Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) финансово экономический колледж.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 26.10.2023
Просмотров: 4268
Скачиваний: 234
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»
1. Анализ Инструкции по делопроизводству
2. Создание бланков документов организации
3. Составление и оформление различных видов документов.
5. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу
6.Оформление документов для передачи на архивное хранение.
7. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.
МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»
1. Анализ должностной инструкции секретаря
2.Организация рабочего места секретаря.
3.Организация рабочего дня секретаря и руководителя.
4. Оформление документов при направлении сотрудника в командировку.
5. Организация работы с обращениями граждан.
6. Проведение совещаний в организации и составления протокола совещания.
7.Осуществление телефонного обслуживания.
более живые и располагающие, чем просто «здравствуйте». Помните, что на том конце провода кто-то тоже хочет, чтобы его уважали, понимали и, может быть, в этот момент помогли ему…
Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.
По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.
Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.
Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».
Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.
Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите, а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).
Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.
Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.
Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.
Первые фразы говорите медленно, спокойно и внятно, не выливайте на собеседника водопад информации – дайте ему время настроиться на разговор. Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение - одна мысль. Ваш голос по возможности должен быть глубоким и «бархатным», однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под громкость, ритм, и темп речи клиента. Собеседнику это соответствие будет приятно. Звучание вашего голоса определяется позой, лицевой экспрессией, осанкой. Настройтесь на разговор – буквально и фигурально. Речь – это непросто шевеление губ и языка.
Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.
У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все проблемы по телефону. Особенно избегайте разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего решать при встрече. Подготовьте необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная цель - договориться о встрече, когда вы сможете обговорить детали и подписать контракт. Для этого вы должны создать хорошую мотивацию у клиента.
Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ
Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.
Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.
Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис,
называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться »
Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.
Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные.
Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.
Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.
Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА
4. Заключение
В заключение подведу итоги
4. Заключение
В заключение подведу итоги
В заключение подведу итоги
Я ознакомилась с технологией рациональной организации службы документационного обеспечения управления, со строгим соблюдением действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации, получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры.
Прохождение практики и выполнение поставленных задач расширило мои знания в области документооборота, помогло мне разобраться в принципе функционирования предприятия. Поставленные на тот период задачи успешно выполнены.
Приложение 1
Продольный бланк приказа организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» марта 2022 г. № 152
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Текст……….
Директор ___________ ___________
Угловой бланк приказа организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск,
Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66,
e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,
ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» марта 2022 г. № 152
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Текст ………….
Директор ________ _________
Приложение 2
Продольный бланк письма организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
«22» марта 2022 г. № 152
О возможности сотрудничества
Уважаемый Александр Игоревич!
Текст……………
Директор ______________ ___________
Угловой бланк письма организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск,
Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66,
e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,
ИНН/КПП 32165498712
«22» марта 2022 г. № 152
О возможности сотрудничества
Уважаемый Александр Игоревич!
Текст ……………..
Директор ______ ___________
Приложение 3
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» декабря 2019 г. № 255/од
Об образовании рабочей группы по доработке проекта «Квант». В целях обеспечения организации работ по доработке проекта «Квант»
п р и к а з ы в а ю:
1. Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе: П.П. Платова, инженера-проектировщика; А.И. Смелова, ведущего специалиста; И.И. Хромовой, начальника правового отдела.
2. Рабочей группе доработать указанный проект с учётом замечаний до 25.05.2020 г.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста А.И. Смелову.
Директор Рудницкий С.П. Рудницкий
Приложение 4
Обложка дела
Фонд № _________
Опись № 2л/с
Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.
По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.
Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.
Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».
Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.
Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите, а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).
Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.
Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.
Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.
Первые фразы говорите медленно, спокойно и внятно, не выливайте на собеседника водопад информации – дайте ему время настроиться на разговор. Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение - одна мысль. Ваш голос по возможности должен быть глубоким и «бархатным», однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под громкость, ритм, и темп речи клиента. Собеседнику это соответствие будет приятно. Звучание вашего голоса определяется позой, лицевой экспрессией, осанкой. Настройтесь на разговор – буквально и фигурально. Речь – это непросто шевеление губ и языка.
Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.
У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все проблемы по телефону. Особенно избегайте разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего решать при встрече. Подготовьте необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная цель - договориться о встрече, когда вы сможете обговорить детали и подписать контракт. Для этого вы должны создать хорошую мотивацию у клиента.
Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ
Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.
Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.
Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис,
называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться »
Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.
Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные.
Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.
Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.
Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА
Заключение
4. Заключение
В заключение подведу итоги
4. Заключение
В заключение подведу итоги
В заключение подведу итоги
Я ознакомилась с технологией рациональной организации службы документационного обеспечения управления, со строгим соблюдением действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации, получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры.
Прохождение практики и выполнение поставленных задач расширило мои знания в области документооборота, помогло мне разобраться в принципе функционирования предприятия. Поставленные на тот период задачи успешно выполнены.
Список использованных источников
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация -
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов -
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 222 c. -
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; ИНФРА-М - М., 2020. - 288 c. -
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); Управление персоналом - М., 2020. - 200 c. -
Кузнецова, Т.В.; Санкина, Л.В.; Быкова, Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления; Юнити-Дана - М., 2020. - 359 c. -
Кузнецова, Т.В.; Степанов, Е.А.; Филиппов, Н.Г. Делопроизводство и техническая документация; Высшая школа - М., 2020. - 159 c. -
Непогода, А.П.; Семченко, П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Омега-Л - М., 2020. - 480 c. -
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; Москва; Издание 8-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 159 c.
Приложения
Приложение 1
Продольный бланк приказа организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» марта 2022 г. № 152
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Текст……….
Директор ___________ ___________
Угловой бланк приказа организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск,
Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66,
e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,
ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» марта 2022 г. № 152
Об утверждении инструкции по делопроизводству
Текст ………….
Директор ________ _________
Приложение 2
Продольный бланк письма организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
«22» марта 2022 г. № 152
О возможности сотрудничества
Уважаемый Александр Игоревич!
Текст……………
Директор ______________ ___________
Угловой бланк письма организации ПАО «Позитив»
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск,
Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66,
e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,
ИНН/КПП 32165498712
«22» марта 2022 г. № 152
О возможности сотрудничества
Уважаемый Александр Игоревич!
Текст ……………..
Директор ______ ___________
Приложение 3
Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)
Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712
ПРИКАЗ
«22» декабря 2019 г. № 255/од
Об образовании рабочей группы по доработке проекта «Квант». В целях обеспечения организации работ по доработке проекта «Квант»
п р и к а з ы в а ю:
1. Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе: П.П. Платова, инженера-проектировщика; А.И. Смелова, ведущего специалиста; И.И. Хромовой, начальника правового отдела.
2. Рабочей группе доработать указанный проект с учётом замечаний до 25.05.2020 г.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста А.И. Смелову.
Директор Рудницкий С.П. Рудницкий
Приложение 4
Обложка дела
Фонд № _________
Опись № 2л/с