Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf

02.06.20222
Система ГАРАНТ
12/47
При наличии грифа ограничения доступа к документу "адресат" размещается под ним.
В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал.
Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Например:
Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва,
115035 или
Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва,
115035
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.
Например:
Директору ВНИИДАД
Куняеву Н.Н.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Например:
Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации или
Минсельхоз России
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения.
Например:
Следственный комитет
Российской Федерации
Управление контроля за следственными органами
При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия,

02.06.20222
Система ГАРАНТ
13/47 инициалы.
Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Директору Департамента управления делами и контроля
Афанасьеву А.А.
При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и - ниже - фамилия, инициалы.
Например:
Минсельхоз России
Административный департамент
Главному специалисту
Ивановой А.В.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Например:
Руководителям лечебных учреждений
Список рассылки составляется исполнителем.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
В одном документе не должно быть более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
В реквизите "адресат" допускается употреблять обозначение "г-ну" (господину) или "г-же"
(госпоже).
Например: г-ну Козлову В.А. г-же Серовой Ю.Д.
В реквизите "адресат" инициалы всегда ставятся после фамилии.
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234*(25).
Например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,

02.06.20222
Система ГАРАНТ
14/47
Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Например:
Иванову И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл.,
301264
Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.
Например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru
4.16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ВНИИВК
Подпись
А.П. Петров
06.11.2018
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.
Например:
Регламент
УТВЕРЖДЕН
Правила
УТВЕРЖДЕНЫ

02.06.20222
Система ГАРАНТ
15/47
Инструкция
УТВЕРЖДЕНА
Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.
Например:
Регламент
УТВЕРЖДЕН приказом ВНИИДАД от 06.05.2018 N 125
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Например:
Положение
УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров
ПАО "Сбербанк" (протокол от
06.05.2018 N 12)
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.
4.17. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?": приказ (о чем?) о премировании работников организации; приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству; письмо (о чем?) о предоставлении информации
Заголовок должен состоять из одной фразы.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.
Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.
В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
16/47
4.18. Текст документа
О составлении текста документа см. раздел 5.
4.19. Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.
- если приложения сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложение с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
17/47
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2 к приказу ФГБУ
НИИ "Восход" от 15.08.2018 N 112
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.
Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.
Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.
Например:
РЕГЛАМЕНТ
УТВЕРЖДЕН приказом ФГБУ НИИ "Восход" от 18.05.2018 N 67

02.06.20222
Система ГАРАНТ
18/47
Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа.
Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве
(протокол ______ от N ___)
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива
(от ______ от N ___)
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:
"Лист согласования прилагается".
4.21. Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации - автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Например:
Руководитель юридического отдела
Подпись
Петрова О.Н.
07.11.2018
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.
Виза оформляется следующим образом:
- если замечаний нет:
Зав. отделом кадров
Подпись
А.П. Иванова
02.03.2018
- при наличии замечаний:
Замечания прилагаются.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
19/47
Зав. отделом кадров
Подпись
А.П. Иванова
02.03.2018
Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:
Не согласна.
Зав. отделом кадров
Подпись
А.П. Иванова
02.03.2018
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также
А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова.
Зав. отделом кадров
Подпись
А.П. Иванова
02.03.2018
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:
- на последнем листе документа под подписью;
- на обороте последнего листа подлинника документа;
- на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;
- на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).
Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5-6.
Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Например:
Лист визирования приказа
ВНИИДАД от 25.09.2018 N 125
Зам. директора
Подпись
Е.А. Рюмина
01.11.2018
Подпись
Е.И. Хайрулина
Зав. отделом кадров
31.10.2018
Зав. юридическим отделом
Подпись
М.Н. Арцруни
01.11.2018
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его

02.06.20222
Система ГАРАНТ
20/47 приложений - с проставлением визы на обороте каждого листа документа.
В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.
К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:
- руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;
- руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;
- заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;
- руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);
- руководитель службы делопроизводства.
Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.
4.22. Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Генеральный директор
Подпись
П.П. Петров
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
Генеральный директор
АО "Интелинвест"
Подпись
П.П. Петров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
Подпись
П.П. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
Генеральный директор
Подпись
П.П. Петров
Главный бухгалтер
Подпись
А.Н. Титова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне: