На рисунке 2. изображено применение информационных технологий для управления проектами.

 



Рис. 2. Автоматизация управления проектами

 

Система поддержки принятия решений – это соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации. Процесс принятия решения – процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными задачами этой системы являются:

     сбор, передача и хранение данных;

     содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

     представление информации в форме, удобной для принятия решений;

     доведение принятых решений до исполнителей.

 

Персональные компьютерные системы для поддержки принятия решения, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

     работа в многопроектной среде;

     разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

     оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

     проведение анализа «что-если»;

     сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

     планирование и контроль договорных обязательств;

     централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д.

 

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура решений, принятых в рамках проекта и организации процессов управления.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

---

     архитектуру клиент-сервер;

     системы телекоммуникаций;

     портативные компьютеры;

     ПО поддержки групповой работы, обеспечивающее обмен электронной почтой, документооборот, групповое планирование деятельности и т.д.

 

Internet/Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Internet является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные WEB-страницы формируют WEB-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, обеспечивающий доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде WEB-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

 

Вопрос 2. Задачи интегрированной системы управления проектом.

 

Интегрированная ИСУП:

     объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

     обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

     создается для каждого проекта и является временной, т.к. проект представляет собой одноразовое предприятие;

     обеспечивает алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

     поддерживает деловые взаимоотношения между исполнителями, временно объединенными в команду;

     является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

     является открытой системой, т.к. проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

 

---

Различные фазы проекта требуют выполнения различных управленческих функций, изменяется объем проблем, требующих принятия решений. Поэтому информационная система проекта должна быть динамической системой, функциональность которой изменяется в зависимости от конкретной фазы развития проекта и стадии управления.

В настоящее время благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стали возможны:

     реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов);

     сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени;

     эффективное управление коммуникациями по проекту.

 

Вопрос 3. Процессы управления коммуникациями проекта.

 

Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые нужны для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто, так или иначе, вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

1.  Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

2.  Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

3.  Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Данная информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

4.  Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

 

Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут принимать участие один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место, по крайней мере, один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или нескольких фазах проекта.

---

1.  Планирование системы коммуникаций. Навыки коммуникации являются частью навыков в области общего менеджмента и используются для обмена информацией. Они включают обеспечение того, что тот, кому следовало, получил ту информацию, которая ему предназначалась, согласно плану управления коммуникациями. В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

1.  План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

2.  План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.

3.  Детальное описание каждого документа, который должен быть доставлен или получен, включая формат, содержание, уровень детализации данных и используемые определения.

4.  План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.

5.  Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

 

2.  Распространение информации. Системы сбора, анализа и распространения информации должны обеспечивать потребности различного вида коммуникаций. Для этого могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая:

     картотеки, заполняемые вручную;

     электронные базы данных;

     ПО для управления проектами и системы, поддерживающее доступ к технической документации (например, чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний).

 

Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации проекта может производиться различными способами, например:

     Собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных.

     Электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео- и веб-конференции, а также публикация в Интернете).

---

     Электронные инструменты для управления проектом (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

 

Анализ накопленных знаний включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в будущем. На протяжении всего жизненного цикла проекта основные участники проекта должны выявлять накопленные знания, относящиеся к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта. На всем протяжении проекта накопленные знания собираются, формализуются и размещаются в определенном месте.

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации. Накопленные знания оформляются документально, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

К документации проекта могут относиться корреспонденция, записки и документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде.

Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний.

3.  Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ, например, диаграмма Гантта с отслеживанием.

Такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве проекта. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках.

Информация об исполнении работ, относящаяся к состоянию готовности результатов поставки и достигнутых результатов, собирается в процессе выполнения проекта и поступает в качестве входной информации для процесса отчетности по исполнению.

---

Смотрите также файлы

• Бизнеспланирование Тема Необходимость оценки внешней среды в бизнес.pdf

• Доходы и блогосостояние населения Различные концепции принципов социальной справедливости в распределении.pptx

• Опорный конспект тема Приемы и правила стрельбы из стрелкового оружия днем и ночью. Гранатометание Вопросы.doc

• Отчет по ознакомительной практике обучающийся гр. Мтм22.docx

• Конструкции 14 Водопроводные полиэтиленовые.docx