Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf

02.06.20222
Система ГАРАНТ
1/47
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Федеральное архивное агентство,
ВНИИДАД, 2018 г.)
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Методические рекомендации) разработаны в целях определения:
- порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее - Стандарт);
- последовательности действий по организации его применения.
1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации"*(1), а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.
1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.
1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской
Федерации"*(2) установлен принцип добровольности применения стандартов.
Применение Стандарта предполагает:
- приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);
- разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями
Стандарта.
1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Термины и определения;
3. Общие требования к созданию документов;
4. Оформление реквизитов документов;
5. Подготовка текстов документов;
6. Бланки документов;
7. Особенности подготовки электронных документов.
2. Термины и определения
Бланк документа*(3) - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
Документ*(4) - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
Документирование*(4) - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

02.06.20222
Система ГАРАНТ
2/47
Копия документа*(4) - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Национальный стандарт*(5) - документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;
Оформление документа*(6) - проставление на документе необходимых реквизитов;
Подписание (документа)*(7)- выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;
Подпись*(8) - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)*(9) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
Реквизит документа*(10) - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
Электронная подпись*(11) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
Электронный документ*(12) - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем
ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"*(13).
3. Общие требования к созданию документов
3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
Размер шрифта - N 12-14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10,
11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
3/47 3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
3.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более
12 см.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.
3.7. Реквизиты "подпись" и/или "гриф согласования" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист*(14).
3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.
При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта "курсив" и подчеркивание текста.
3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее - СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов - с соблюдением положений Стандарта.
В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.
Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.
4. Оформление реквизитов документов
Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.
Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации"*(15).
Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.
Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных

02.06.20222
Система ГАРАНТ
4/47 документов:
1 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
2 - эмблема;
3 - товарный знак (знак обслуживания);
4 - код формы документа;
5 - наименование организации - автора документа;
6 - наименование структурного подразделения - автора документа;
7 - наименование должности лица - автора документа;
8 - справочные данные об организации;
9 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.
4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О
Государственном гербе Российской Федерации"*(16), законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта
Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа*(17).
Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской

02.06.20222
Система ГАРАНТ
5/47
Федерации"*(18).
Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.
Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами
(решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).
4.2. Эмблема
Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:
- федеральных органов государственной власти;
- территориальных органов федеральных органов государственной власти;
- государственных и негосударственных организаций.
Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.
4.3. Товарный знак (знак обслуживания)
Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке*(19), воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак
(знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот*(20) - письмах, накладных и др.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц*(21).
4.4. Код формы документа
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по_" (наименование классификатора) и цифрового кода.
Например:
Форма по ОКУД 0211151