Файл: Совершенствование кадрового делопроизводства в организации.docx
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 1487
Скачиваний: 30
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
К кадровому делопроизводству принято относить решение следующих вопросов:- учет рабочего времени;- осуществление расчетов с персоналом и другие.- разработка и ведение кадровой документации;Каждый сотрудник кадровой службы должен полностью владеть специальной терминологией системы документационного обеспечения управления в соответствии с действующим ГОСТ 7.08.2013.В соответствии с указанным нормативом «Делопроизводство является деятельностью, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов».В современной практике зачастую встречаются следующие проблемы эффективности системы кадрового делопроизводства:1) отсутствие целостности картины происходящего со стороны руководства организации;2) отсутствие слаженного взаимодействия между структурными подразделениями организации;3) снижение уровня производительности труда;4) расширение штата [33]. Текущее состояние документооборота внутри организации характеризуют его количественные и прекрасные характеристики.Качественные характеристики документооборота представлены на рис. 3.Рис. 3. Характеристика документооборота с качественной стороныТаким образом, характеристика документооборота с качественной стороны представлена:1) параметрами документопотока, в том числе:- составом документов;-содержанием документов;2) маршрутами движения документов, в том числе:- направлением движения документов;- этапами передвижения документов;-инстанциями маршрута передвижения документов;3) периодичностью, в том числе стадии документооборота;4) направленностью движения [23].Таким образом, необходимо сделать вывод, что организация четкой системы документооборота необходима для осуществления бесперебойной и эффективной работы организации и для каждого конкретного сотрудника. На ежедневной основе кадровая служба осуществляет обработку большого массива документов для обеспечения бесперебойного функционирования организации. Регламентация этого процесса осуществляется нормативными правовыми актами действующего законодательства РФ. Информация, содержащаяся в кадровой документации, имеет большую значимость для общей эффективности функционирования организации. Управление трудовыми отношениями в современных экономических реалиях является высокоответственным процессом, поэтому каждый сотрудник кадровой службы должен полностью владеть специальными знаниями документационного обеспечения управления. Рациональная организация системы документооборота значительно повышает производительность труда, поскольку сокращаются затраты на функционирование аппарата управления внутри организации.
Ведение кадрового делопроизводства имеет высокую значимость, поскольку обязательное соблюдение всех норм и требований в кадровом делопроизводстве защитит организацию от всевозможных трудовых споров и серьезных юридических проблем [23].Как и в других организациях, УФО по Астраханской области постоянно ощущается потребность в кадрах. В рамках набора персонала присутствует как положительный, так и отрицательный опыт. Он позволяет создать сплоченный и квалифицированный штат сотрудников. В организации руководство самостоятельно принимает решение о приеме на работу кандидата. А вот документальными вопросами приема на работу на вакантную должность занимается начальник отдела кадрового обеспечения.Подбор кандидатов осуществляется в УФО по Астраханской области поэтапно.Первый этап включает составление и подачу объявления о вакансии, которое должно содержать обязательные пункты:- вакантная должность;- обязанности сотрудника; - требования: обязательные, желательные; - условия труда в организации.На втором этапе проводится собеседование по телефону, которое позволяет отсеивать кандидатов, оставляя 30-40% для дальнейшего рассмотрения кандидатуры. Положительный результат прохождения второго этапа позволяет заполнить анкету-резюме непосредственно в организации – это третий этап, который также позволяет отсеивать кандидатов на должность, но уже исходя из личных качеств и наклонностей.Четвертый этап основан на собеседовании с непосредственным должностным начальником структурного подразделения. Пятый этап начальник структурного подразделения вместе с руководителем принимают окончательное решение о приеме на работу кандидата на вакантную должность или об отказе [10].1.2. Законодательное и нормативно-методическое урегулирование кадровой службыОсуществление любой деятельности в современной экономике подразумевает необходимость ее регламентации путем документирования. К такой документации относят:- акты;- положения;- инструкции;- правила.Любой сотрудник кадровой службы должен хорошо разбираться в системе нормативно-правовых актов действующего законодательства в области трудовых отношений. В табл. 1 представлены основные документы, регулирующие деятельность кадровой службы.Таблица 1Основные документы, регулирующие деятельность кадровой службы
Рассмотрим подробнее законодательные и нормативно-методические документы в деятельности кадровой службы. 1. Конституция Российской Федерации [1]. Данный документ регламентирует следующие права и свободы:- принудительный труд запрещен;- сохраняет свободу труда;- закрепляет своевременный отдых;- закрепляет право на защиту своих прав;- закрепляет право гражданина свободно распоряжаться своими способностями к труду;- сохраняет свободный выбор рода деятельности личности.Статья 24 Конституции РФ гласит, что каждое должностное лицо обязано осуществлять знакомство своих сотрудников с документами, которые касаются их прав и свобод [1].2. Трудовой кодекс Российской Федерации.Данный документ направлен на регулирование трудовых отношений в целом, не нарушая основных норм Конституции РФ. В статье 10 Трудового кодекса РФ прописано, что все существующие нормы международного права являются обязательными в РФ.3. Федеральный закон от 27 июля 2006 года№ 152-ФЗ «О персональных данных».Данный документ направлен на регулирование прав и свобод гражданина в области трудовых отношений с работодателем. Следовательно, вся ответственность по сохранению сохранности персональных данных работников возлагается на работодателя. Статья 19 данного закона прописывает необходимость совокупности мер по защите информации от посторонних [3].4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» выявляет основные моменты в работе кадровой службы в отношении использования информационных технологий [4].5. Федеральный закон от 22 октября 2004 года№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации».Прием документов связан с необходимостью улучшения условий работы архива документов для сотрудников [7].6. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98 «О коммерческой тайне».Этот документ предназначен для защиты коммерческой тайны работодателя, поэтому каждый сотрудник должен подписать неконфиденциальный документ после приема на работу государством.Согласно Федеральному закону от № 85 5485-1 от 21 июля 1993 г. «О государстве» любой работник, трудовая деятельность которого связана с государственной тайной, должен получить соответствующее разрешение от работодателя. Персонал кадровой службы принимает непосредственное участие в процессе оформления права пользования государственной тайной [5].
Помимо правовых норм, работники в своей деятельности используют типовые и структурированные документы, которые также регламентируют их деятельность. Действующие законодательные акты Российской Федерации, как известно, обладают высшей юридической силой, на их основе создаются нормативно-правовые акты, процессуальные документы законодательных и исполнительных органов Российской Федерации, которые независимо от организации и с юридической точки зрения.Для этого предназначен ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Основными законодательными актами, регулирующими ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области», являются следующие федеральные законы:- ФЗ РФ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003;- ФЗ РФ № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995;- Гражданский кодекс РФ;- Уголовный кодекс РФ;- Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 № 5154-1 и так далее.К общегосударственным нормативно-методическим документам по организации документационного обеспечения управления относятся:1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Глав архива СССР 27.04.88 Приказ Глав архива СССР от 25 мая 1988 г. №33. В документе изложены основные принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также состав системы работы с документами.Цель ГСДОУ: упорядочить документооборот внутри организации и создание благоприятных условий для эффективного использования новых технологических приемов для повышения качества работы с документацией [17].2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».Этот документ содержит комплексную политику в отношении документации, в том числе:- Изучение политики для консультационных услуг.- осуществление контроля за оформлением документов;- Использование названий продуктов;3. Национальные стандарты Российской Федерации ГОСТ 6.03.2003 "Единая система документации. Единая система организационно-распорядительных документов. Требования к документации".Этот документ содержит основные требования к использованию организационно-деловых документов.4. ГОСТ 51141-98. Работа в офисе и документы. Терминология и определения [20].
Следовательно, мы должны сделать вывод, что правовые акты кадровых агентств состоят из документов, устанавливающих нормы, правила и требования, необходимые для решения проблем в сфере занятости между работодателем и работником.1.3. Система кадровой документацииУникальной особенностью записей о сотрудниках является согласованность целей. Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что отношения сотрудников зарегистрированы.На рис. 4 представлены три основные группы документов кадровой службы.Рис. 4. Основные группы документов кадровой службы Таким образом, мы можем констатировать, что все личные документы обычно делятся на следующие три группы:1) необходимые документы;2) иные документы;3) Документы, соответствующие спецификации компании.Основа делопроизводства – делопроизводство.При оформлении служебных документов соблюдается строгое соблюдение распорядка дня всех видов документов, при этом документы приобретают юридическую силу согласно действующему законодательству [34].На рис. 5 представлена основная документация системы обслуживания сотрудников.Рис. 5. Основные системы документации кадровой службыОтсюда можно сделать вывод, что в системе кадровой службы используются следующие системы документов:- Корпоративные и административные документы- Документы по планированию- отчетный документ;- Финансовые отчеты- Логистический документ- договорные документы- Оформление документов и данных, подтверждающих организацию и другие виды деятельности [21].Большое значение в системе кадрового учета имеет организационно-управленческая процедурная система (ОРД). Он включает пять основных групп документов (рисунок 6).Рис. 6. Основные группы документов ОРД
Ведение кадрового делопроизводства имеет высокую значимость, поскольку обязательное соблюдение всех норм и требований в кадровом делопроизводстве защитит организацию от всевозможных трудовых споров и серьезных юридических проблем [23].Как и в других организациях, УФО по Астраханской области постоянно ощущается потребность в кадрах. В рамках набора персонала присутствует как положительный, так и отрицательный опыт. Он позволяет создать сплоченный и квалифицированный штат сотрудников. В организации руководство самостоятельно принимает решение о приеме на работу кандидата. А вот документальными вопросами приема на работу на вакантную должность занимается начальник отдела кадрового обеспечения.Подбор кандидатов осуществляется в УФО по Астраханской области поэтапно.Первый этап включает составление и подачу объявления о вакансии, которое должно содержать обязательные пункты:- вакантная должность;- обязанности сотрудника; - требования: обязательные, желательные; - условия труда в организации.На втором этапе проводится собеседование по телефону, которое позволяет отсеивать кандидатов, оставляя 30-40% для дальнейшего рассмотрения кандидатуры. Положительный результат прохождения второго этапа позволяет заполнить анкету-резюме непосредственно в организации – это третий этап, который также позволяет отсеивать кандидатов на должность, но уже исходя из личных качеств и наклонностей.Четвертый этап основан на собеседовании с непосредственным должностным начальником структурного подразделения. Пятый этап начальник структурного подразделения вместе с руководителем принимают окончательное решение о приеме на работу кандидата на вакантную должность или об отказе [10].1.2. Законодательное и нормативно-методическое урегулирование кадровой службыОсуществление любой деятельности в современной экономике подразумевает необходимость ее регламентации путем документирования. К такой документации относят:- акты;- положения;- инструкции;- правила.Любой сотрудник кадровой службы должен хорошо разбираться в системе нормативно-правовых актов действующего законодательства в области трудовых отношений. В табл. 1 представлены основные документы, регулирующие деятельность кадровой службы.Таблица 1Основные документы, регулирующие деятельность кадровой службы
Рассмотрим подробнее законодательные и нормативно-методические документы в деятельности кадровой службы. 1. Конституция Российской Федерации [1]. Данный документ регламентирует следующие права и свободы:- принудительный труд запрещен;- сохраняет свободу труда;- закрепляет своевременный отдых;- закрепляет право на защиту своих прав;- закрепляет право гражданина свободно распоряжаться своими способностями к труду;- сохраняет свободный выбор рода деятельности личности.Статья 24 Конституции РФ гласит, что каждое должностное лицо обязано осуществлять знакомство своих сотрудников с документами, которые касаются их прав и свобод [1].2. Трудовой кодекс Российской Федерации.Данный документ направлен на регулирование трудовых отношений в целом, не нарушая основных норм Конституции РФ. В статье 10 Трудового кодекса РФ прописано, что все существующие нормы международного права являются обязательными в РФ.3. Федеральный закон от 27 июля 2006 года№ 152-ФЗ «О персональных данных».Данный документ направлен на регулирование прав и свобод гражданина в области трудовых отношений с работодателем. Следовательно, вся ответственность по сохранению сохранности персональных данных работников возлагается на работодателя. Статья 19 данного закона прописывает необходимость совокупности мер по защите информации от посторонних [3].4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» выявляет основные моменты в работе кадровой службы в отношении использования информационных технологий [4].5. Федеральный закон от 22 октября 2004 года№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации».Прием документов связан с необходимостью улучшения условий работы архива документов для сотрудников [7].6. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98 «О коммерческой тайне».Этот документ предназначен для защиты коммерческой тайны работодателя, поэтому каждый сотрудник должен подписать неконфиденциальный документ после приема на работу государством.Согласно Федеральному закону от № 85 5485-1 от 21 июля 1993 г. «О государстве» любой работник, трудовая деятельность которого связана с государственной тайной, должен получить соответствующее разрешение от работодателя. Персонал кадровой службы принимает непосредственное участие в процессе оформления права пользования государственной тайной [5].
Помимо правовых норм, работники в своей деятельности используют типовые и структурированные документы, которые также регламентируют их деятельность. Действующие законодательные акты Российской Федерации, как известно, обладают высшей юридической силой, на их основе создаются нормативно-правовые акты, процессуальные документы законодательных и исполнительных органов Российской Федерации, которые независимо от организации и с юридической точки зрения.Для этого предназначен ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области».Основными законодательными актами, регулирующими ФКУ «УФО МО РФ по Астраханской области», являются следующие федеральные законы:- ФЗ РФ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003;- ФЗ РФ № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995;- Гражданский кодекс РФ;- Уголовный кодекс РФ;- Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 № 5154-1 и так далее.К общегосударственным нормативно-методическим документам по организации документационного обеспечения управления относятся:1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Глав архива СССР 27.04.88 Приказ Глав архива СССР от 25 мая 1988 г. №33. В документе изложены основные принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также состав системы работы с документами.Цель ГСДОУ: упорядочить документооборот внутри организации и создание благоприятных условий для эффективного использования новых технологических приемов для повышения качества работы с документацией [17].2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».Этот документ содержит комплексную политику в отношении документации, в том числе:- Изучение политики для консультационных услуг.- осуществление контроля за оформлением документов;- Использование названий продуктов;3. Национальные стандарты Российской Федерации ГОСТ 6.03.2003 "Единая система документации. Единая система организационно-распорядительных документов. Требования к документации".Этот документ содержит основные требования к использованию организационно-деловых документов.4. ГОСТ 51141-98. Работа в офисе и документы. Терминология и определения [20].
Следовательно, мы должны сделать вывод, что правовые акты кадровых агентств состоят из документов, устанавливающих нормы, правила и требования, необходимые для решения проблем в сфере занятости между работодателем и работником.1.3. Система кадровой документацииУникальной особенностью записей о сотрудниках является согласованность целей. Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что отношения сотрудников зарегистрированы.На рис. 4 представлены три основные группы документов кадровой службы.Рис. 4. Основные группы документов кадровой службы Таким образом, мы можем констатировать, что все личные документы обычно делятся на следующие три группы:1) необходимые документы;2) иные документы;3) Документы, соответствующие спецификации компании.Основа делопроизводства – делопроизводство.При оформлении служебных документов соблюдается строгое соблюдение распорядка дня всех видов документов, при этом документы приобретают юридическую силу согласно действующему законодательству [34].На рис. 5 представлена основная документация системы обслуживания сотрудников.Рис. 5. Основные системы документации кадровой службыОтсюда можно сделать вывод, что в системе кадровой службы используются следующие системы документов:- Корпоративные и административные документы- Документы по планированию- отчетный документ;- Финансовые отчеты- Логистический документ- договорные документы- Оформление документов и данных, подтверждающих организацию и другие виды деятельности [21].Большое значение в системе кадрового учета имеет организационно-управленческая процедурная система (ОРД). Он включает пять основных групп документов (рисунок 6).Рис. 6. Основные группы документов ОРД