Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf

02.06.20222
Система ГАРАНТ
6/47
Допустимо оформлять реквизит следующим образом:
ОКУД 0211151
Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.
4.5. Наименование организации - автора документа
Наименование организации - автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах
(уставе или положении).
Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Например:
Минкомсвязь России
Федеральное государственное унитарное предприятие "СВЯЗЬ - безопасность"
Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
Наименование организации включает:
- название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);
- собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).
Включение в наименование юридического лица официального наименования "Российская
Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации*(22).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе
Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых).
Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской
Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке*(23).
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.
4.6. Наименование структурного подразделения - автора документа*(24)

02.06.20222
Система ГАРАНТ
7/47
Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.
4.7. Наименование должности лица - автора документа*(24)
Наименование должности лица - автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.
Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
Наименование должности лица - автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов
Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).
Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
8/47
(служебных) писем.
Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.
Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.
Например:
Федеральное государственное унитарное предприятие "Почта России"
(ФГУП "Почта России")
ПРИКАЗ
01.02.2018
N 12
Москва
Федеральное государственное унитарное предприятие "Почта России"
(ФГУП "Почта России")
АКТ
01.02.2018
N 08
Москва
4.10. Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата акта может являться:
- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);
- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.
Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну
(единую) дату.
В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016; словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на

02.06.20222
Система ГАРАНТ
9/47 следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.
Например, на бланке письма:
17.03.2018 N 21/07-10 на бланке приказа:
Федеральное государственное бюджетное учреждение
Научно-исследовательский институт "Восход"
(ФГБУ НИИ "Восход")
ПРИКАЗ
16 апреля 2018 г.
N 125
Москва
В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.
Например:
Федеральное государственное бюджетное учреждение
Научно-исследовательский институт "Восход"
(ФГБУ НИИ "Восход")
АКТ
02.03.2018
N 15
Москва
В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита "подпись".
4.11. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
10/47
Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).
4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.
4.13. Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых
(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.
Например: с. Верхненовокутлумбетьево,
Матвеевский р-н, Оренбургская обл.
При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в сокращенном написании ("г.") не указывается*(26).
Сокращение "г." не указывается также для городов, в названии которых содержится слово "город": Белгород, Калининград, Новгород.
4.14. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.
Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской
Федерации от 06 марта 1997 г. N 188*(27). К ним относятся:
- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

02.06.20222
Система ГАРАНТ
11/47
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);
- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа "Коммерческая тайна"*(28) и пометки "Для служебного пользования"*(29).
Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации*(30).
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Например:
Для служебного пользования
Экз. N 2
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с
Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
Например:
Коммерческая тайна
Акционерное общество "Интелинвест"
Новоясеневский просп., д. 12,
Москва, 117574
При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.
4.15. Адресат
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).