Файл: Оглавление Назначение и основные возможности Access.pdf

46 таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.
• Выберите внешний вид формы
• Задайте имя формы и дальнейшие действия с ней
3. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
В мастере форм можно получить различные результаты в зависимости от выбранных параметров. Поэтому рекомендуется запустить мастер несколько раз, попеременно экспериментируя с параметрами, пока не будет получен нужный результат.
6.2. Создание формы с помощью инструмента "Пустая форма"
Если мастер или инструменты создания форм вам не подходят, вы можете начать работу с пустой формы. Это может оказаться очень быстрым способом создать форму, особенно если вы планируете добавить в нее лишь несколько полей.

47 1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма.
Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
3. Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму. o
После добавления первого поля вы можете добавить сразу несколько полей. Для этого выберите их, удерживая клавишу CTRL, а затем перетащите на форму. o
Порядок таблиц в области Список полей может меняться в зависимости от выбранной части формы. Если поля, которое вы хотите добавить, не видно, выберите другую часть формы и повторите попытку.
4. С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор на форму можно добавить логотип компании, название или дату и время.
5. Чтобы добавить на форму другие виды элементов управления, выберите нужные в группе Элементы управления во вкладке Конструктор.
Чтобы расширить выбор элементов управления, перейдите в режим конструктора. Для этого щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите
Конструктор.

48
6.3. Общие сведения о режимах макета и конструктора
Режим макета — это интуитивно-понятное представление, которое можно использовать для внесения в форму Access практически любых изменений.
В режиме макета форма продолжает работать, поэтому в нем выводятся те же данные, что и в представлении формы. Кроме того, в этом режиме вы также можете вносить изменения в структуру формы. Так как при изменении формы вы видите ее данные, это представление удобно использовать для настройки размера элементов управления и выполнения практически любых других задач, которые влияют на внешний вид и удобство использования формы.
Если вы столкнулись с задачей, которая не может быть выполнена в режиме "Макет", вы можете переключиться в режим "Конструктор". В некоторых ситуациях в приложении появляется сообщение, в котором говорится, что вам необходимо перейти в режим конструктора перед внесением того или иного изменения.
Режим конструктора позволяет подробнее изучить структуру формы. В нем выводятся заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. В режиме конструктора формы не работают, поэтому вы не сможете просматривать базовые данные, внося изменения в структуру; тем не менее некоторые задачи проще выполнять в конструкторе, чем в режиме макета. Вы можете:
• добавлять другие виды элементов управления формы, например, рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
• изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;
• изменять размер разделов формы, например, ее заголовка или раздела подробностей;
• изменять некоторые свойств формы, которые невозможно изменить в режиме макета.

49
6.3.1. Настройка формы в режиме макета
После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить новые элементы управления в форму, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.
Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета. Форма будет открыта в режиме макета.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей.
Чтобы отобразить область Список полей:
•
На вкладке Конструктор в группе
Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш
ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

50
•
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области
Список полей в нужный раздел формы.
•
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
6.3.2. Доработка формы в режиме конструктора
Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в нее новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать свойства для настройки формы.
Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор, или переключитесь через кнопку Режим на
вкладке
Главная,
выбрав режим
Конструктор.
Форма откроется в режиме конструктора.

51
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список
полей:
•
На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить
поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.
•
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области
Список полей в нужный раздел формы.
•
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
6.4. Создание разделенной формы с помощью инструмента "Разделенная
форма"
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы.
Разделенная форма отличается от сочетания форм и подформ тем, что оба представления разделенной формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).
Работа с разделенной формой позволяет использовать преимущества обоих представлений в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы.
Чтобы создать разделенную форму с помощью инструмента "Разделенная форма":
1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. Кроме того, можно открыть таблицу или запрос в режиме таблицы.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Разделенная форма.

52
Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных.
Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.
7.
Основные сведения об отчетах в Access
С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.
7.1. Составные части отчета
Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата.
Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:
Раздел
Отображение раздела
при печати
Использование раздела
Заголовок отчета
В начале отчета.
В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например, эмблема компании, название отчета или
Для просмотра видео-
инструкции считайте
QR-код и перейдите по
ссылке.

53
Раздел
Отображение раздела
при печати
Использование раздела
дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета.
Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул
Вверху каждой страницы.
Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы
В начале каждой новой группы записей.
Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.
Область данных
Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.
В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы
В конце каждой группы записей.
Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.
Нижний колонтитул
Внизу каждой страницы.
Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета
В конце отчета.
Примечание:
В режиме конструктора
Примечание отчета можно использовать для печати итогов и

54
Раздел
Отображение раздела
при печати
Использование раздела
примечание отчета отображается под нижним колонтитулом.
Однако во всех остальных режимах
(например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице. другой сводной информации по всему отчету.
Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи.

55
7.2. Создание отчета в Access
Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.
Шаг 1. Выбор источника записей
Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.
•
Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к шагу 2.
•
Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий. o
Перейдите к шагу 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;
Или o создайте таблицы или запрос, которые будут содержать нужные данные, выберите их в области навигации и перейдите к шагу 2.
Шаг 2. Выбор инструмента отчета
Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты.
В таблице описаны такие инструменты:
Инструмент
Описание
Отчет
Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
Конструктор отчетов
Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
Пустой отчет
Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.
Мастер отчетов Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
Наклейки
Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

56
Шаг 3.
Создание отчета
1. Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.
2. Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида. o
Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края. o
Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место. o
Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.
Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.
7.3. Добавление группировки, сортировки и итогов
Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

57
Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".
1. Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке
Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду
Группировка.
2. В открывшейся области выберите Добавить группировку или Добавить
сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.
3. Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.
7.4. Выделение данных с помощью условного форматирования
В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах.
Правила условного форматирования можно добавить для каждого элемента управления или их группы, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных.
Добавление условного форматирования для элементов управления
1. Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
2. Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду
Условное форматирование.
Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.
3. В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

58 4. В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила. o
Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей
записи или используйте выражение. o
Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими
записями.
5. В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

59 6. Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с пункта 4.

60
7.5. Настройка цвета и шрифтов
Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр 500>