Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf
Добавлен: 26.10.2023
Просмотров: 76
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
02.06.20222
Система ГАРАНТ
35/47 размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.
6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).
Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового
(служебного) письма, и включает следующие реквизиты:
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); или 02 - эмблема или 03 - товарный знак (знак обслуживания), а также
05 - наименование организации - автора документа;
13 - место составления (издания) документа.
Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа (см. приложение N 9).
Бланк письма включает реквизиты:
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); или 02 - эмблема или 03 - товарный знак (знак обслуживания);
05 - наименование организации - автора документа;
08 - справочные данные об организации.
Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 - адресат;
17 - заголовок к тексту.
Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит
06 - наименование структурного подразделения - автора письма; бланк письма должностного лица - реквизит 07 - наименование должности лица - автора документа; (приложения N 10 и N 11).
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); или (02 - эмблема или 03 - товарный знак (знак обслуживания);
05 - наименование организации - автора документа;
09 - наименование вида документа;
13 - место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, - ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту (приложение N 12).
02.06.20222
Система ГАРАНТ
36/47
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 - наименование структурного подразделения, бланк должностного лица - реквизит 07 - наименование должности лица - автора документа.
Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.
ГАРАНТ:
Здесь и далее по тексту нумерация приводится в соответствии с источником
6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке
(государственных языках) республик:
- угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на языке (языках) республики - справа);
- продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики - ниже).
Например:
Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках - русском и иностранном языке.
Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
Rosarchiv
The Federal Budget Institution
"The All-Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management"
(VNIIDAD)
Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
______________ N ___________
На N _________ от ___________
02.06.20222
Система ГАРАНТ
37/47
При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите "справочные данные об организации" оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи
Российской Федерации*(25), реквизит "адресат" оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.
1 2 3 4 5 6
7. Особенности подготовки электронных документов
7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации*(37).
7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление*(38).
Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями
Стандарта.
Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов.
Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.
7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.
При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.
При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.
7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"*(39).
7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов*(40) (дата документа, регистрационный номер документа, и др. - по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:
- графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;
- графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении
(воспроизведении) электронного документа;
- графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
- изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.
Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.
7.6.
Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.
Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть
02.06.20222
Система ГАРАНТ
38/47 предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.
7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.
______________________________
*(1) Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст.
2066; N 27, ст. 4229).
*(2) Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953;
2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).
*(3) Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.:
Стандартинформ, 2014.
*(4) Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.
N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст.
5263; 2016, N 18, ст. 2641).
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "абзац 4 пункта
4 Правил"
*(5) Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953;
2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).
*(6) Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.:
Стандартинформ, 2014.
*(7) Пункт 57, там же.
*(8) Пункт 58, там же.
*(9) Пункт 85, там же.
*(10) Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477)
(Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016,
N 18, ст. 2641).
*(11) Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст.
3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098,
N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).
*(12) Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст.
4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963;
2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979,
N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491;
2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051;
2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).
02.06.20222
Система ГАРАНТ
39/47
*(13) ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.:
Стандартинформ, 2014.
*(14) Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.
*(15) Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477
(Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016,
N 18, ст. 2641).
*(16) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О
Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417;
2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).
*(17) Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.
*(18) Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О
Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417;
2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).
*(19) Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.
*(20) Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.
*(21) Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.
*(22) Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.
*(23) Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30 - 2003 в развитие статей 16 и 17
Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации"
(Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской
Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).
*(24) Реквизит впервые введен Стандартом.
*(25) Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом
Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234
(Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 "О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской
Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).
*(26) Статья 65 Конституции Российской Федерации.
*(27) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении
Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).
*(28) Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636;
N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).
*(29) Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической