Файл: Теоретические положения документирования основной деятельности организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 238
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
пользования приемно-переговорными устройствами;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- основы организации труда и управления;- правила эксплуатации вычислительной техники;- основы административного права;- основы трудового законодательства;- Правила внутреннего трудового распорядка;- правила охраны труда и пожарной безопасности.
Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется: - Уставом (Положением);- должностной инструкцией; -иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией секретаря руководителя. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
К Функциям секретаря относятся: Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации, Ведение делопроизводства, Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации, Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя, Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование, Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи, По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем, Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль, Ведет контрольно-регистрационную картотеку, Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе, Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных, Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников, Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, Копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя имеет право: Участвовать в совещаниях по организационным вопросам, Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы, Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей
Секретарь руководителя привлекается к ответственности: - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; - за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; - за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки).
В ходе анализа и исследования документационного обеспечения управления в ООО "РЕГИОН-К" обнаружено, что в организации отсутствуют нормативные локальные документы: – положение о структурных подразделениях; – положение о персональных данных; – положение об оплате труда; – положение о премировании; – положение о конфиденциальной информации.
2.3. Рекомендации по совершенствованию организации документирования основной деятельности в ООО "РЕГИОН-К"
Как уже было упомянуто, в организации отсутствуют некоторые документы, поэтому рекомендации в первую очередь будут направлены на устранение этих недостатков.
Что касается организационной документации, которая регулирует деятельность персонала, то здесь анализ документации выявил, что в ООО "РЕГИОН-К" отсутствуют правила внутреннего трудового распорядка
, коллективный договор. Тем самым в организации лишь формально регулируется основная деятельность. Следует отметить, что данный комплекс документов является обязательным, и отсутствие документов, при внеплановой проверке, может привести к проблемам.
Оформление документов ведется тоже в произвольной форме, кроме кадровой документации, потому что там все формы документов унифицированы. В связи с отсутствием номенклатуры дел в организации экономист, к сожалению, не знает сроков хранения документов, и, соответственно, экспертиза ценности в организации не проводится.
Именно поэтому большое количество дел остаются не оформленными.
Исходя из вышесказанного, предлагаются следующие рекомендации:
1. Разработка обязательной нормативно-локальной документации. Для полноценной работы организации необходимо разработать обязательную нормативно-локальную документацию, отсутствие которой было обнаружено в ходе анализа документационного обеспечения управления. Также необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка, так как в данном документе закрепляется распорядок работы, трудовой режим, также меры поощрений и взысканий, обязанности и ответственность сторон и все нюансы, которые касаются условий труда в организации. Особенно это касается производственной площадки.
2. Учет документов. Для того чтобы предотвратить потерю документации обязательным мероприятием в организации будет являться регистрация и учет документов. Также необходимо фиксировать все поручения руководителя, даже те, которые носят устный характер.
3. Контроль за исполнением документов. Для того чтобы исполнения документов велись на должном уровне, необходимо вести контроль за исполнением документов. Так же необходимо разработать перечень документов, подлежащих постановки на контроль в организации, тогда в организации будут осуществляются следующие мероприятия: – будет вестись проверка хода исполнения документов; – исполнители своевременно будут получать предупреждения, о завершении сроков исполнения; – благодаря контролю за исполнением, будут выявляться неисполненные документы. Для того чтобы контроль за исполнением велся должным образом, необходимо разработать сроковую картотеку или другую форму контроля.
4. Так как все функции по организации документационного обеспечения управления возложены на одного сотрудника - секретаря главного директора, а количество обрабатываемых документов с каждым годом увеличивается, то вскоре один сотрудник не будет справляться со всеми потоками документов, что приведет к неправильной организации работы с документами. Из этого следует вывод о том, что для обработки увеличивающегося потока документов, в дальнейшем, потребуется внедрение дополнительного сотрудника.
5. В процессе работы, связанной с документированием и организацией делопроизводства должны применяться следующие законодательные и нормативно -методические акты: Федеральный закон «Об информации, информатизации и о защите информации», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).
6. Секретарю главного директора в своей деятельности можно порекомендовать использовать разработанный альбом унифицированных форм документов.
7. Также были разработаны проекты некоторых документов, которые можно использовать в деятельности организации, а именно: ПОЛОЖЕНИЕ (ПОЛИТИКА) О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ и ПОЛОЖЕНИЕ О КОМЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ они представлены в ПРИЛОЖЕНИЯХ 1-2.
В настоящее время значительное увеличение объемов информации привело к повышению требований к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и, что важно, в небольших учреждениях.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Вы в тесте работы упоминаете большое количество НПА, их также нужно включить в список
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Положение (политика) о персональных данных работников организации
ООО «РЕГИОН-К»
8616008509/ 861601001
628200, Ханты-Мансийский Автономный округ - Югра, Кондинский район, поселок городского типа Междуреченский, ул. Ворошилова, д. 10
Утверждаю
Генеральный директор
Новоселов В.А
_________/_________ (подпись/Ф.И.О.)
Приказ от "___"_______ ____ г. N ___
Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется: - Уставом (Положением);- должностной инструкцией; -иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией секретаря руководителя. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
К Функциям секретаря относятся: Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации, Ведение делопроизводства, Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации, Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя, Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование, Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи, По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем, Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль, Ведет контрольно-регистрационную картотеку, Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе, Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных, Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников, Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, Копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя имеет право: Участвовать в совещаниях по организационным вопросам, Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы, Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей
Секретарь руководителя привлекается к ответственности: - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; - за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; - за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки).
В ходе анализа и исследования документационного обеспечения управления в ООО "РЕГИОН-К" обнаружено, что в организации отсутствуют нормативные локальные документы: – положение о структурных подразделениях; – положение о персональных данных; – положение об оплате труда; – положение о премировании; – положение о конфиденциальной информации.
2.3. Рекомендации по совершенствованию организации документирования основной деятельности в ООО "РЕГИОН-К"
Как уже было упомянуто, в организации отсутствуют некоторые документы, поэтому рекомендации в первую очередь будут направлены на устранение этих недостатков.
Что касается организационной документации, которая регулирует деятельность персонала, то здесь анализ документации выявил, что в ООО "РЕГИОН-К" отсутствуют правила внутреннего трудового распорядка
, коллективный договор. Тем самым в организации лишь формально регулируется основная деятельность. Следует отметить, что данный комплекс документов является обязательным, и отсутствие документов, при внеплановой проверке, может привести к проблемам.
Оформление документов ведется тоже в произвольной форме, кроме кадровой документации, потому что там все формы документов унифицированы. В связи с отсутствием номенклатуры дел в организации экономист, к сожалению, не знает сроков хранения документов, и, соответственно, экспертиза ценности в организации не проводится.
Именно поэтому большое количество дел остаются не оформленными.
Исходя из вышесказанного, предлагаются следующие рекомендации:
1. Разработка обязательной нормативно-локальной документации. Для полноценной работы организации необходимо разработать обязательную нормативно-локальную документацию, отсутствие которой было обнаружено в ходе анализа документационного обеспечения управления. Также необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка, так как в данном документе закрепляется распорядок работы, трудовой режим, также меры поощрений и взысканий, обязанности и ответственность сторон и все нюансы, которые касаются условий труда в организации. Особенно это касается производственной площадки.
2. Учет документов. Для того чтобы предотвратить потерю документации обязательным мероприятием в организации будет являться регистрация и учет документов. Также необходимо фиксировать все поручения руководителя, даже те, которые носят устный характер.
3. Контроль за исполнением документов. Для того чтобы исполнения документов велись на должном уровне, необходимо вести контроль за исполнением документов. Так же необходимо разработать перечень документов, подлежащих постановки на контроль в организации, тогда в организации будут осуществляются следующие мероприятия: – будет вестись проверка хода исполнения документов; – исполнители своевременно будут получать предупреждения, о завершении сроков исполнения; – благодаря контролю за исполнением, будут выявляться неисполненные документы. Для того чтобы контроль за исполнением велся должным образом, необходимо разработать сроковую картотеку или другую форму контроля.
4. Так как все функции по организации документационного обеспечения управления возложены на одного сотрудника - секретаря главного директора, а количество обрабатываемых документов с каждым годом увеличивается, то вскоре один сотрудник не будет справляться со всеми потоками документов, что приведет к неправильной организации работы с документами. Из этого следует вывод о том, что для обработки увеличивающегося потока документов, в дальнейшем, потребуется внедрение дополнительного сотрудника.
5. В процессе работы, связанной с документированием и организацией делопроизводства должны применяться следующие законодательные и нормативно -методические акты: Федеральный закон «Об информации, информатизации и о защите информации», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).
6. Секретарю главного директора в своей деятельности можно порекомендовать использовать разработанный альбом унифицированных форм документов.
7. Также были разработаны проекты некоторых документов, которые можно использовать в деятельности организации, а именно: ПОЛОЖЕНИЕ (ПОЛИТИКА) О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ и ПОЛОЖЕНИЕ О КОМЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ они представлены в ПРИЛОЖЕНИЯХ 1-2.
В настоящее время значительное увеличение объемов информации привело к повышению требований к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и, что важно, в небольших учреждениях.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Вы в тесте работы упоминаете большое количество НПА, их также нужно включить в список
-
"Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851. -
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954. -
О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451. -
ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) [Электронный ресурс] // Справочно-поисковая система «КонсультантПлюс».- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document. -
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017. -
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с. -
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с. -
Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с. -
Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с. -
Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. -
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. 162 с. -
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с. -
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с. -
Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с. -
Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с. -
Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с. -
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с. -
Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.edou.ru .
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Положение (политика) о персональных данных работников организации
ООО «РЕГИОН-К»
8616008509/ 861601001
628200, Ханты-Мансийский Автономный округ - Югра, Кондинский район, поселок городского типа Междуреченский, ул. Ворошилова, д. 10
Утверждаю
Генеральный директор
Новоселов В.А
_________/_________ (подпись/Ф.И.О.)
Приказ от "___"_______ ____ г. N ___