Файл: 1. Теоретические основы управления закупочной деятельности торгового предприятия 11.doc
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 154
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Содержание
Содержание 2
Введение 7
1. Теоретические основы управления закупочной деятельности торгового предприятия 11
1.1. Закупочная деятельность: сущность, роль, особенности 11
1.2. Методы осуществления закупочной деятельности 16
Выделим конкретные стратегии из ряда следующих стандартных закупочных стратегий [3, c. 53]: 16
- стратегия поиска материальных ресурсов и других ценностей в зависимости от количества поставщиков: один поставщик, единственный поставщик – монополист по отношению к закупаемому продукту, два поставщика, множество поставщиков; 16
- закупочные стратегии, учитывающие объект закупки: закупка отдельных элементов либо закупка комплектов; 16
- закупочные стратегии в зависимости от географической зоны охвата: локальные, внутригосударственные и глобальные закупки; 16
- стратегии, учитывающие размещение поставщика: внешние поставщики либо внутренние поставщики; 16
- закупочные стратегии, учитывающие субъект закупки: индивидуальные или коллективные закупки; 16
- маркетинговые закупочные стратегии, использующие следующие инструменты маркетинга закупок: поиск продукта; каналы поставки; контакты с поставщиками; до – и послезакупочные услуги; цены; 16
- стратегии закупок с использованием Интернета: электронные закупки или использование Интернета для выполнения конкретных функций предприятия. 17
- стратегии, учитывающие время поставки: поставки на склад, ведущие к появлению запасов, либо – в соответствии с принципами pull («вытягивание») и Just-in-Time (точно – в – срок) – непосредственно на конкретное рабочее место: 17
В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.2.1. 17
Таблица 1.2.1. 17
Сравнительный анализ методов закупок [7, c. 57] 17
Наименование 17
Сущность 17
Преимущества 17
Недостатки 17
Закупка по долгосрочному контракту 17
Частные поставки МР по мере необходимости в производстве 17
Ускорение оборота капитала, снижение запасов до нулевого уровня 17
Жесткие требования к качеству МР, срокам и объемам поставки 17
Оптовые закупки 17
Поставка МР большой партией за один раз 17
Торговые скидки, гарантия поставки всей партии, упрощение документооборота 17
Большая потребность в складских помещениях, рост запасов и затрат, замедление оборота капитала 17
Регулярные закупки 18
Поставка МР мелкими партиями в течение заданного периода 18
Ускорение оборота капитала, экономия площади склада 18
Рост затрат и вероятность заказа избыточного количества МР 18
Оперативные закупки по котировочным ведомостям 18
Поставка недорогих, часто используемых МР заданного объема 18
Ускорение оборота капитала, своевременность доставки, снижени затрат на хранение 18
Постоянный контроль уровня запасов МР 18
Закупка с немедленной сдачей 18
Поставка редко используемых МР различными поставщиками 18
Своевременность и точность поставки, снижение затрат на хранение 18
Рост затрат, связанных с детальным оформлением документов при заказе 18
18
Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации теория логистики предлагает логистическому менеджеру использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР) [9, c. 2]. 18
Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения: 18
ТС (Q) = М / Q К + 0,5 Q Р (r + l) / 100, 18
где: Р - цена единицы материала, ден. ед.; n - кол-во поставок в году, партий; 18
М - годовая потребность в материале, физ.ед.; 18
К - постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.; 18
Q - объем партии поставки материалов - это постоянное кол-во материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.; 19
l - норма расхода на хранение материала, %; r - альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %. 19
19
В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов: 19
Тогда количество поставок в году составит: n = M / Qопт . 19
Основными условиями партнерства являются следующие: 19
- тесное взаимодействие партнеров на всех уровнях логистики; 19
- долгосрочные обязательства и прогнозирование результатов совместной работы; 19
- взаимное доверие, общие задачи, цели и культура бизнеса; 19
- гибкость и готовность совместно решать возникающие проблемы; 19
- совместная разработка продуктов и процессов; 19
- гарантированная надежность и высокое качество товаров и услуг. 19
1.3. Механизм управления закупочной деятельности 19
2. Управление закупочной деятельности торгового предприятия на примере ООО «Казань-Шинторг» 25
2.1. Организационно-экономическая характеристика торгового предприятия 25
2.2. Организация закупочной деятельности ООО «Казань-Шинторг» 30
3. Совершенствование процессом управления закупочной деятельности торгового предприятия 49
3.1. Разработка мероприятий по оптимизации закупочной деятельности торгового предприятия 49
3.2. Организационно-экономическое обоснование предложенных мер 62
Заключение 72
Список использованной литературы 75
1.Балабанов И. Т. Электронная коммерция.– СПб: Питер, 2011.–336 с. 75
2.Бланк И. А. Управление торговым предприятием. – Москва: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 2013. – 415 с. 75
3.Вартанова Е. Л. Новые проблемы и приоритеты цифровой эпохи // Информационное общество, № 3, 2014. – с. 50-56. 75
4.Воронов Ю.П. Электронная коммерция: проблемы мировые и российские. // ЭКО, № 1, 2011. – с. 67-75. 75
5.Виртуальные частные сети. Основы построения и применения: А. В. Росляков - Москва, Эко-Трендз, 2014. - 304 с. 75
6.Гаврилова И.В., Новикова Т.Б., Петеляк В.Е., Назарова О.Б., Агдавлетова А.М. Совершенствование методов построения причинно-следственных диаграмм для решения задач управления в организационных системах / И.В. Гаврилова, Т.Б. Новикова, В.Е. Петеляк, О.Б. Назарова, А.М. Агдавлетова. - Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 247-251. (ВАК) 75
7.Ганин М.А., Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б. Система мониторинга Zabbix / М.А. Ганин, Л.З. Давлеткиреева, Т.Б. Новикова. – Современные научные исследования и инновации. 2012. № 12 (20). С. 9. 75
8.Гелбрейт Дж. К. Экономические теории и цели общества / Дж. К. Гелбрейт ; пер. с англ. П.А.Алябьева и др. - М. : Эксмо, 2014. - 240 с. 75
9.Глотов. А. Организация производственного процесса на предприятиях розничной торговли. Методические указания по курсовой работе для студентов специальности 060800, Омск 2012. 75
10.Глущенко Т.Б. Модель подготовки будущих учителей к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа / Т.Б. Глущенко. – Вестник Челябинского государственного педагогического университета. № 3. С. 54-61. 75
11.Глущенко Т.Б. Повышение профессиональной квалификации преподавателей как педагогическое условие подготовки будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Глущенко. – Научные труды SWorld. Т. 14. № 1. С. 77a-79. 75
12.Глущенко Т.Б. Структура и содержание готовности будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Глущенко. – Информатика и образование. № 2. С. 111-113. 76
13.Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Лактионова Ю.С., Подкользина Л.В. Управление технологической архитектурой организации на основе усовершенствованного метода Enterprise Architecture Planning / Л.З. Давлеткиреева, Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, Ю.С. Лактионова, Л.В. Подкользина. - Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 252-256. (ВАК) 76
14.Дашков Л. П., В. К. Памбухчиянс Организация, технология и проектирование торговых предприятий. – Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2011. - 515 с. 76
15.Дашков Л. П., В. К. Памбухчиянс Коммерция и технология торговли. – Москва: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2014. – 442 с. 76
16.Дик В.В., Лужецкий М.Г., Родионов А.Э.:- Электронная коммерция: Москва, 2014. - 300 с. 76
17.Инджинян Р.О. Мировые тенденции развития коммерции в сфере финансовых услуг. // Деньги и кредит, №1, 2014. – с. 63. 76
18.Котлер Ф. Основы маркетинга: пер. с англ. / Ф. Котлер. - М. : Вильямс, 2011. - 647 с. 76
19.Кручинская В.С., Новикова Т.Б. Необходимость поддержки и модернизации сайта / В.С. Кручинская, Т.Б. Новикова. – Актуальные проблемы современной науки в 21 веке сборник материалов 6-й международной научно-практической конференции. Махачкала, 2014. С. 39-40. 76
20.Кудашкин В.Н., Лобанов Д.В. Оценка экономической эффективности управления закупочной деятельностью // Научный вестник Вольского военного института материального обеспечения: военно-научный журнал. 2015. № 1 (3-. С. 76-78. 76
21.Курзаева Л.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З., Назарова О.Б., Белоусова И.Д. Совершенствование методики построения моделей событийно-управляемого процесса для постановки задач управления в социальных и экономических системах / Л.В. Курзаева, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева, О.Б. Назарова, И.Д. Белоусова. - Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 297-302. 77
22.Лунев В.Л. Тактика и стратегия управления фирмой. - М.: Финпресс, 2012, - 233 с. 77
23.Медведева, Е.В. Маркетинговая коммуникация / Е.В. Медведева. – М.: Едиториал УРСС, 2012. – 280 с. 77
24.Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник. / Б.З. Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 558 с. 77
25.Минько, Э.В. Экономика: учеб. пособие / Э. В. Минько, Н. В. Карпова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 415 с. 77
26.Морозова, Н.С. Этапы планирования маркетинговой кампании. / Н.С. Морозова // Социально-гуманитарные знания. – 2011. – № 6 – С 34-39 77
27.Назарова О.Б., Масленникова О.Е., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З. Преемственность дисциплин кафедры по направлению «Прикладная информатика» и межпредметная координация как фактор повышения эффективности образовательного процесса / О.Б. Назарова, О.Е. Масленникова, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. – Актуальные проблемы современной науки, техники и образования. 2015. Т. 2. № 1. С. 145-148. 77
28.Наношкин А.Г., Назарова О.Б., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е. Моделирование закупок «Работа букмекерской конторы в сети Интернет» /А.Г. Наношкин, О.Б. Назарова, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова. - Современные научные исследования и инновации. 2015. № 7-1 (5-. С. 101-109. 77
29.Ноздрева, Р.Б. Экономика: как побеждать на рынке / Р.Б. Ноздрева, Л.И. Цыгичко. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 345 с. 77
30.Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Петеляк В.Е., Масленникова О.Е., Белоусова И.Д. Описание управления закупокми предприятия на основе методологии IDEF0: трудности разработки, рекомендации по совершенствованию построения диаграмм / Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, В.Е. Петеляк, О.Е. Масленникова, И.Д. Белоусова. – Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 318-322. 78
31.Новикова Т.Б., Сумароковская Е.Ф. ИТ-решения для государственных учреждений на примере отделения пропаганды / Т.Б. Новикова, Е.Ф. Сумароковская. –Современные тенденции развития науки и производства: сборник материалов Международной научно-практической конференции : в 4-х томах. Западно-Сибирский научный центр, Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева, Международный научно-образовательный центр КузГТУ-Arena Multimedia. Кемерово, 2014. С. 105. 78
32.Новикова Т.Б. Интернет-представительство в формировании имиджа образовательного учреждения // Вестник компьютерных и информационных технологий. 2010. № 9. С. 49-53. (ВАК) 78
33.Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Новикова : автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009 78
34.Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Новикова : диссертация на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009 78
35.Океанова, З. К. Экономика: учебник. / З. К. Океанова. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012. – 424 с. 78
36.Орехов Н. А., Лаврухина Н. В. Оценка конкурентоспособности промышленной продукции. - Калуга, МГТУ, 2012. 78
37.Отчетные данные ООО «Казань-Шинторг» за 2013-2015 гг. 79
38.Петеляк В.Е., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Агдавлетова А.М. Data Flow Diagramming: особенности построения моделей описания управления потоками данных в организационных системах / В.Е. Петеляк, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова, М.В. Махмутова, А.М. Агдавлетова. – Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 323-327. 79
39.Сафрина С.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З. Развитие технической инфраструктуры в сфере торговли спортивными товарами / С.В. Сафрина, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. – Современные научные исследования и инновации. 2013. № 10 (30). С. 14. 79
40.Соколова А.А., Новикова Т.Б. Моделирование закупок «Ипотечная сделка купли-продажи недвижимости» с использованием методологии ARIS / А.А. Соколова, Т.Б. Новикова. – Гуманитарные научные исследования. 2015. № 4-3 (4-. С. 149-155. 79
41.Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б. Автоматизация закупочной деятельности медицинского учреждения в рамках проекта «Электронная Россия» / О.В. Сильвестрова О.В., Т.Б. Новикова. – Современные научные исследования и инновации. 2012. № 11 (1-. С. 4. 79
42.Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З. Развитие технической инфраструктуры ЛПУ / О.В. Сильвестрова, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. Современные научные исследования и инновации. 2013. № 3 (2-. С. 6. 79
43.Требования к выпускной квалификационной работе студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» (методические рекомендации) / Назарова О.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Белоусова И.Д., Давлеткиреева Л.З., Попова И.В., Новикова Т.Б., Удотов А.С. // Международный журнал экспериментального образования, 2010. -№ 3. -С. 13-14 79
44.Ягудина Р.Р., Новикова Т.Б. Бизнес-моделирование процесса «Описание деятельности кафетерия» с использованием методологии ARIS // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59309 (дата обращения: 19.11.201-. 79
45.Комиссарова О.Р., Конькова Д.С., Матвеев В.А., Новикова Т.Б. Исследование деятельности аэропорта на примере диаграмм методологии Aris «eEPC», «MFD» 80
46.Конькова Д.С., Новикова Т.Б., Комиссарова О.Р., Матвеев В.А., Мусин Р.Ф. Бизнес – моделирование деятельности завода по производству автомобилей с использованием диаграмм IFD, CD, MFD // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL:http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59071 (дата обращения: 12.11.201-. 80
47.Конькова Д.С., Новикова Т.Б., Комиссарова О.Р., Матвеев В.А. Разработка диаграмм eEPC, VAD, FTA на примере описания предметной области «Ведение обращений в прокуратуру» // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL:http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59116 (дата обращения: 12.11.201-. 80
48.Мусин Р.Ф., Пролозова Т., Конькова Д.С., Матвеев В.А., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В. Разработка диаграммы VAD для описания бизенс-процесса приема сырья на склад // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59079 (дата обращения: 13.11.201-. 80
49.Матвеев В.А., Конькова Д.С., Комиссарова О.Р., Новикова Т.Б., Мусин Р.Ф. Документооборот при оказании услуг перевозки груза и его графическое отображение на примере нотации eEPS // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL:http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59157 (дата обращения: 12.11.201-. 80
50.Седнева Д.А., Климов П.А., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Румянцев Е.П., Новикова Т.Б. Описание моделей по созданию собственного бизнеса // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59171 (дата обращения: 13.11.201- 80
81
Введение
Актуальность совершенствования закупок заключается в том, что эффективное построение закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия ее организации. Инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к снабжению, искать новых, более надежных поставщиков, более дешевое, но одновременно и качественное сырье и материалы, изучать проблему эффективности их использования. Поэтому для предприятия все возможные способы построения рациональной закупочной деятельности, включающей в себя закупки, поставку материалов и сырья, складирование, запуск этих средств в производство, приобретают все большую значимость.
Изучение проблемы эффективного построения закупочной деятельности предприятия значительно расширяет возможности совершенствования снабжения с позиций рационального использования поставщиков, складских помещений, информационного обеспечения и других составляющих.
В данной связи актуализуется необходимость разработки оценки закупочной деятельности торгового предприятия, которая могла бы в определенной степени их элиминировать.
В условиях рыночной экономики одним из ключевых элементов организации бизнеса является система организации коммерческой деятельности. Коммерция в сфере товарного обращения - это совокупность коммерческих операций и процессов, направленных на эффективную куплю -продажу и доведение товаров до потребителей с целью получения прибыли.
Для успешной работы торговых предприятий необходимо грамотное ведение оперативного торгового учета, позволяющего быстро ориентироваться в сложных рыночных ситуациях и принимать обоснованные управленческие решения, снижающие коммерческие риски. Принятие таких решений не возможно без достоверных сведений о состоянии и движении товарных запасов. Важно, чтобы в магазине всегда поддерживался определенный ассортимент.
Цель рационализации торговли - создание высоких эффективных товаропроводящих систем, способных обеспечить наличие нужного товара в нужном месте, в нужное время, в нужном количестве, с минимальными затратами и по приемлемой цене.
Для решения задач связанных с организацией закупок необходимо применять методы, которые позволяют правильно выбрать поставщика, наладить товароснабжение, сформировать товарный ассортимент.
Товароснабжение розничной торговой сети - это система мероприятий
, представляющих собой комплекс коммерческих и технологических операций по доведению товаров до предприятий розничной торговли.
Рациональная организация закупочной деятельности означает приобретение товаров нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у надежного поставщика, по приемлемой цене.
Актуальность темы заключается в том, что наиболее сильные конкурентные преимущества получают компании, не только выделяющиеся своими стандартными качествами, такими как цена, качество, а те, которые обращают внимание на товароснабжение, и сокращению издержек за счет эффективной организации системы закупок.
Целью бакалаврской работы является изучение основных теоретических, положений и разработка соответствующих практических рекомендаций по формированию стратегии управления закупочной деятельностью предприятия в рыночной среде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- охарактеризовать сущность и понятие закупочной деятельности;
- описать элементы и инструменты управления закупками;
- охарактеризовать деятельность предприятия;
- дать характеристику закупочной деятельности предприятия ООО «Казань-Шинторг»;
- разработать мероприятий по оптимизации закупочной деятельностью торгового предприятия;
- описать организационно-экономическое обоснование предложенных мер.
Объектом ВКР работы является система управления закупками ООО «Казань-Шинторг».
Предметом исследования являются процессы формирования стратегии управления закупками.
В качестве теоретической основы исследования выступили труды отечественных ученых и экономистов по исследуемой теме, таких как А.А. Бабух, Л.А. Ендовицкий, А.Р. Зорькин, В.А. Кашин, В.Г. Макеева, Г.В. Савицкая и т.д., материалы периодических изданий и интернет-ресурсы. В качестве информационной базы исследования выступила годовая отчетность анализируемого предприятия за 2012-2014 гг.
Для решения поставленных задач был использован комплекс методов: анализ и синтез, комплексность и системность, сравнение изучаемых показателей, ряд расчетных методов.
Практическое значение работы заключается в выработке предложений по совершенствованию стратегии управления закупками как неотъемлемого фактора повышения эффективности функционирования предприятия (на примере ООО «Казань-Шинторг»).
Работа состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка использованной литературы, приложений.
В первой главе автором рассматриваются теоретические аспекты организации закупочной деятельности на предприятии. В частности, дана характеристика понятию, сущности и функций закупочной деятельности, описывается организационная структура и особенности организации службы закупочной деятельности на предприятии, а также рассматриваются основные показатели качества продукции.
Во второй главе проводится анализ закупочной деятельности на предприятии (на примере ООО «Казань-Шинторг»). Автором дается краткая характеристика деятельности ООО «Казань-Шинторг», анализируются проблемы и эффективность закупочной деятельности на предприятии, а также проводится анализ системы менеджмента качества ООО «Казань-Шинторг».
В третьей, заключительной главе разрабатываются мероприятия по совершенствованию закупочной деятельности на предприятии с целью повышения эффективности работы компании.
1. Теоретические основы управления закупочной деятельности торгового предприятия
1.1. Закупочная деятельность: сущность, роль, особенности
Закупочная деятельность - это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии [5, с. 8].
Закупки - это процесс получения необходимого по закупкам и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.
Многие предприятия и организации в процессе своей деятельности приходят к выводу о необходимости создания особого структурного подразделения, называемого отдел закупок. Его главной задачей является поиск и сотрудничество с поставщиками качественных материалов и сырья, а также набор грамотных специалистов, способных организовать эффективную работу в отделе. При правильном подходе новое подразделение, конечно, потребует дополнительных затрат и времени, и финансовых ресурсов, но в будущем принесет гораздо больше выгоды, так как будет способствовать максимизации прибыли.
Наиболее важным моментом считается сам процесс формирования нового подразделения, так как необходимо четко установить цели и задачи, которые он должен выполнять, а также наметить определенный круг обязанностей и должностных требований. Не менее сложным вопросом является подбор персонала. Отдел закупок должен находиться под руководством умного, коммуникабельного человека, который способен не только в кратчайшие сроки принимать решения, но и индивидуально находить подход к каждому контрагенту. В обязанности руководителя также входит создание должностной инструкции, обязательной для соблюдения всеми сотрудниками фирмы. Данный документ должен содержать права и обязанности персонала, меру ответственности за допущение нарушений или отклонение от рабочего графика. Каждый пункт должен содержать четкую информацию, доступную для понимания всеми сотрудниками. Специалисты подразделения разрабатывают перечень продукции, необходимой для регулярного пополнения запасов компании, затем приступают к поиску контрагентов.
При их выборе необходимо основываться на целях, которые преследует отдел. Например, если задачей предприятия является снижение себестоимости готового товара за счет уменьшения цены закупочных материалов, тогда специалисты занимаются поиском сырья приемлемого качества, но по заниженной цене. Работа с поставщиками считается одним из самых важных моментов, ведь при грамотном проведении переговоров специалист может добиться существенной скидки на товар, тогда не придется жертвовать качественными характеристиками. Из вышесказанного видно, что данный отдел реально способствует снижению издержек без ущерба для самой фирмы. Когда создается отдел закупок, руководитель должен разделить этот процесс на несколько отдельных этапов или ступеней, на каждой из которых стоит конкретная задача и мотивация к действию [13, с. 8].
В общем виде можно представить четыре этапа:
1. Составляются должностные инструкции, утверждается список сотрудников, подходящих по предъявленным критериям. Инструкция должна быть составлена настолько грамотно, чтобы у специалиста не осталось ни одного вопроса по поводу того, чем занимается компания и ее конкретный отдел, и в чем заключаются его обязанности. Проще говоря, на первом этапе осуществляется структурирование отдела, то есть распределение функциональных требований по каждому работнику. Структура отдела должна быть построена на рациональном отнесении задач. В лучшем случае следует распределять всех поставщиков так, чтобы на одного сотрудника приходилось не больше пяти фирм-контрагентов.
2. Планируется система развития персонала, например, составляется смета на проведение в дальнейшем семинаров или отправку особо успевающих коллег на курсы повышения квалификации.
3. Разрабатывается система оплаты труда работников, включая тарифную сетку и бонусную схему, позволяющую награждать отдельных лиц за успехи в работе. Различные бонусы и премии являются сильной мотивацией для совершенствования собственных способностей, а для предприятия это служит инструментом повышения эффективности работы.
4. В качестве заключительного этапа следует выделить организацию системы контролинга. Отдел закупок относится к подразделениям, в которых оборачиваются немалые денежные ресурсы. Их целевое использование должно в обязательном порядке контролироваться и регулироваться.
Общими свойствами закупочной деятельности как системы являются свойства, характеризующие: