Софьи Павловны 10.05.82, выд. Советским загсом г. Москвы», или «2 коп. дипл. Сидориной Нины Дмитриевны, выд. МВТУ 08.06.85».

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается.

При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки. Например, «Договор купли-продажи дома», «Завещание», так как подробное содержание сделки изложено в экземпляре сделки, оставляемом в делах нотариуса. Таким же сокращенным порядком записываются и выданные свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и др.).

В графе 6 сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) указывается раздельно за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов.

Если государственная пошлина (тариф) довзыскивается или излишне взысканная пошлина возвращается, то в этой графе делается соответствующая отметка.

При изготовлении копий документов, оставляемых в делах нотариуса взамен подлинных (например, при оформлении наследства), когда работа выполнена не в момент совершения нотариальных действий, эта работа записывается в реестре для регистрации нотариальных действий с указанием взысканной за нее госпошлины (тарифа) в графу 6 реестра. Запись в реестр указанной выше работы должна производиться под одним номером независимо от количества изготовленных документов. Когда эта техническая работа выполняется одновременно с нотариальным действием, то запись ее производится под одним с нотариальным действием номером.

Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины или тарифа)». В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе 7 реестра, что документ получен ими бесплатно.

В случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре об этом составляется акт за подписью нотариуса и приобщается к данному реестру. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.

Необходимость существования реестра по форме N 2 в настоящее время представляется сомнительной по следующим причинам.

Во-первых, нотариусы в настоящее время не налагают запрещений на отчуждение имущества. Статья 76 Основ законодательства РФ о нотариате носит бланкетный характер: наложение запрещений на отчуждение имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленных законодательством РФ. На сегодняшний день таких условий не существует. Даже если исходить из того, что в дальнейшем какими-либо нормативными актами будет предусмотрена обязанность и порядок наложения нотариусами запрещений, то запрещения, как любые иные нотариальные действия, должны быть зарегистрированы в реестре регистрации нотариальных действий. Смысла в двойной регистрации запрещений, разумеется, нет; вполне достаточно было бы ведения алфавитной книги регистрации запрещений по отчуждению имущества.

Во-вторых, обязанность по регистрации арестов, обременений (ограничений) прав на недвижимое имущество действующим законодательством возложена не на нотариусов, а на учреждения юстиции, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Некоторые нотариусы ведут реестр формы N 2 в целях создания собственной базы данных, регистрируя в нем сведения об арестах, наложенных судебными и следственными органами, а также налоговыми и таможенными органами с санкции прокурора, поступившими непосредственно нотариусу. Однако полнотой информации такие реестры, естественно, не обладают.

2. Заполнение нотариальных свидетельств

Формы нотариальных свидетельств утверждены Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».

Свидетельства подготавливаются нотариусом на чистых листах бумаги либо на специальных типографских бланках. В свидетельстве о праве на наследство (формы N 3 – 12) в обязательном порядке указываются состав наследственного имущества, его характеристика и оценка, а в необходимых случаях и место его нахождения. В свидетельстве о праве собственности (формы N 15, 16), выдаваемом супругам либо пережившему супругу, также подробно дается характеристика имущества, приобретенного супругами в период брака.

При наличии в составе наследства денежного вклада сумма вклада указывается в свидетельстве только по желанию наследников.

Вместо перечисления вещей, в отношении которых приняты меры к охране наследственного имущества, в тексте свидетельства может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариусом, с указанием даты описи и суммы. Однако если в состав этого наследственного имущества входит также недвижимое имущество, автомобиль, денежный вклад, паенакопления, во всех случаях в тексте свидетельства о праве на наследство это имущество специально указывается отдельным пунктом.