Файл: Совершенствование кадрового делопроизводства в организации.docx
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 1465
Скачиваний: 30
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕУЧРЕЖДЕНИЕВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ«МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ПСИХОАНАЛИЗА»Факультет экономики и менеджментаФилипова Виктория МихайловнаТЕМА: Совершенствование кадрового делопроизводства в организацииВыпускная квалификационная работа – БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТАпо направлению подготовки 38.03.03 «Управление персоналом»студента группы № УП5А19/10 МЭИ 2021в Профиль «Управление персоналом организации»
СОДЕРЖАНИЕВведение…………………………………………………………………...……...3ГЛАВА 1. Теоретические основы вопроса кадрового делопроизводства………………………………………………………………...61.1. Понятие, сущность и задачи кадрового делопроизводства………..………61.2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование кадровой службы…………………………………………………………………………....131.3. Система кадровой документации………………………………………….19Вывод по главе I………………………………………………………………..28ГЛАВА 2. Анализ системы кадрового делопроизводства на примере ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области»……………………….…..292.1. Анализ деятельности отдела кадров ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области»…………………………………….……………………292.2. Особенности ведения кадрового делопроизводства в организации…..…332.3. Предложения по совершенствованию системы кадрового делопроизводства ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области»…..……..40Вывод по главе II……………………………………………………………….48ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………..………….49СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………….................57ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….1ВведениеХозяйственная деятельность корпорации как работодателя постоянно сопряжена с потребностью организации трудовых процессов, а также управления ими. Работодатель не зависимо, от размеров организации должен осуществлять учет кадров. Кадровое делопроизводство и знание его нюансов является основой работы специалиста отдела кадров. Кадровая документация важна для функционирования организации в целом, и для эффективной трудовой деятельности каждого конкретного сотрудника. Таким образом, главное функцией кадровой службы, организации является документирование трудовых отношений.
Регламентация этого процесса осуществляется нормативными и правовыми актами настоящего законодательства РФ. Трудовые отношения как между работником и работодателем подлежат обязательному документированию, так же, как и другие процессы. Для обеспечения бесперебойного функционирования организации нужно на ежедневной основе кадровая служба осуществляет обработку большого количества документов.Для защиты организации от всевозможных трудовых споров и серьезных юридических проблем, это обязательное соблюдение всех норм и требований в кадровом делопроизводстве. Действующие стандарты документооборота, является основами в деятельности кадровой службы.Более 75% общего рабочего времени сотрудников кадровой службы, как видно из практики, затрачивается на непосредственную работу с кадровой документацией. Правильно выстроенная работа с документацией внутри предприятия влияет непосредственно на общий успех управленческой деятельности организацииНепосредственное влияние на общую эффективность их деятельности, оказывает, на сегодняшний день, множество современных российских корпораций различной формы собственности, которые не выстроили четкую систему организации кадрового делопроизводства.Как известно, трудовые ресурсы является важным ресурсом любой современной организации, актуальность исследования связана с необходимостью формирования четкой системы кадрового делопроизводства внутри предприятия, потому что, работа кадровой службы непосредственно связана с людьми. В работе кадровой службы ошибки являются неприемлемыми.Проблема анализа заключается в недостатке мероприятий в организации по совершенствованию системы кадров.Предмет изучения – кадрового системы делопроизводства.Объект изучения – ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Цель исследования – разбор, состояния документационного обеспечения делопроизводства в ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области» и разработка рекомендаций по развитию и оптимизации документационного обеспечения.С поставленной целью необходимо выполнить ряд соответствующих задач:1) понимать понятие, важность и функции ведения кадрового делопроизводства;2) анализ законодательных и нормативных актов и систематической корректировки персональных услуг;3) обсуждение отдельных систем документов;4) Анализ деятельности Отдела кадров ФКУ «УФО МОРФ по Астраханской области»;
5) выявить основные особенности делопроизводства в организации;6) разобрать все предположения по совершенствованию системы кадрового делопроизводства ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Теоретическую основу для исследования составили научные труды авторов, таких как С.В. Андреева, В.В. Митрофановой, Я.Е. Варламовой, Е.А. Кошелевой и другие.Информационную базу составили Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ, Федеральные законы, и, документы, связанные с деятельностью ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».В качестве методологической базы выпускной квалификационной работы использовались:1) диалектические принципы, для определения основных характеристик исследуемых явлений и процессов, их взаимосвязи, тенденций их дальнейшего развития;2) системный подход для изучения объекта как установка.В процессе исследования, были применены такие общепринятые методы, как анализ, синтез, исторический метод, и метод описания и сравнения.Практическая значимость: применение разработанной системы делопроизводства в аналогичных государственных учреждениях.Работа состоит из введения, где определена актуальность темы, сформированы цели и поставлены задачи, основной части и заключения, где содержатся главные выводы по проделанной работе. Построение выпускной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложения.ГЛАВА 1. Теоретические положения вопроса кадрового делопроизводства 1.1. Понятие, сущность и задачи кадрового делопроизводстваТермин «документооборот» появился в системе делопроизводства в 20-е годы. Такие исследователи, как Д.Р. Покровский, П.М.Керженцев и другие, обозначили основополагающие принципы документооборота и теоретически обосновали общие положения организации передвижения документов [42].Осуществлена самая первая попытка регламентации единых принципов организации документооборота в 1931 году институтом техники управления. Организация управленческой деятельности любой организации включает непосредственную работу с информацией, которая, как правило, поступает в документированном виде. Оперативно и своевременно обрабатывать существующий поток документации необходимо для эффективной деятельности организации. Все основные этапы обработки документов и правила организации работы с документацией и документооборотом описывала первая попытка регламентации единых принципов организации документооборота [39].
Понятие «делопроизводство» связано с непосредственной работой с документами. Документооборот – это совокупность действий, документов, направленных на обработку входящей и исходящей [16].Документооборот представляет собой, процесс движения документов внутри организации начиная с момента их создания, заканчивая отправкой их в архив.Управленческий процесс каждой конкретной организации определяет порядок движения документов. Следует отметить, что документооборот является вторичным по отношению к основным бизнес-процессам в организации. Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый и управленческий учет в организации представляет, возможность, правильно выстроенная документооборот. Делопроизводство – это отрасль деятельности, направленная на обеспечение документирования [30].Современная отрасль делопроизводства включает в себя две деятельности:1) обеспечение быстрого и правильного формирования документов, то система документирования правильно выстроена;2) рациональная организация работы с документами.Если в организации отсутствует четкая система работы с документацией, то существенно снижается эффективность управленческой деятельности, вследствие воздействия следующих факторов:- низкий уровень качества и достоверности информации;- отсутствие оперативности в системе «приема-передачи» информации;- отсутствие четкой организации поиска необходимой информации;- отсутствие четкой организации хранения и использовании документов [37].Есть три основные задачи системы документационного обеспечения управления (ДОУ) (рис. 1).Рис. 1. Основные задачи, решаемые в системе документационного обеспечения управленияСледовательно, в системе документационного обеспечения решаются следующие три основные задачи:1) Документы, в том числе:- Написание документов;- оформление документов;- согласование документов;- Обработка документов;2) управление работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности:- выполнения движения документов;- контроля исполнения документов;- хранения документов;- использования документов;
3) систематизация архива документов [41].Так же, показывает практика, в крупных компаниях документационное обеспечение осуществляет специальная кадровая служба, которая осуществляет следующий функционал:- управление делами;- общий отдел;- канцелярия;- секретариат.Система документационного обеспечения управления ориентирована на решение следующих задач:1) обеспечение документирования управленческой деятельности;2) управление работы с документами;3) совершенствование форм и методов работы с документами [42].Основные функции ДОУ представлены на рис. 2.Рис. 2. Основные задачи, решаемые в системе документационного обеспечения управленияЗадачи системы ДОУ определяют ее соответствующие функции:- обеспечить изготовление бланков документов и непосредственно документов;- организовывать и проводить контроль качества документов, после их подготовки и оформления.Задачи организации работы с документами решаются путем реализации следующих функций:1) установление единого порядка документооборота;2) работа с входящей и исходящей документацией;3) регистрация и учет входящей и исходящей документации;4) контроль исполнением документов;5) систематизация документов;6) обеспечение защиты информации [44].Для совершенствования форм и методов работы с документацией задачи обусловлены следующими функциями:- разработка документов и доведение полученных результатов до сотрудников;- контроль за соблюдением правил при работе с документами в рамках каждого подразделения;- повышение квалификации сотрудников;- систематизация документов;- внедрение новых инструментов работы с документами;- совершенствование документооборота;- разработка и совершенствование АИС [44].Необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления, это, увеличение численности сотрудников и рост масштабов организации.Для общей эффективности функционирования организации информация, содержащаяся в кадровой документации, имеет большую значимость. Полностью регламентируемым действующим законодательством, управление трудовыми отношениями в современных экономических реалиях является высоко ответственным процессом. Кадровое делопроизводство – это совокупность процессов, направленных на обеспечение процесса документирования и организацию работы с кадровыми документами [60].
| Рецензент Хайруллин Марс Фаритович Москва 2022 | Научный руководитель кандидат экономических наук, Васяев Александр Павлович |
Регламентация этого процесса осуществляется нормативными и правовыми актами настоящего законодательства РФ. Трудовые отношения как между работником и работодателем подлежат обязательному документированию, так же, как и другие процессы. Для обеспечения бесперебойного функционирования организации нужно на ежедневной основе кадровая служба осуществляет обработку большого количества документов.Для защиты организации от всевозможных трудовых споров и серьезных юридических проблем, это обязательное соблюдение всех норм и требований в кадровом делопроизводстве. Действующие стандарты документооборота, является основами в деятельности кадровой службы.Более 75% общего рабочего времени сотрудников кадровой службы, как видно из практики, затрачивается на непосредственную работу с кадровой документацией. Правильно выстроенная работа с документацией внутри предприятия влияет непосредственно на общий успех управленческой деятельности организацииНепосредственное влияние на общую эффективность их деятельности, оказывает, на сегодняшний день, множество современных российских корпораций различной формы собственности, которые не выстроили четкую систему организации кадрового делопроизводства.Как известно, трудовые ресурсы является важным ресурсом любой современной организации, актуальность исследования связана с необходимостью формирования четкой системы кадрового делопроизводства внутри предприятия, потому что, работа кадровой службы непосредственно связана с людьми. В работе кадровой службы ошибки являются неприемлемыми.Проблема анализа заключается в недостатке мероприятий в организации по совершенствованию системы кадров.Предмет изучения – кадрового системы делопроизводства.Объект изучения – ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Цель исследования – разбор, состояния документационного обеспечения делопроизводства в ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области» и разработка рекомендаций по развитию и оптимизации документационного обеспечения.С поставленной целью необходимо выполнить ряд соответствующих задач:1) понимать понятие, важность и функции ведения кадрового делопроизводства;2) анализ законодательных и нормативных актов и систематической корректировки персональных услуг;3) обсуждение отдельных систем документов;4) Анализ деятельности Отдела кадров ФКУ «УФО МОРФ по Астраханской области»;
5) выявить основные особенности делопроизводства в организации;6) разобрать все предположения по совершенствованию системы кадрового делопроизводства ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Теоретическую основу для исследования составили научные труды авторов, таких как С.В. Андреева, В.В. Митрофановой, Я.Е. Варламовой, Е.А. Кошелевой и другие.Информационную базу составили Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ, Федеральные законы, и, документы, связанные с деятельностью ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».В качестве методологической базы выпускной квалификационной работы использовались:1) диалектические принципы, для определения основных характеристик исследуемых явлений и процессов, их взаимосвязи, тенденций их дальнейшего развития;2) системный подход для изучения объекта как установка.В процессе исследования, были применены такие общепринятые методы, как анализ, синтез, исторический метод, и метод описания и сравнения.Практическая значимость: применение разработанной системы делопроизводства в аналогичных государственных учреждениях.Работа состоит из введения, где определена актуальность темы, сформированы цели и поставлены задачи, основной части и заключения, где содержатся главные выводы по проделанной работе. Построение выпускной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложения.ГЛАВА 1. Теоретические положения вопроса кадрового делопроизводства 1.1. Понятие, сущность и задачи кадрового делопроизводстваТермин «документооборот» появился в системе делопроизводства в 20-е годы. Такие исследователи, как Д.Р. Покровский, П.М.Керженцев и другие, обозначили основополагающие принципы документооборота и теоретически обосновали общие положения организации передвижения документов [42].Осуществлена самая первая попытка регламентации единых принципов организации документооборота в 1931 году институтом техники управления. Организация управленческой деятельности любой организации включает непосредственную работу с информацией, которая, как правило, поступает в документированном виде. Оперативно и своевременно обрабатывать существующий поток документации необходимо для эффективной деятельности организации. Все основные этапы обработки документов и правила организации работы с документацией и документооборотом описывала первая попытка регламентации единых принципов организации документооборота [39].
Понятие «делопроизводство» связано с непосредственной работой с документами. Документооборот – это совокупность действий, документов, направленных на обработку входящей и исходящей [16].Документооборот представляет собой, процесс движения документов внутри организации начиная с момента их создания, заканчивая отправкой их в архив.Управленческий процесс каждой конкретной организации определяет порядок движения документов. Следует отметить, что документооборот является вторичным по отношению к основным бизнес-процессам в организации. Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый и управленческий учет в организации представляет, возможность, правильно выстроенная документооборот. Делопроизводство – это отрасль деятельности, направленная на обеспечение документирования [30].Современная отрасль делопроизводства включает в себя две деятельности:1) обеспечение быстрого и правильного формирования документов, то система документирования правильно выстроена;2) рациональная организация работы с документами.Если в организации отсутствует четкая система работы с документацией, то существенно снижается эффективность управленческой деятельности, вследствие воздействия следующих факторов:- низкий уровень качества и достоверности информации;- отсутствие оперативности в системе «приема-передачи» информации;- отсутствие четкой организации поиска необходимой информации;- отсутствие четкой организации хранения и использовании документов [37].Есть три основные задачи системы документационного обеспечения управления (ДОУ) (рис. 1).Рис. 1. Основные задачи, решаемые в системе документационного обеспечения управленияСледовательно, в системе документационного обеспечения решаются следующие три основные задачи:1) Документы, в том числе:- Написание документов;- оформление документов;- согласование документов;- Обработка документов;2) управление работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности:- выполнения движения документов;- контроля исполнения документов;- хранения документов;- использования документов;
3) систематизация архива документов [41].Так же, показывает практика, в крупных компаниях документационное обеспечение осуществляет специальная кадровая служба, которая осуществляет следующий функционал:- управление делами;- общий отдел;- канцелярия;- секретариат.Система документационного обеспечения управления ориентирована на решение следующих задач:1) обеспечение документирования управленческой деятельности;2) управление работы с документами;3) совершенствование форм и методов работы с документами [42].Основные функции ДОУ представлены на рис. 2.Рис. 2. Основные задачи, решаемые в системе документационного обеспечения управленияЗадачи системы ДОУ определяют ее соответствующие функции:- обеспечить изготовление бланков документов и непосредственно документов;- организовывать и проводить контроль качества документов, после их подготовки и оформления.Задачи организации работы с документами решаются путем реализации следующих функций:1) установление единого порядка документооборота;2) работа с входящей и исходящей документацией;3) регистрация и учет входящей и исходящей документации;4) контроль исполнением документов;5) систематизация документов;6) обеспечение защиты информации [44].Для совершенствования форм и методов работы с документацией задачи обусловлены следующими функциями:- разработка документов и доведение полученных результатов до сотрудников;- контроль за соблюдением правил при работе с документами в рамках каждого подразделения;- повышение квалификации сотрудников;- систематизация документов;- внедрение новых инструментов работы с документами;- совершенствование документооборота;- разработка и совершенствование АИС [44].Необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления, это, увеличение численности сотрудников и рост масштабов организации.Для общей эффективности функционирования организации информация, содержащаяся в кадровой документации, имеет большую значимость. Полностью регламентируемым действующим законодательством, управление трудовыми отношениями в современных экономических реалиях является высоко ответственным процессом. Кадровое делопроизводство – это совокупность процессов, направленных на обеспечение процесса документирования и организацию работы с кадровыми документами [60].