Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) финансово экономический колледж.docx

- По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов

- Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

- постоянного срока хранения;

- временного (свыше 10 лет) срока хранения;

- документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

---

7. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить правила составления описей дел постоянного хранения и по личному составу. В приложении к отчету представить формы описей дел постоянного хранения и по личному составу.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения (Приложение 5).

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись дел по личному составу, которая составляется ежегодно.

При составлении описи дел по личному составу ликвидированной организации, изучаются документы о создании и ликвидации организации, учредительные документы, приказы по основной деятельности, по личному составу.

Устанавливаются изменения в наименовании, местонахождении, структуре, форме собственности, подчиненности организации за период составления описи дел.

Принимаются решения о названии фонда, количестве описей дел. Разрабатывается первоначальная схема систематизации дел, образовавшихся в процессе упорядочения. Основной признак систематизации в описях дел по личному составу – хронологически-структурный.

МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

1. Анализ должностной инструкции секретаря

Для выполнения данного задания необходимо проанализировать представленную должностную инструкцию (Приложение 2 в разделе «Приложения к заданиям») секретаря по следующему плану:

- квалификационные требования: на должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

---

- основные функции:

1. 
   Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.
   
2. 
   Ведение делопроизводства.
   
3. 
   Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
   

- Права:

1. 
   Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
   
2. 
   Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
   
3. 
   Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
   
4. 
   Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
   
5. 
   Иные права по согласованию сторон.
   

- знание каких нормативных документов необходимо:

1. 
   Устав
   

2. 
   должностная инструкция
   
3. 
   иные акты и документы, непосредственно связанные с трудовой функцией секретаря руководителя, а именно:
   

1. 
   ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - включает основные понятия делопроизводства: информация, документ и т.д., а также устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
   
2. 
   ФЗ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», где отражены основы придания юридического значения электронным документам;
   
3. 
   Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, которые содержат государственную тайну;
   
4. 
   ГК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
   
5. 
   ТК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
   
6. 
   УК РФ - отражает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
   

2.Организация рабочего места секретаря.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

1) Рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так

---

, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

3) Зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь приемной делится на рабочую зону и зону для посетителей.

---

3.Организация рабочего дня секретаря и руководителя.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы составления распорядка дня секретаря и руководителя.

Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все жен не следует пускать его на самотек.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работы. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно - заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию

---