ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 2298
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Вопрос 1. Кто осуществляет прием на работу сотрудников аппарата суда, отвечающих за ведение архивного делопроизводства.
Ответ: Подбор сотрудников– отдел кадров, непосредственный приём сотрудников – председатель суда.
Билет № 58
1. Документальный фонд суда. Состав, основные элементы.
Документы, принятые на архивное хранение в архив суда, образуют документальный фонд. Документальный фонд можно назвать архивной коллекцией суда. Создание документального фонда суда осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации.
Классификационной единицей в пределах созданного фонда является единица хранения (дело). Единица архивного хранения — совокупность документов или отдельный физически обособленный документ, принятый на учётное архивное хранение в судах судебной системы Российской Федерации.
Учётной единицей электронных архивных документов является единица хранения, именуемая контейнером электронного документа. Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа
Задача. После исполнения судебного решения по гражданскому делу секретарь судебного заседания Петрова обратилась к работнику архива Павловой с просьбой оказать ей помощь с составление описи дела для дальнейшей его передачи в архив. Павлова ответила, что в ее должностные обязанности не входит составление описей.
Вопрос 1. Оцените действия Павловой?
Ответ: Павлова поступила правомерно, но помочь она могла, а секретарь Петрова должна была обратиться к др. коллегам, а не к работнику архива.
Приказ СД при ВС РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 14.06.2022) "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции"
3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда
3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.
Вопрос 2. Назовите нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при составлении документов в суде?
Ответ: 1. Приказ СД при ВС РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 14.06.2022) "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции"
2. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 22.12.2021) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде"
3. Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах гос. власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 № 526.
Билет № 59
1. Подготовка и процедура передачи документов на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление документов, сдаваемых в архив;
- составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение сохранности дел;
- передачу дел в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.
В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
Задача. Гражданин Петренко, обратился с Верховный суд Республики Саха (Якутия) с просьбой установить находятся ли материалы административного дела по административному исковому заявлению Павлова на хранении в данном суде для дальнейшего ознакомления.
Вопрос 1. В качестве сотрудника аппарата суда установите, какие требования действующего законодательства должен выполнить гражданин Петренко, чтобы ему были предоставлены материалы дела для ознакомления.
Ответ: Приказ СД при ВС РФ от 19.03.2019 № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.
Разд. 11 «Организация использования документов архива».
11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям № 1 к инструкциям № 36, № 161, № 224, № 225.
На основании Инструкции Петренко необходимо написать письменное заявление, а также предъявить документ, удостоверяющий личность и доверенность.
Билет № 60
1. Систематизация архивных документов. Признаки и принципы организации.
Систематизация документов в архиве организации
- группировка дел по признакам их содержания или (в некоторых случаях) формата и носителя.
Систематизация единиц хранения в пределах фонда в большинстве случаев проводится на основе сочетания признаков систематизации:
- хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций. По этой схеме дела группируются по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации;
- структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания;
- хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и др.) или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности самой организации;
- функционально-хронологическая схема также применяется по отношению к архивным фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом дела группируются сначала по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку;
- хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным архивным коллекциям;
- хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для
систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.
Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены основные принципы группировки документов в первичные комплексы - дела:
1) Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Этот принцип используется в качестве определяющего, когда необходимо разделить документы по временным периодам (по кварталам или месяцам), например: Отчеты об отгрузке товаров за январь 2008 г.
2) Номинальный (нумерационный) принцип предполагает разделение документов, имеющих порядковую нумерацию, по видам – приказы, сводки, акты, протоколы, квитанции, накладные и т.п. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
3) Предметно-вопросный (вопросно-логический) признак позволяет распределять документы по делам, исходя из направленности их содержания. Так, в разные дела выделяют документы по вопросам материального и финансового обеспечения, по планированию научно-технического развития и по планированию основной производственной деятельности, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу и т.д.
4) При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных организаций, предложения, заявления, жалобы граждан и др.
Задача. Гражданин Карпов приобщил к материалам дела подлинники документов об образовании. После исполнения судебного решения и передачи материалов дела в архив для хранения Карпов обратился к председателю суда с заявлением, в котором просил выдать ему указанные подлинники.
Вопрос 1. Примите решение в качестве руководителя суда.
Ответ: В п. 12.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде" указано, что "подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или