Файл: Литература по теме Тема Среда управления проектами Вопрос Среда управления проектами. Вопрос Категории пользователей автоматизированной системой управления проектами.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.10.2023
Просмотров: 454
Скачиваний: 14
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
b на группу символов текст (с маленькой буквы), обозначив этим содержание работ данной фазы – работы с текстом. Нажмите ОК.
Создание заметок.
1. Откройте окно Сведения для задачи Редколлегия. На вкладке Заметки введите следующий текст:
Задания на этот номер должны включать темы:
летний отдых;
фотокамеры;
видеокамеры.
При этом в поле индикатора появился значок заметки, при наведении на который можно увидеть текст заметки.
2. Откройте Лист ресурсов и введите для Васина заметку следующего содержания:
Ресурс высокой квалификации.
Посмотрите результат.
3. Сохраните проект.
Тема 7. Выбор автоматизированной системы управления проектами
Цель: сформировать представление о технологии выбора ПО для автоматизации процесса управления проектами.
Задачи:
1. Изучить требования, предъявляемые к системе управления проектами.
2. Получить представление о систематизации требований.
3. Рассмотреть процесс выбора ПО.
4. Освоить оценку значимости критериев выбора ПО для конкретного проекта.
Вопросы темы:
1. Выбор системы управления проектом.
2. Технические требования.
3. Управленческие требования.
4. Процесс выбора программного обеспечения.
Основные понятия:
Технические требования.
Управленческие требования.
Управление данными.
Требования к размерности.
Требования к структуризации.
Требования к типам работ.
Требования к типам ресурсов.
Требования к назначениям.
Требования к календарям.
Требования к учету затрат.
Механизмы планирования.
Критерии выбора ПО.
Вопрос 1. Выбор системы управления проектом.
На Российском рынке программных средств управления проектами представлены программные продукты, которые сильно различаются своими функциональными возможностями и ценой. Этот рынок можно условно подразделить на 2 основные группы:
1) недорогие продукты (до 1000 долларов), ориентированные на начинающих или непрофессиональных менеджеров;
2) более дорогие профессиональные продукты (до 15000 долларов).
К недорогим можно отнести такие продукты, как Microsoft Project стандартный, SureTrak Project Manager. Разработчики этих программ особое внимание уделяют легкости использования и обучения.
Из профессиональных продуктов на Российском рынке представлены Российский продукт Spider Project и американские пакеты Oracle Primavera Project Planner, Open Plan и др. Эти пакеты ориентированы на широту функциональных возможностей управления.
Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. К основным факторам относятся:
1) технические требования;
2) управленческие требования;
3) стоимостные требования.
Технические требования – требования к техническим характеристикам программ. Эти требования определяются соответствующей политикой организации (ориентация на программы тех или иных фирм), имеющимся парком компьютеров и программным обеспечением, уже используемым в задачах управления (типы компьютеров, операционные системы, сети и т.д.).
Управленческие требования – требования к функциональным характеристикам программ управления проектами, определяемые проектами организации. Данные требования наиболее важные. Как бы ни была совершенна программа с точки зрения программных решений, это никак не сможет компенсировать отсутствие каких-либо необходимых для управления функций.
Стоимостные требования – это стоимость ПО, его внедрения, сопровождения (обновление версий, техническая поддержка), стоимость обучения.
Вопрос 2. Технические требования.
Очень важно, чтобы выбранное ПО удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.
Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:
1. Пользовательский интерфейс.
2. Управление данными.
3. Обеспечение совместной работы.
1) Пользовательский интерфейс. Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс. При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:
1. Гибкость организации экранных форм.
2. Легкость изучения.
3. Русский язык.
4. Легкость использования.
5. Доступность системы помощи.
6. Гибкая система контекстного поиска.
7. Обучающие программы.
8. Удобство средств редактирования.
9. Наличие мастеров и шаблонов.
Под удобством пользовательского интерфейса понимается:
возможность упрощения и минимизации трудоемкости ввода информации;
возможная защита от ошибок при вводе;
наглядность результатов, достаточный объем графической информации.
Рассмотрим специфику интерфейса некоторых систем. Так, например, пакет Comfar использует систему отображения исходных данных в виде дерева, которое может раскрывать или сворачивать «листки» диалога с исходными данными, показывая состояние подготовки дерева к получению достоверного результата.
Все разделы программы Project Expert отображает в виде книги, с постраничным описанием основных блоков, к которым отнесены следующие: Проекты, Компания, Окружение, Инвестиционный план, Операционный план, Финансирование, Результаты, Анализ проекта, Актуализация (см. тему 4, вопрос 5). Программа предлагается как инструмент, вынуждающий делать выбор на каждой странице, причем, диалоговые окна не приглашают к взаимодействию по раскрытию или анализу информации данной страницы, а носят инструктивный или рекомендательный характер.
В версии Microsoft Project 2010 привычное меню более ранних версий заменено на «Ленту» – это новый интерфейс в котором 350 команд упорядочено по логическим группам во вкладках: Файл, Задача, Ресурс, Проект, Вид, Формат (см. тему 5).
2) Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передаче информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.
Доступ и передача данных предполагает:
1. Разграничение доступа к информации о проектах.
2. Обеспечение доступа к данным различных источников, совмещение этих данных с информацией о проектах.
3. Случаи, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, и необходимо использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.
Группировка и отображение информации.
1. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом, с потребностью в анализе. Пример группировки задач по длительности представлен на рисунке 31.
Рис. 31. Группировка задач в Microsoft Project
2. Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных проектах, при большом объеме хранимых данных, эффективно использование механизмов OLAP.
3. Требования к выходным документам. Пакеты управления проектами обычно содержат генераторы отчетов, либо позволяют экспортировать выходную информацию в стандартные программы Word, Excel, PowerPoint, Visio (рис. 32).
Рис. 32. Наглядный отчет в программе Visio
Администрирование и адаптация.
1. В ПО должна входить система администрирования, которая позволила бы сформировать единую систему данных, с возможностью централизованного обновления данных и обеспечения безопасности их хранения.
2. Администратор должен иметь возможность определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
3. Данные должны быть представлены в удобном виде для пользователя и организованы в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных. Кроме того, в управлении проектами имеются специфические формы подачи информации: диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, организационные диаграммы.
3) Обеспечение совместной работы.
Многопользовательские системы управления проектами используют многоуровневую клиент серверную архитектуру, что позволяет повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами. Поддержка системой Web-технологий перешла на первое место в списке основных критериев выбора ПО.
Вопрос 3. Управленческие требования.
Требования к размерности. Многие из представленных на рынке пакетов позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ. Недорогие пакеты при этом используют оперативную память компьютера. Дорогие пакеты гарантируют управление очень большими проектами независимо от оперативной памяти компьютера. В то же время и у дорогих пакетов могут быть ограничения. Так, например, Primavera Project Planner позволяет учитывать при расчете расписания работ ограничения не более, чем на 120 ресурсов, что в некоторых проектах может быть недостаточно.
Требования к языку. Из пакетов русифицированы Spider Project, SureTrak, Microsoft Project. Многие пакеты локализованы частично. У пакета может быть русское меню и диалоги, но зато англоязычная помощь. Или на русский язык переведен User Guide (обзор основных функций), но остался англоязычным Manual (основной учебник). Это создает серьезные трудности в практической работе с пакетом. Поэтому нужно решить, насколько для организации существенна возможность работы на русском языке.
Создание заметок.
1. Откройте окно Сведения для задачи Редколлегия. На вкладке Заметки введите следующий текст:
Задания на этот номер должны включать темы:
летний отдых;
фотокамеры;
видеокамеры.
При этом в поле индикатора появился значок заметки, при наведении на который можно увидеть текст заметки.
2. Откройте Лист ресурсов и введите для Васина заметку следующего содержания:
Ресурс высокой квалификации.
Посмотрите результат.
3. Сохраните проект.
Тема 7. Выбор автоматизированной системы управления проектами
Цель: сформировать представление о технологии выбора ПО для автоматизации процесса управления проектами.
Задачи:
1. Изучить требования, предъявляемые к системе управления проектами.
2. Получить представление о систематизации требований.
3. Рассмотреть процесс выбора ПО.
4. Освоить оценку значимости критериев выбора ПО для конкретного проекта.
Вопросы темы:
1. Выбор системы управления проектом.
2. Технические требования.
3. Управленческие требования.
4. Процесс выбора программного обеспечения.
Основные понятия:
Технические требования.
Управленческие требования.
Управление данными.
Требования к размерности.
Требования к структуризации.
Требования к типам работ.
Требования к типам ресурсов.
Требования к назначениям.
Требования к календарям.
Требования к учету затрат.
Механизмы планирования.
Критерии выбора ПО.
Вопрос 1. Выбор системы управления проектом.
На Российском рынке программных средств управления проектами представлены программные продукты, которые сильно различаются своими функциональными возможностями и ценой. Этот рынок можно условно подразделить на 2 основные группы:
1) недорогие продукты (до 1000 долларов), ориентированные на начинающих или непрофессиональных менеджеров;
2) более дорогие профессиональные продукты (до 15000 долларов).
К недорогим можно отнести такие продукты, как Microsoft Project стандартный, SureTrak Project Manager. Разработчики этих программ особое внимание уделяют легкости использования и обучения.
Из профессиональных продуктов на Российском рынке представлены Российский продукт Spider Project и американские пакеты Oracle Primavera Project Planner, Open Plan и др. Эти пакеты ориентированы на широту функциональных возможностей управления.
Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. К основным факторам относятся:
1) технические требования;
2) управленческие требования;
3) стоимостные требования.
Технические требования – требования к техническим характеристикам программ. Эти требования определяются соответствующей политикой организации (ориентация на программы тех или иных фирм), имеющимся парком компьютеров и программным обеспечением, уже используемым в задачах управления (типы компьютеров, операционные системы, сети и т.д.).
Управленческие требования – требования к функциональным характеристикам программ управления проектами, определяемые проектами организации. Данные требования наиболее важные. Как бы ни была совершенна программа с точки зрения программных решений, это никак не сможет компенсировать отсутствие каких-либо необходимых для управления функций.
Стоимостные требования – это стоимость ПО, его внедрения, сопровождения (обновление версий, техническая поддержка), стоимость обучения.
Вопрос 2. Технические требования.
Очень важно, чтобы выбранное ПО удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.
Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:
1. Пользовательский интерфейс.
2. Управление данными.
3. Обеспечение совместной работы.
1) Пользовательский интерфейс. Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс. При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:
1. Гибкость организации экранных форм.
2. Легкость изучения.
3. Русский язык.
4. Легкость использования.
5. Доступность системы помощи.
6. Гибкая система контекстного поиска.
7. Обучающие программы.
8. Удобство средств редактирования.
9. Наличие мастеров и шаблонов.
Под удобством пользовательского интерфейса понимается:
возможность упрощения и минимизации трудоемкости ввода информации;
возможная защита от ошибок при вводе;
наглядность результатов, достаточный объем графической информации.
Рассмотрим специфику интерфейса некоторых систем. Так, например, пакет Comfar использует систему отображения исходных данных в виде дерева, которое может раскрывать или сворачивать «листки» диалога с исходными данными, показывая состояние подготовки дерева к получению достоверного результата.
Все разделы программы Project Expert отображает в виде книги, с постраничным описанием основных блоков, к которым отнесены следующие: Проекты, Компания, Окружение, Инвестиционный план, Операционный план, Финансирование, Результаты, Анализ проекта, Актуализация (см. тему 4, вопрос 5). Программа предлагается как инструмент, вынуждающий делать выбор на каждой странице, причем, диалоговые окна не приглашают к взаимодействию по раскрытию или анализу информации данной страницы, а носят инструктивный или рекомендательный характер.
В версии Microsoft Project 2010 привычное меню более ранних версий заменено на «Ленту» – это новый интерфейс в котором 350 команд упорядочено по логическим группам во вкладках: Файл, Задача, Ресурс, Проект, Вид, Формат (см. тему 5).
2) Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передаче информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.
Доступ и передача данных предполагает:
1. Разграничение доступа к информации о проектах.
2. Обеспечение доступа к данным различных источников, совмещение этих данных с информацией о проектах.
3. Случаи, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, и необходимо использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.
Группировка и отображение информации.
1. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом, с потребностью в анализе. Пример группировки задач по длительности представлен на рисунке 31.
Рис. 31. Группировка задач в Microsoft Project
2. Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных проектах, при большом объеме хранимых данных, эффективно использование механизмов OLAP.
3. Требования к выходным документам. Пакеты управления проектами обычно содержат генераторы отчетов, либо позволяют экспортировать выходную информацию в стандартные программы Word, Excel, PowerPoint, Visio (рис. 32).
Рис. 32. Наглядный отчет в программе Visio
Администрирование и адаптация.
1. В ПО должна входить система администрирования, которая позволила бы сформировать единую систему данных, с возможностью централизованного обновления данных и обеспечения безопасности их хранения.
2. Администратор должен иметь возможность определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
3. Данные должны быть представлены в удобном виде для пользователя и организованы в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных. Кроме того, в управлении проектами имеются специфические формы подачи информации: диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, организационные диаграммы.
3) Обеспечение совместной работы.
Многопользовательские системы управления проектами используют многоуровневую клиент серверную архитектуру, что позволяет повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами. Поддержка системой Web-технологий перешла на первое место в списке основных критериев выбора ПО.
Вопрос 3. Управленческие требования.
Требования к размерности. Многие из представленных на рынке пакетов позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ. Недорогие пакеты при этом используют оперативную память компьютера. Дорогие пакеты гарантируют управление очень большими проектами независимо от оперативной памяти компьютера. В то же время и у дорогих пакетов могут быть ограничения. Так, например, Primavera Project Planner позволяет учитывать при расчете расписания работ ограничения не более, чем на 120 ресурсов, что в некоторых проектах может быть недостаточно.
Требования к языку. Из пакетов русифицированы Spider Project, SureTrak, Microsoft Project. Многие пакеты локализованы частично. У пакета может быть русское меню и диалоги, но зато англоязычная помощь. Или на русский язык переведен User Guide (обзор основных функций), но остался англоязычным Manual (основной учебник). Это создает серьезные трудности в практической работе с пакетом. Поэтому нужно решить, насколько для организации существенна возможность работы на русском языке.